Poradnik wideo 6 z 7
Jak wystawić i wysłać fakturę w Workspace369 krok po kroku
Aby wystawić fakturę w Workspace369, otwórz Faktury w sekcji Finanse i kliknij Nowa faktura. Nadaj jej nazwę, wybierz klienta i dodaj usługi z katalogu; stawka podatku uzupełnia się z ustawień, a termin płatności wynika z domyślnych warunków. Otwórz kartę Plan płatności, aby podzielić sumę na raty, albo kartę Powtarzaj, aby wysyłać nową fakturę według harmonogramu. Kliknij Wyślij, aby wysłać ją e-mailem lub SMS-em. Gdy płatność wpłynie w inny sposób, zarejestruj ją na karcie Płatność, a faktura na liście Faktury będzie oznaczona jako częściowo opłacona, z resztą do zapłaty.
Czego się nauczysz
- Jak czytać statusy faktur: opłacona, szkic, zaległa i częściowo opłacona
- Jak przygotować fakturę z katalogu z automatycznie uzupełnioną stawką podatku i terminem płatności
- Jak podzielić fakturę na raty i do czego służy karta Powtarzaj
- Jak wysłać fakturę e-mailem lub SMS-em
- Jak zarejestrować płatność raty
- Jak sprawdzić, co jeszcze jest do zapłaty, oraz pobrać lub wydrukować PDF
FAQ
Często zadawane pytania
Czy mogę podzielić fakturę na raty w Workspace369?
Tak. Otwórz kartę Plan płatności faktury i wybierz Raty. Suma zostanie podzielona na równe płatności, domyślnie trzy miesięczne, a ty możesz zmienić liczbę płatności, ich częstotliwość i datę rozpoczęcia. Harmonogram pokazuje każdą datę i kwotę.
Jak zarejestrować płatność, która wpłynęła przelewem bankowym lub gotówką?
Otwórz kartę Płatność faktury. Każda rata ma własny przycisk Zarejestruj płatność. Wybierz sposób płatności klienta, dodaj numer referencyjny, jeśli go masz, i zapisz płatność. Na liście Faktury faktura będzie wtedy oznaczona jako częściowo opłacona, a reszta pozostanie do zapłaty.
Czy klienci mogą zapłacić online fakturę z Workspace369?
Tak, jeśli masz połączone konto Stripe. Każda rata ma własny link do płatności, więc klient może zapłacić online kartą.
Czy mogę wysłać fakturę SMS-em?
Tak. Kliknij Wyślij i wybierz wysyłkę e-mailem lub SMS-em. E-mail jest już napisany, z załączonym plikiem PDF faktury.
Czy mogę ustawić fakturę cykliczną?
Tak. W przypadku klientów, którym wystawiasz faktury według harmonogramu, karta Powtarzaj na fakturze sama wysyła nową fakturę w każdym terminie.
Pełna transkrypcja
Witaj ponownie. W tym filmie przyjrzymy się bliżej fakturom: przygotujemy fakturę od zera, ustawimy jej daty, rozłożymy ją na plan płatności, wyślemy ją i będziemy śledzić płatności na bieżąco, gdy wpływają.
Otwórz Faktury w sekcji Finanse. Każda faktura pokazuje swój status: opłacona, szkic, zaległa lub częściowo opłacona, wraz z kwotą, która pozostała do zapłaty. Kliknij Nowa faktura.
Nadaj fakturze nazwę i wybierz klienta. Ta jest dla klienta Drew z firmy Walsh Logistics. E-mail i numer telefonu Drew uzupełniają się automatycznie, więc fakturę można wysłać e-mailem lub SMS-em. Kliknij Dodaj nową pozycję. Wybierz usługę z katalogu albo przełącz na Jednorazowe, jeśli to opłata tylko na tej fakturze. Ustaw ilość na dwanaście i dodaj pozycję. Stawka podatku uzupełnia się z ustawień, a suma aktualizuje się na bieżąco. W sekcji Daty faktury termin płatności wynika z domyślnych warunków: trzydzieści dni od dziś. Obie daty możesz tu zmienić.
Przy większym zleceniu otwórz kartę Plan płatności i wybierz Raty. Suma zostanie podzielona na trzy miesięczne płatności. Możesz zmienić liczbę płatności, ich częstotliwość i datę rozpoczęcia. Harmonogram pokazuje każdą datę i kwotę, więc Drew wie dokładnie, ile i kiedy ma zapłacić. A w przypadku klientów, którym wystawiasz faktury według harmonogramu, karta Powtarzaj sama wysyła nową fakturę w każdym terminie.
Gdy wszystko będzie gotowe, kliknij Wyślij. Możesz wysłać fakturę e-mailem lub SMS-em. E-mail jest już napisany, z załączonym plikiem PDF. Kliknij Wyślij e-mail i faktura jest już w drodze.
Gdy płatność wpłynie w inny sposób, na przykład przelewem bankowym, dodaj ją samodzielnie. Otwórz kartę Płatność. Każda rata ma własny przycisk Zarejestruj płatność. A jeśli masz połączone konto Stripe, także własny link do płatności, więc Drew może zapłacić online kartą. Wybierz, jak zapłacił Drew, dodaj numer referencyjny i zapisz płatność.
Po powrocie do listy Faktury faktura jest teraz oznaczona jako częściowo opłacona: pierwsza płatność wpłynęła, a reszta jest jeszcze do zapłaty. Aby pobrać lub wydrukować PDF, otwórz menu obok faktury i wybierz PDF faktury. I to wszystko o fakturach w szczegółach. W następnym filmie skonfigurujemy automatyczne przypomnienia o płatnościach.
Więcej poradników
Gotowy, kiedy Ty będziesz
Zobacz, gdzie Workspace369 pasuje do Twojego przepływu pracy z klientem.
Zacznij od modułów, których potrzebujesz dzisiaj, a następnie włącz AI, automatyzacje, księgowość, zapasy, zapytania i raportowanie w miarę rozwoju operacji.
