CRM voor belastingadviseurs
Belastingadviseurs hebben duidelijke tracking nodig van elke opdracht, van de opdrachtbrief tot de definitieve factuur. Workspace369 beheert die kant van de praktijk in één systeem: klantgegevens, opdrachtvoorstellen met e-ondertekening, taken, bestanden, klantberichten en facturen. Belastingkantoren houden orde tijdens drukke seizoenen, zodat documentverzameling en follow-up voltooid zijn voordat gegevens in de archiveringssystemen terechtkomen.
Belangrijke feiten
Workspace369 CRM voor belastingadviseurs omvat 9 gebieden, waaronder klantgegevens, offertes, projecten en taken.
De workflow doorloopt 5 stappen, van "het initiëren van klantvoorstellen" tot "het finaliseren van facturen en projectafsluiting".
Workspace369 begint vanaf $29/maand voor 1 zitplaats, en het Commander-abonnement bevat 20 zitplaatsen, 500 GB opslag en 120.000 AI-tokens per maand voor $299/maand.
Extra zitplaatsen kosten $10 per stuk en 100 GB extra opslag kost $15; volledige prijzen zijn openbaar op de Workspace369 prijzenpagina.
Het probleem
Belastingklanten dienen vaak gedeeltelijke documentatie in vlak voor kritieke belastingdeadlines. Zonder een aangewezen administratief trackinggebied besteden belastingadviseurs uren aan het controleren van individuele bestanden om te verifiëren wat er ontbreekt. Dit vertraagt de initialisatie van projecten en veroorzaakt administratieve knelpunten die de capaciteit van het hele kantoor vertragen.
Communicatie over ontbrekende W-2's of 1099-formulieren verspreidt zich vaak over meerdere persoonlijke sms-berichten en gefragmenteerde e-mailthreads. Belastingadviseurs verliezen waardevolle tijd met het doorzoeken van historische gesprekken om specifieke instructies of verduidelijkingen van de klant te vinden, wat leidt tot fouten in het initiële administratieve verslag voordat de indiening begint.
Wanneer een belastingklant een onvolledige documentenset verstuurt naarmate de indieningsdatum nadert, worden handmatige opvolgtaken gemakkelijk vergeten. Zonder duidelijke takenlijsten die rechtstreeks aan klantgegevens zijn gekoppeld, weten teamleden niet wie verantwoordelijk is voor het aanvragen van de resterende documenten, wat leidt tot gemiste mijlpalen en vertraagde belastingvoorbereiding.
Het versturen van engagementbrieven en het verzamelen van initiële administratieve gegevens gebeurt vaak via losse documenten. Belastingadviseurs hebben moeite om initiële voorstellen te koppelen aan actieve projecten, wat leidt tot verwarring over de omvang van het werk en vertraging bij het innen van initiële vooruitbetalingen voordat het officiële belastingadvieswerk begint.
Het product
Klanten volgen voortgang, bestanden en facturen in een gepersonaliseerd portaal in plaats van uw team om updates te vragen.
E-mail, sms, telefoongesprekken en voicemail komen naast het klantrecord te staan — met AI-samenvattingen, zodat iedereen in het team kan reageren met volledige context.
Taken, bestanden en status voor elke opdracht — zichtbaar voor het team en, via het klantenportaal, voor de klant.
Verstuur offertes, factureer mijlpijlen of retentieovereenkomsten, en laat geautomatiseerde herinneringen alles openstaande achtervolgen.
Workflow
Start de opdracht door duidelijke voorstellen binnen het systeem te genereren om de reikwijdte van de belastingvoorbereidingsdiensten te schetsen. De klant beoordeelt de voorsteldetails binnen het klantportaal. Zodra de klant de voorwaarden goedkeurt en elektronisch ondertekent, converteert het kantoor het goedgekeurde voorstel naar de vooruitbetaalde factuur en opent de opdracht op het klantrecord.
Gebruik planningsfuncties om indien nodig initiële consultatiegesprekken in te plannen, of maak onmiddellijk een speciaal project aan voor het belastingjaar. Binnen de klantdossiers somt de belastingadviseur de vereiste belastingdocumenten op. De menselijke operator instrueert de klant om hun initiële documentenset rechtstreeks in de bestandensectie van het portaal te uploaden.
Wanneer een belastingklant een onvolledige documentenset verstuurt naarmate de indieningsdatum nadert, beoordeelt de belastingadviseur de geüploade bestanden aan de hand van de vereiste lijst. De operator registreert de ontbrekende items in de briefing en opent een specifieke gespreksdraad met de klant binnen de portal, waarbij expliciete taken voor de ontbrekende documenten worden aangemaakt.
De voorbereider beheert de taken die nodig zijn om alle benodigde items te verzamelen. Teamleden werken de taakstatussen bij naarmate items arriveren. Alle cliëntgesprekken blijven gebonden aan het cliëntrecord, zodat elk teamlid kan bevestigen dat het bestand klaar is voordat gegevens worden verplaatst naar het goedgekeurde belastingaangiftesysteem.
Nadat de checklist is voltooid en de aangifte is ingediend in uw belastingsoftware, stuurt de operator de definitieve facturen via Workspace369. De klant betaalt de factuur online via het klantenportaal en het project wordt als gesloten gemarkeerd, waarbij de volledige klantgeschiedenis voor toekomstige jaren wordt bewaard.
Productdekking
Geliefd op de App Store
Voelt eindelijk rustigWisselde tussen drie of vier alles-in-één tools en belandde altijd in een chaos van tabbladen. Dit is de eerste die rustig aanvoelt. Mijn klantprojecten in tien minuten ingesteld.
Pijnloze teamuitrolWe hebben het uitgerold naar ons team van acht personen en de adoptie was pijnloos — intuïtief en gepolijst. Ik zou graag meer integraties willen, maar ze blijven leveren.
Uren per week terugJongleerde met aparte tools voor notities, taken, documenten en updates. Consolideren op één plek heeft me wekelijks uren bespaard. Ondersteuning is ook responsief.
Aan de slag gaan
FAQ
Bewaar belastingaangiften, overheidsidentificaties en officiële indieningen in uw goedgekeurde belastingsoftware. Workspace369 beheert de praktijk eromheen: klantgegevens, opdrachtoffertes, documentverzameling, taken, bestanden, klantberichten en facturen.
Een operator beoordeelt de geüploade bestanden in het portaal, registreert de ontbrekende items in het overzicht en maakt specifieke taken aan voor follow-up. U kunt een gespreksdraad starten met de klant binnen het portaal om de specifieke ontbrekende belastingformulieren aan te vragen voordat u gegevens naar archiveringssystemen verplaatst.
Workflow Automations maken taken aan, versturen e-mail of sms, geven herinneringen uit en informeren teamleden, met negen triggertypes, voorwaarden en getimede wachtperiodes. E-mailautomatiseringen starten bij Cadet, sms-stappen bij Voyager en AI-gegenereerde workflows bij Commander; oproep-triggers worden geleverd met spraak vanaf Specialist. Controleer de exacte trigger, eigenaar en reviewstap met een gesimuleerde testrun voordat u de workflow inschakelt.
Ja. Stuur engagementbrieven als offertes met e-ondertekening en converteer ze naar facturen. Klanten beoordelen offertes en betalen hun facturen in het klantenportaal, zodat uw bedrijf financiële mijlpalen bijhoudt naast actieve projecten en taken.
Klaar wanneer u dat bent
Begin met de modules die u vandaag nodig heeft, schakel vervolgens AI, automatiseringen, boekhouding, inventaris, aanvragen en rapportage in naarmate de operatie groeit.
