CRM voor groothandels & distributeurs
Operators van groothandelsdistributie hebben duidelijke gegevens nodig bij het onderhandelen over bulkbestellingen. Wanneer een koper na het uitgeven van een offerte de hoeveelheidsaanvragen wijzigt, kan nabewerking de levering vertragen. Workspace369 beheert de accountkant van distributie: klantgegevens, catalogusgebaseerde offertes met e-ondertekening, taken, klantberichten en facturen, met inventarisatie van Specialist. Uw team legt elke voorwaarde duidelijk vast voordat de definitieve hoeveelheden het magazijn bereiken.
Belangrijke feiten
CRM voor groothandels & distributeurs van Workspace369 omvat 9 gebieden, waaronder klantgegevens, offertes, projecten en taken.
De workflow doorloopt 5 stappen, van "het vastleggen van het klantdossier" tot "het genereren van de definitieve factuur".
Workspace369 begint vanaf $29/maand voor 1 zitplaats, en het Commander-abonnement bevat 20 zitplaatsen, 500 GB opslag en 120.000 AI-tokens per maand voor $299/maand.
Extra zitplaatsen kosten $10 per stuk en 100 GB extra opslag kost $15; volledige prijzen zijn openbaar op de Workspace369 prijzenpagina.
Het probleem
Groothandelskopers vragen vaak om wijzigingen in de hoeveelheid nadat een offerte is onderhandeld, maar voordat de magazijnallocatie begint. Zonder een aangewezen systeem om deze updates in klantgegevens en gesprekken bij te houden, zijn managers afhankelijk van verspreide notities. Dit leidt tot administratieve verwarring, omdat teamleden verouderde bestanden bekijken terwijl ze proberen definitieve facturen voor de klant te genereren.
Het onderhandelen over bulkprijzen omvat meerdere berichtthreads met betrekking tot minimale bestelvolumes en leveringstermijnen. Wanneer gesprekken gescheiden zijn van offertes en bestanden, raken medewerkers het overzicht kwijt van overeengekomen wijzigingen. Het koppelen van klantgegevens aan e-mailthreads via losgekoppelde systemen vertraagt de projectinstelling en leidt tot onjuiste factuurgeneratie, waardoor accountteams voortdurend werk moeten herdoen.
Voordat artikelen het magazijn verlaten, moeten distributeurs verificatiestappen voltooien, leverdata plannen en nalevingsbestanden samenstellen. Het beheren van deze taken via afzonderlijke spreadsheets leidt tot gemiste deadlines. Wanneer planningsdetails niet rechtstreeks aan het klantrecord zijn gekoppeld, neemt de coördinatie af, wat wrijving veroorzaakt tussen het accountteam en het operationele personeel.
Wanneer hoeveelheidsupdates laat in de onderhandelingscyclus plaatsvinden, wordt het genereren van nauwkeurige facturen moeilijk. Als het definitieve voorstel de gewijzigde gesprekken niet weerspiegelt, zal de resulterende factuur onjuist zijn. Teams verspillen uren aan het kruislings controleren van bestanden en klantportaalberichten om de werkelijk overeengekomen bedragen te verifiëren voordat ze afzonderlijke magazijnprocessen starten.
Het product
Klanten volgen voortgang, bestanden en facturen in een gepersonaliseerd portaal in plaats van uw team om updates te vragen.
E-mail, sms, telefoongesprekken en voicemail komen naast het klantrecord te staan — met AI-samenvattingen, zodat iedereen in het team kan reageren met volledige context.
Taken, bestanden en status voor elke opdracht — zichtbaar voor het team en, via het klantenportaal, voor de klant.
Verstuur offertes, factureer mijlpijlen of retentieovereenkomsten, en laat geautomatiseerde herinneringen alles openstaande achtervolgen.
Workflow
Begin met het invoeren van de groothandelsklantgegevens in het gedeelte klantgegevens. Sla hier de initiële operationele vereisten, contactgegevens en communicatievoorkeuren op. Dit record dient als anker voor alle volgende offertes, taken en bestanden. Door dit profiel compleet te houden, kan iedereen die het account beoordeelt toegang krijgen tot historische gesprekken en geplande follow-ups zonder toegang te hoeven hebben tot afzonderlijke magazijnbeheertools.
Maak een gedetailleerd voorstel met de onderhandelde hoeveelheden, staffelkortingen en leveringstermijnen. Upload gerelateerde bestanden rechtstreeks naar het voorstelrecord, zodat de klant de documentatie via het klantportaal kan bekijken. Deze stap vormt de officiële commerciële basis voor de transactie, waardoor beide partijen de initiële voorwaarden kunnen bekijken en feedback kunnen indienen via geïntegreerde gesprekken voordat er voorraad wordt toegewezen.
Wanneer een groothandelsklant een hoeveelheidswijziging aanvraagt na onderhandeling, registreer de wijziging rechtstreeks in de samenvatting of de voorsteltekst. Werk de gespreksgeschiedenis bij om het expliciete verzoek van de klant te documenteren. Houd magazijnallocatie aan totdat de wijziging is bevestigd; gebruik deze fase om het klantrecord aan te passen, de bijbehorende taken bij te werken en te verifiëren dat de bestanden het nieuw gevraagde volume weerspiegelen.
Maak specifieke taken om de nieuwe hoeveelheidsaanvragen te verifiëren tegen operationele beperkingen. Gebruik de planningsfunctie om deadlines in te stellen voor interne beoordelingen en klantopvolgingen. Wijs deze taken toe aan accountmedewerkers die zullen verifiëren of de bijgewerkte voorstellen en bestanden overeenkomen met de verwachtingen van de klant voordat het bestand naar de definitieve factureringsfase van het project wordt verplaatst.
Zodra de hoeveelheidswijzigingen zijn bevestigd via de gesprekken in het klantenportaal, converteert u de bijgewerkte offerte naar de definitieve factuur binnen het platform. Verifieer dat de specificaties van de factuur nauwkeurig overeenkomen met de bijgewerkte offertebestanden. Nadat de factuur aan de klant is verzonden, wordt het project als voltooid gemarkeerd, waardoor uw magazijnbeheer of landed-cost accounting software een schone dataset krijgt.
Productdekking
Geliefd op de App Store
Voelt eindelijk rustigWisselde tussen drie of vier alles-in-één tools en belandde altijd in een chaos van tabbladen. Dit is de eerste die rustig aanvoelt. Mijn klantprojecten in tien minuten ingesteld.
Pijnloze teamuitrolWe hebben het uitgerold naar ons team van acht personen en de adoptie was pijnloos — intuïtief en gepolijst. Ik zou graag meer integraties willen, maar ze blijven leveren.
Uren per week terugJongleerde met aparte tools voor notities, taken, documenten en updates. Consolideren op één plek heeft me wekelijks uren bespaard. Ondersteuning is ook responsief.
Aan de slag gaan
FAQ
Workspace369 bevat voorraadbeheer, voorraadcorrecties en meldingen bij lage voorraad vanaf Specialist. Stel uw echte producteenheden in en test toewijzing en correcties met voorbeeldvoorraad; verbind een magazijn of winkel via webhooks en de API.
Ja, klanten kunnen het klantportaal gebruiken om gesprekken te starten over hoeveelheidsaanpassingen. Een beheerder werkt vervolgens het voorstel bij of registreert de wijzigingen in de projectbriefing, en de gesprekken en bestanden blijven op het klantrecord, zodat iedereen op één lijn zit voordat u de definitieve factuur verstuurt.
U kunt leveringstermijnen beheren met behulp van de planningsfunctie en projecttaken. Door specifieke datums en deadlines in te stellen binnen het klantdossier, kan uw team voorbereidingsstappen coördineren. Vervoerdersboekingen en verzendingen blijven in uw logistieke tools.
Wanneer een voorstel wordt bijgewerkt vanwege een hoeveelheidswijziging, moet de beheerder ervoor zorgen dat de factuur overeenkomt met de herziene voorwaarden. Converteer het herziene voorstel naar de factuur, zodat de regels overeenkomen met de overeengekomen hoeveelheden. Dit helpt verifiëren dat de klant een nauwkeurige factuur ontvangt voordat aparte magazijnafhandelingsprocessen beginnen.
Klaar wanneer u dat bent
Begin met de modules die u vandaag nodig heeft, schakel vervolgens AI, automatiseringen, boekhouding, inventaris, aanvragen en rapportage in naarmate de operatie groeit.
