CRM pentru catering
Catererii au nevoie de înregistrări clare atunci când clienții își modifică numărul de invitați după semnarea unui acord inițial de meniu. Workspace369 gestionează fiecare eveniment într-un singur sistem: înregistrări ale clienților, propuneri cu semnătură electronică, proiecte, sarcini, programare și facturi cu depozite. Operatorii urmăresc fiecare revizuire, astfel încât cifrele actualizate să ajungă la fișierele proiectului și la facturi înainte de începerea producției în bucătărie. Prin menținerea unei documentații clare a revizuirilor, echipele de catering pot coordona eficient detaliile evenimentului și actualizările de facturare pe parcursul ciclului de viață al planificării.
Fapte cheie
CRM pentru catering de la Workspace369 acoperă 9 domenii, inclusiv înregistrări clienți, propuneri, proiecte și sarcini.
Fluxul de lucru se desfășoară în 5 pași, de la „înregistrarea solicitării de revizuire în dosarele clienților” până la „emiterea facturii revizuite pentru plata finală”.
Workspace369 începe de la 29 USD/lună pentru 1 loc, iar planul Commander include 20 de locuri, 500 GB stocare și 120.000 de token-uri AI pe lună la 299 USD/lună.
Locurile suplimentare costă 10 USD fiecare, iar 100 GB de stocare suplimentară costă 15 USD; prețurile complete sunt publice pe Pagina de prețuri Workspace369.
Problema
Când un client își revizuiește numărul de invitați după finalizarea meniului, actualizarea se pierde adesea în mesaje disparate. Acest lucru creează discrepanțe între oferta convenită și execuția efectivă a evenimentului. Fără o modalitate structurată de a actualiza fișele clienților și fișierele proiectului, coordonarea eșuează, ducând la urmărire inexactă și generare incorectă a facturilor pentru eveniment.
Modificarea unui scop de meniu convenit necesită ajustări imediate ale înregistrărilor financiare. Când numărul de invitați scade sau crește, actualizările manuale ale propunerilor și facturilor trebuie să se facă în tandem. Dacă aceste actualizări nu sunt gestionate într-un singur sistem, clientul primește documente de facturare conflictuale, ceea ce întârzie plățile și cauzează confuzie administrativă în timpul reconcilierii finale a evenimentului.
O schimbare în numărul de oaspeți modifică sarcinile de pregătire pentru un eveniment. Personalul trebuie să ajusteze manual listele de programare și sarcini pentru numărul de lenjerie, rapoartele personalului și închirierile de echipamente. Când conversațiile și sarcinile sunt deconectate de la dosarul principal al clientului, membrii echipei execută instrucțiuni depășite, rezultând erori costisitoare înainte de eveniment.
Clienții de catering trimit frecvent actualizări de număr prin mai multe canale, inclusiv mesaje text și apeluri telefonice. Dacă aceste conversații nu sunt înregistrate direct alături de fișierele proiectului și propuneri, echipa administrativă nu dispune de un istoric al modificării. Această lipsă a unui istoric clar al comunicării face dificilă verificarea acordurilor clienților în timpul disputelor.
Produsul
Clienții urmăresc progresul, fișierele și facturile într-un portal de marcă în loc să ceară actualizări echipei dvs.
Email, SMS, apeluri și mesaje vocale ajung lângă înregistrarea clientului — cu rezumate AI, astfel încât oricine din echipă să poată răspunde cu context complet.
Sarcini, fișiere și stadiu pentru fiecare angajament — vizibile pentru echipă și, prin portalul clientului, pentru client.
Trimiteți oferte, facturați etape sau contracte de tip retainer și lăsați memento-urile automate să urmărească orice sumă restantă.
Flux de lucru
Când un client solicită o modificare a numărului de invitați după acordul asupra meniului, un administrator deschide fișele și fișierele clienților. Operatorul înregistrează manual detaliile conversației în fișele clienților, notând numerele specifice din brief-ul convenit. Acest lucru permite operatorului să mențină un istoric clar al modificării înainte ca orice modificări să fie făcute documentelor financiare.
Administratorul deschide propunerea existentă în platformă pentru a ajusta numărul de oaspeți și detaliile serviciilor asociate. Prin modificarea articolelor propunerii pentru a corespunde noului număr de oaspeți, operatorul actualizează domeniul de aplicare al proiectului. Această ajustare menține fișierele proiectului aliniate cu noile cerințe ale clientului, pregătind documentația pentru următorul pas de revizuire a clientului.
Odată ce propunerea este actualizată, operatorul partajează documentul revizuit prin portalul clientului. Administratorul programează o sarcină pentru ca clientul să revizuiască noii termeni. Clientul vizualizează fișierele actualizate în portal, apoi aprobă și semnează electronic propunerea revizuită pentru a confirma numărul de oaspeți înainte ca ajustările de facturare să aibă loc.
După confirmarea clientului, administratorul actualizează listele de programare și sarcini din cadrul proiectului. Operatorul ajustează manual sarcinile legate de rapoartele personalului și echipamentele închiriate pe baza noului număr de oaspeți înregistrat în scurt. Acest lucru ajută echipa să coordoneze pregătirea evenimentului conform metricilor actualizate.
Ultimul pas transformă propunerea aprobată în factura revizuită, astfel încât liniile acesteia să reflecte numărul ajustat de oaspeți și fișierele de proiect actualizate. Clientul plătește online cu cardul, încheind fluxul de lucru pentru gestionarea revizuirilor numărului de oaspeți în cadrul sistemului.
Acoperire produs
Apreciat pe App Store
În sfârșit se simte calmAm sărit între trei sau patru instrumente all-in-one și am ajuns mereu într-un haos de tab-uri. Acesta este primul care se simte calm. Mi-am configurat proiectele clienților în zece minute.
Implementare fără probleme pentru echipăL-am implementat pentru echipa noastră de opt persoane și adoptarea a fost fără efort — intuitiv și rafinat. Mi-ar plăcea mai multe integrări, dar continuă să lanseze funcționalități.
Ore salvate în fiecare săptămânăGestionam instrumente separate pentru note, sarcini, documente și actualizări. Consolidarea într-un singur loc mi-a economisit cu adevărat ore în fiecare săptămână. Suportul este, de asemenea, receptiv.
Începeți
Întrebări frecvente
Păstrați producția în bucătărie, înregistrările despre alergeni și gestionarea siguranței alimentare în sistemul dvs. de gestionare a bucătăriei. Workspace369 gestionează partea clientului fiecărui eveniment: înregistrări clienți, propuneri, programări, sarcini și facturi. Transmiteți numărul final de oaspeți și detaliile meniului către sistemul de bucătărie manual sau, de la Specialist, prin webhooks și API.
Da, clienții pot vizualiza ofertele revizuite și fișierele proiectelor prin portalul pentru clienți. Acest lucru permite echipei să partajeze documente actualizate și să mențină conversații clare despre modificări. Clientul confirmă prin aprobarea ofertei revizuite, iar operatorul verifică dacă aceasta corespunde numărului de oaspeți înregistrat în brief.
Când numărul de invitați este revizuit, administratorul actualizează sarcinile și programarea în cadrul proiectului. Operatorul revizuiește noua înregistrare în rezumat și stabilește numărul de personal și numărul de închirieri în sarcinile individuale pentru a reflecta scopul corect.
Da. Workspace369 vă permite să generați și să gestionați facturi în același fișier de proiect ca și propunerile dvs. Când numărul de oaspeți se modifică, administratorul actualizează propunerea și o convertește în factura revizuită, astfel încât înregistrările clienților și documentele financiare să reflecte aceleași cifre.
Gata când ești și tu
Începe cu modulele de care ai nevoie astăzi, apoi activează AI, automatizări, contabilitate, inventar, solicitări și raportare pe măsură ce operațiunea crește.
