2026 suite: inbox, AI, accounting.Buksan ang app

CRM para sa mga Virtual Assistant

CRM para sa Pamamahala ng Paglalaan ng Stakeholder ng mga Virtual Assistant

Madalas nag-o-operate ang mga virtual assistant sa ilalim ng fixed monthly hours agreement habang nakakatanggap ng magkasalungat na operational directives mula sa maraming stakeholder sa loob ng isang client organization. Pinapatakbo ng Workspace369 ang trabahong iyon sa isang sistema: client record, proposal, project at task, time tracking mula sa Voyager, client message, at invoice. Idinodokumento ng mga operator ang bawat work allocation at nagla-log ng billable time, para makita ng lahat kung gaano na ang nagagamit sa monthly agreement bago magsimula ang mga bagong request.

Start free trial Makipag-usap sa benta
Kliyenteang relasyon at napagkasunduang brief
Trabahomga gawain na may responsable na tao
Pagsingilmga invoice at komersyal na konteksto
Workspace369 client record na nagpapakita ng history, mga file, komunikasyon, at mga invoice sa isang profile

Mga pangunahing katotohanan

Ang CRM para sa mga Virtual Assistant sa Workspace369 ay sumasaklaw sa 9 na lugar, kabilang ang mga talaan ng kliyente, mga panukala, mga proyekto, at mga gawain.

Ang workflow ay tumatakbo sa 5 hakbang, mula sa "pagtatatag ng mga tala ng kliyente at mga limitasyon sa oras" hanggang sa "pag-deploy ng client portal at pag-isyu ng mga invoice".

Ang Workspace369 ay nagsisimula sa $29/buwan para sa 1 upuan, at ang Commander plan ay may kasamang 20 upuan, 500 GB ng imbakan, at 120,000 AI token bawat buwan sa $299/buwan.

Ang mga karagdagang upuan ay nagkakahalaga ng $10 bawat isa at ang 100 GB ng karagdagang imbakan ay nagkakahalaga ng $15; ang buong pagpepresyo ay pampubliko sa Pahina ng pagpepresyo ng Workspace369.

Ang problema

Mga Panganib sa Operasyon sa Virtual Assistance na may Maraming Stakeholder

Magkasalungat na mga Direktiba ng Stakeholder

Kapag dalawang manager mula sa parehong kliyente ang nag-assign ng mga gawain nang sabay, ang isang virtual assistant ay nahaharap sa magkasalungat na mga prayoridad sa operasyon. Kung walang malinaw na dokumentasyon sa loob ng mga tala ng kliyente, ang mga oras ay nauubos sa mga mababang-halagang gawain bago makialam ang pangunahing stakeholder. Ang administratibong pagkiskis na ito ay humahantong sa mga hindi mababayarang labis, mga hindi natugunang target sa paghahatid, at mga nasirang kasunduan. Ang mga operator ay nangangailangan ng isang malinaw na paraan upang mag-log ng mga gawain at ayusin ang mga pagkakasunud-sunod ng prayoridad bago isagawa ang mga assignment.

Mga Sobra sa Buwanang Kasunduan sa Oras

Ang pagpapatakbo sa ilalim ng isang mahigpit na kasunduan sa buwanang oras ay nangangailangan ng patuloy na pagsubaybay sa mga natapos na gawain at mga nakabinbing proyekto. Kapag maraming stakeholder ang nagsumite ng trabaho nang independiyente, ang napagkasunduang cap ay madalas na nalalagpasan bago mangyari ang mid-month review. Hindi maaaring umasa ang mga virtual assistant sa memorya upang ipatupad ang mga hangganan. Kailangan nila ng isang structured format upang direktang i-link ang mga patuloy na gawain sa aktibong buwanang kasunduan, na pumipigil sa hindi awtorisadong trabaho na masimulan.

Paglalantad ng Kredensyal sa Mga Tala ng Proyekto

Nangangailangan ang mga virtual assistant ng access sa mga client system ngunit madalas na mali ang pag-iimbak ng mga credential. Ang paglalagay ng mga password o API key sa loob ng mga standard na CRM task description o project file ay lumalabag sa mga pangunahing data security boundary. Kapag maraming internal o external operator ang nag-access sa system, ang sensitibong impormasyong ito ay nagiging exposed. Kailangang ihiwalay ng mga client-work tool ang tracking mula sa credential storage, na pinapanatiling mahigpit na nakalaan ang mga password sa isang dedicated third-party password manager.

Nakalalatag na mga Tala ng Pag-uusap

Ang pagtanggap ng mga tagubilin sa pamamagitan ng email, text, at chat tools ay lumilikha ng mga pira-pirasong communication trail. Kapag nagkaroon ng hindi pagkakaunawaan tungkol sa kung sinong stakeholder ang nag-apruba sa isang partikular na proyekto, ang paghahanap sa maraming platform ay nasasayang na billable hours. Kailangang pagsamahin ng mga virtual assistant ang mga thread na ito sa mga nabe-verify na pag-uusap na direktang nakaugnay sa mga client record. Kung walang ganitong administrative consolidation, nagiging mahirap ang pag-verify ng pinagmulan ng magkasalungat na tagubilin sa panahon ng buwanang pagsusuri ng pagsingil.

Ang produkto

Tingnan ang workspace na nararamdaman ng iyong mga kliyente.

01

Isang portal na talagang tinitingnan ng mga kliyente

Pinapanood ng mga kliyente ang pag-unlad, mga file, at mga invoice sa isang branded portal sa halip na magtanong sa iyong koponan para sa mga update.

Workspace369 client record na nagpapakita ng history, mga file, komunikasyon, at mga invoice sa isang profile
02

Bawat channel sa isang inbox

Ang email, SMS, tawag, at voicemail ay napupunta sa tabi ng record ng kliyente — na may mga AI summary, para sinuman sa koponan ay makasagot nang may buong konteksto.

Workspace369 shared inbox na nagpapakita ng email, SMS, at call history sa tabi ng client record
03

Trabaho ng kliyente, nakaayos bilang mga proyekto

Mga gawain, file, at status para sa bawat engagement — nakikita ng koponan at, sa pamamagitan ng client portal, ng kliyente.

Workspace369 project board na nagpapakita ng trabaho ng kliyente na nakaayos sa mga yugto na may mga may-ari at status
04

Mula proposal hanggang sa bayad na invoice

Magpadala ng mga quote, singilin ang mga milestone o retainer, at hayaang habulin ng mga automated reminder ang anumang hindi pa nababayaran.

Workspace369 invoice editor na nagpapakita ng mga line item, mga tuntunin sa pagbabayad, at mga detalye ng kliyente

Daloy ng trabaho

Hakbang-hakbang na Pag-setup para sa Pagsubaybay sa Oras

01

Magtatag ng mga Talaan ng Kliyente at Mga Limitasyon sa Oras

Magsimula sa paggawa ng komprehensibong client record para sa bawat organisasyon. Itala ang eksaktong buwanang oras ng kasunduan nang direkta sa text ng project brief. Iwasan ang pagdaragdag ng anumang sensitibong password o access key dito, tinitiyak na mananatili ang mga ito sa iyong external password manager. Ang foundational step na ito ay tumutulong sa sinumang sumusuri sa account na maunawaan ang mahigpit na operational boundaries at ang mga awtorisadong stakeholders bago ang anumang indibidwal na gawain ay maitalaga o maisagawa.

02

Mag-isyu ng mga Panukala at Tukuyin ang mga Tungkulin ng Stakeholder

Bumuo ng mga detalyadong Proposal na nagbabalangkas ng scope of work, buwanang hour cap, at mga partikular na pangalan ng awtorisadong stakeholders. Ipadala ang mga dokumentong ito direkta sa pangunahing client contact para sa review. Kapag naaprubahan at na-e-sign ng kliyente ang scope, lumikha ng isang aktibong proyekto batay sa proposal. Ang hakbang na ito ay nag-a-anchor ng mga parameter ng delivery at nagtatatag ng pormal na mga alituntunin para sa pagresolba ng anumang future priority conflicts sa pagitan ng iba't ibang manager.

03

I-configure ang mga Proyekto at Listahan ng Gawain

Gumawa ng mga partikular na proyekto para sa kasalukuyang billing cycle at punan ang mga ito ng mga indibidwal na gawain. Pangkatin ang mga gawain ayon sa nagpasimulang stakeholder upang mapanatili ang malinaw na visibility kung sino ang humihiling ng trabaho. Hayaan ang iyong team na mag-log ng oras laban sa bawat gawain gamit ang mga timer at timesheet, at suriin ang tumatakbong kabuuan laban sa buwanang kasunduan sa oras. Nakakatulong ito na maiwasan ang pagsisimula ng mga auxiliary task kung ang buwanang kasunduan sa oras ay papalapit na sa limitasyon nito.

04

Pagsamahin ang mga Pag-uusap at Pag-iiskedyul

Ang mga email ng stakeholder ay napupunta sa conversation area para sa kliyenteng iyon, na tumutugma sa record ng kliyente. Kapag lumitaw ang mga magkasalungat na priyoridad, gamitin ang scheduling tool upang magtakda ng isang maikling alignment meeting kasama ang pangunahing stakeholder. Idokumento ang mga kinalabasan ng mga diskusyong ito sa loob ng conversation log. Lumilikha ito ng malinaw na paper trail na nagpapaliwanag kung bakit partikular na inuna ang ilang mga gawain kaysa sa iba sa panahong iyon ng pagsingil.

05

I-deploy ang Client Portal at Mag-isyu ng mga Invoice

I-activate ang client portal upang payagan ang pangunahing stakeholder na suriin ang mga nakumpletong gawain at aktibong file. Ang transparency na ito ay nakakatulong upang ma-verify ang pamamahagi ng trabaho bago mag-bill. Sa pagtatapos ng buwanang cycle, gawing detalyadong invoice ang na-log na billable time na may time-to-invoice. Ang kumpletong prosesong ito ay nakakatulong upang ma-verify na ang mga nakumpletong aktibidad ay tumutugma sa mga orihinal na proposal at nananatili sa loob ng naitatag na kasunduan sa oras.

Saklaw ng produkto

Pamamahala ng kliyente para sa mga virtual assistant

  • Dapat ipakita ng sistema na ang isang human operator ay matagumpay na makakapag-log in sa client portal upang mapatunayan na ang mga tala ng gawain ay tumutugma sa tiyak na stakeholder na nagpasimula ng kahilingan.
  • Dapat matagumpay na ma-verify ng operator na ang lahat ng client credential ay ganap na wala sa mga tala ng CRM, sa halip ay nasa isang independiyenteng panlabas na password manager application.
  • Dapat ipakita ng mga tala ng kliyente ang malinaw na ugnayan sa pagitan ng mga pinal na buwanang invoice at ang mga limitasyon sa oras na nakadokumento sa paunang teksto ng project brief.
Mga Record ng Kliyente
Mga Proposal
Mga proyekto at gawain
Mga File
Mga Pag-uusap
Pag-iskedyul
Mga Invoice
Client portal
Mga Automation ng Workflow

Minahal sa App Store

Sinuri ng mga taong nagpapatakbo ng kanilang client work dito.

★★★★★
Sa wakas ay tila mahinahon

Nagpalipat-lipat sa tatlo o apat na all-in-one na tool at palaging nauwi sa kalat ng mga tab. Ito ang una na tila mahinahon. Na-set up ang aking mga client project sa loob ng sampung minuto.

Justin R. · Solo founder · Review sa App Store
★★★★★
Walang hirap na pag-rollout sa team

Inilunsad namin ito sa aming walong-taong koponan at walang naging problema sa pagtanggap — madaling maunawaan at makinis. Gusto ko ng mas maraming integrasyon, ngunit patuloy silang nagpapadala.

Samantha D. · Operations lead · Review sa App Store
★★★★★
Nakakabawi ng oras bawat linggo

Nag juggling ako ng magkakahiwalay na tool para sa mga tala, gawain, dokumento, at update. Ang pag-consolidate sa isang lugar ay tunay na nakatipid sa akin ng mga oras bawat linggo. Mabilis din sumagot ang suporta.

Alicia N. · Tagapagtatag ng Ahensya · Review sa App Store
Basahin ang lahat ng review

Magsimula

Tingnan ang Workspace369 sa iyong sariling client work.

Magsimula ng libreng trial o makipag-usap sa sales — alinman sa dalawa, makikita mo ang buong proseso: inbox, projects, portal, at billing.
Start free trial Makipag-usap sa benta

FAQ

Pamantayan sa Pagsusuri at Pagtanggap para sa Mga Virtual Assistant

Paano ko haharapin ang dalawang manager na nagbibigay ng magkasalungat na mga gawain?

I-log ang parehong mga assignment bilang magkahiwalay na gawain sa ilalim ng mga record ng kliyente. Gamitin ang feature ng mga pag-uusap upang agad na i-message ang pangunahing stakeholder, na itinatampok ang limitasyon sa kasunduan sa oras. Hilingin na linawin nila ang pagkakasunud-sunod ng priyoridad bago magsimula ang anumang trabaho sa mga partikular na gawaing iyon, na pinapanatili ang lahat ng mga desisyon sa operasyon na nakadokumento sa loob ng platform.

Saan ko ligtas na iimbak ang mga password ng system ng kliyente?

Panatilihin ang lahat ng client login credential sa loob ng isang dedikadong external password manager. Huwag mag-paste ng mga password sa mga project file, task description, o client record sa loob ng CRM. Pinapatakbo ng Workspace369 ang mismong trabaho, mula sa mga gawain at naka-log na oras hanggang sa mga invoice, habang ang access data ay nananatiling nakahiwalay sa password manager.

Maaari ko bang pamahalaan ang maraming kasunduan sa kliyente nang sabay-sabay?

Oo, maaari kang magtatag ng mga indibidwal na tala ng kliyente para sa bawat negosyong sinusuportahan mo. Ang bawat tala ay maaaring magkaroon ng sarili nitong mga proposal, aktibong proyekto, at independiyenteng mga tuntunin sa pagsingil. Pinapayagan ka ng paghihiwalay na ito na malinaw na subaybayan ang iba't ibang buwanang kasunduan sa oras nang hindi pinaghahalo ang mga komunikasyon ng stakeholder o mga listahan ng gawain sa iyong base ng kliyente.

Paano nakakatulong ang client portal sa pagresolba ng mga hindi pagkakaunawaan sa pagsingil?

Ang client portal ay nagbibigay sa pangunahing stakeholder ng direktang access upang tingnan ang mga nakumpletong gawain at ibinahaging file. Kapag maaari nilang i-cross-reference ang trabahong ginawa laban sa kanilang buwanang kasunduan sa oras, nakakatulong ito na mabawasan ang pagkalito tungkol sa kung aling stakeholder ang humiling ng mga partikular na item, na nagreresulta sa mas mabilis na pag-apruba ng iyong buwanang mga invoice.

Patuloy na galugarin

Mga kaugnay na pahina

Handa na kapag handa ka na

Tingnan kung saan akma ang Workspace369 sa iyong daloy ng trabaho ng kliyente.

Magsimula sa mga module na kailangan mo ngayon, pagkatapos ay i-on ang AI, mga automation, accounting, imbentaryo, mga kahilingan, at pag-uulat habang lumalaki ang operasyon.

Start free trialHumiling ng demo