Je weg vinden in Workspace369: een volledige tour door de app

Welkom bij Workspace369. In deze video neem ik je mee door elk onderdeel van de app, zodat je weet waar alles staat.

Wanneer je inlogt, begin je op je dashboard. Zolang je nog aan het opstarten bent, helpt deze kaart bovenaan je om je workspace in te richten, of meteen een nieuwe factuur, klant of taak aan te maken. Daaronder laten deze drie kaarten zien wat vandaag je aandacht nodig heeft: taken die af moeten, de afspraken van vandaag en je komende herinneringen. Daaronder staat je omzet. Met deze knoppen wijzig je de periode. Ik kies dit jaar tot nu toe. Als je naar beneden scrolt, zie je een overzicht van vandaag, je onkosten per categorie, welke facturen te laat zijn en hoeveel tijd je hebt geregistreerd maar nog niet hebt gefactureerd. Terug bovenaan toont de bel je meldingen. Bijvoorbeeld wanneer een klant een voorstel opent of een factuur betaalt. En om snel iets toe te voegen, klik je op Nieuw. Je kunt een taak, een afspraak, een notitie of een herinnering aanmaken.

Laten we nu het menu aan de linkerkant doorlopen, sectie voor sectie. Eerst AI AutoPilot. Bij Vandaag kan Workspace AI je nieuwe e-mails, sms'jes en aanvragen voor je sorteren, en met deze schakelaars bepaal je wat het doet. In Chat kun je Workspace AI vragen stellen over je bedrijf. Hier heb ik gevraagd mijn dag te plannen, en het gaf een lijst van wat te laat is en wat ik eerst moet doen.

Daarna komt Klanten, je klantenlijst. Je ziet per klant de fase, wanneer je de volgende follow-up doet en waar de klant vandaan kwam. Klik op een klant om de gegevens aan de zijkant te zien. Om iemand nieuw toe te voegen, klik je op Klant toevoegen. Bij Aanvragen komen de aanvragen van je websiteformulieren binnen. Nieuwe aanvragen wachten hier op een reactie. Onder Alles zie je elke aanvraag, waar die vandaan kwam en of die klant is geworden.

Onder Werk volg je bij Projecten elke opdracht, met de klant, status, prioriteit en deadline. De Agenda toont al je afspraken en klussen van de maand. Klik op een item om de details te zien, zoals de tijd, de locatie en wie er gaat. Taken is je takenbord. Elke kaart is een taak, en die schuift door de kolommen naarmate het werk wordt gedaan. Klik op een taak om die te openen, met de status, aan wie die is toegewezen en de subtaken. Herinneringen houdt bij wat je niet wilt vergeten, zoals een follow-up met een klant. Klik op een herinnering om te zien wanneer die gepland staat en wie die krijgt. In Tijdregistratie kun je een timer starten of je uren registreren, en zien hoeveel tijd klaar is om te factureren.

Onder Financiën maak je bij Voorstellen offertes en stuur je ze naar klanten om online te accepteren. Met Contracten verstuur je overeenkomsten die klanten online ondertekenen. Facturen toont alles wat je hebt gefactureerd, en of het betaald, deels betaald of te laat is. In Onkosten leg je vast wat je bedrijf uitgeeft, zoals materialen en brandstof. Boekhouding geeft je het grotere plaatje: het geld dat je hebt, wat je nog tegoed hebt, wat je verschuldigd bent en je nettowinst. En de Productcatalogus bevat de diensten en producten die je verkoopt, met hun prijzen, zodat je ze aan voorstellen en facturen kunt toevoegen. Het tabblad Voorraad laat zien hoeveel voorraad je nog hebt.

Onder Communicatie brengt de Inbox je e-mails, sms'jes en voicemails samen op één plek. E-mails is een volwaardige e-mailinbox, waar je e-mails kunt lezen, schrijven en versturen. Mobiel is voor je sms-berichten en gesprekken. Workflows doen terugkerend werk voor je, zoals een herinnering sturen wanneer een factuur te laat is. Klik op Nieuwe workflow om te beginnen met een kant-en-klaar sjabloon, en bekijk elke stap voordat je hem aanzet. Met Funnels bouw je eenvoudige webpagina's die bezoekers omzetten in nieuwe leads. Begin met een sjabloon, zoals deze contact- en boekingspagina, en pas aan wat je maar wilt.

Onder Hulpmiddelen schrijf je bij Notities notities en bewaar je ze in mappen die je met je team kunt delen. Bestanden bewaart je documenten en foto's en koppelt ze aan klanten en projecten. Open een map om te zien wat erin zit. En Gewoontes helpt je goede dagelijkse routines op te bouwen en te zien hoe consequent je bent geweest.

Zoek je iets? Gebruik dan de zoekfunctie. Klik op de zoekbalk bovenaan, of druk op Command K. Begin een naam te typen, en je ziet elke klant, factuur en afspraak die overeenkomt. Klik op een resultaat om het te openen. Hier is de klantpagina van Maya, met haar facturen, afspraken, projecten en documenten, allemaal op één plek.

Je bedrijfsgegevens, je team en je betalingsinstellingen staan allemaal in Instellingen. En als je ooit hulp nodig hebt, klik je op Ondersteuning, direct daaronder. Dat was de tour door Workspace369. In de volgende video stellen we je bedrijfsgegevens in, zodat je klaar bent om je eerste voorstel te versturen.