CRM pro půjčovny párty vybavení a eventů
Provoz půjčoven na akce a večírky potřebuje jeden záznam pro klientskou komunikaci, nabídky a koordinaci projektů. Když se objednávky půjčovného po přijetí změní, administrátoři musí manuálně upravit dokumentaci. Workspace369 spravuje klientské záznamy, nabídky, projekty a faktury v jednom systému, takže přijatá objednávka a každá její změna zůstávají pohromadě. Od Specialist, sledování zásob a úpravy skladových zásob pokrývají i váš půjčovní sklad.
Klíčová fakta
CRM pro půjčovny párty vybavení a eventů ve Workspace369 pokrývá 9 oblastí, včetně klientských záznamů, nabídek, projektů a úkolů.
Proces probíhá v 5 krocích, od „počátečního přijetí klienta“ po „ověření a finalizaci klienta".
Workspace369 začíná na 29 $/měsíc za 1 místo a plán Commander zahrnuje 20 míst, 500 GB úložiště a 120 000 AI tokenů měsíčně za 299 $/měsíc.
Další místa stojí 10 $ za kus a 100 GB úložného prostoru navíc stojí 15 $; úplný ceník je veřejný na Stránka s cenami Workspace369.
Problém
Když klient po podpisu změní svůj počet stanů nebo sedadel, administrativní tým často zapomene aktualizovat hlavní záznam. Bez manuálního zásahu k aktualizaci souborů a faktur účtuje kancelářský personál starou částku. Workspace369 uchovává klientské záznamy, návrhy a faktury v jednom pracovním prostoru a převede revidovaný návrh na aktualizovanou fakturu.
Plánovači akcí posílají aktualizace vybavení prostřednictvím textových zpráv, e-mailů a telefonátů. Pokud tyto konverzace nejsou zdokumentovány v jednom administrativním vlákně, skladníci zabalí nesprávné položky. Workspace369 propojuje konverzace a soubory přímo s klientským záznamem, takže tým před úpravou projektových úkolů zkontroluje nejnovější požadavky.
Úprava seznamu vybavení vyžaduje manuální přepočet konečné faktury. Pokud fakturační oddělení aktualizuje nabídku, ale negeneruje revidovanou fakturu, společnost ztrácí příjmy nebo přeúčtuje klienta. Workspace369 umožňuje administrátorům vydávat aktualizované faktury, přijímat zálohy a rozdělovat platby a vidět, co ještě zbývá zaplatit, čímž se předchází nesrovnalostem ve fakturaci po změně objednávky pronájmu akce.
Dodávky pronájmu vyžadují přísnou časovou koordinaci se správci místa konání. Když se objednávka změní, dodací okna se často posouvají, což způsobuje konflikty v plánování pro přepravní vozidla. Workspace369 zahrnuje týmový kalendář a úkoly, takže administrátoři mohou mapovat data dodání a přiřazovat úkoly kontroly zaměstnancům, zatímco směrování nákladních vozidel zůstává ve vašem nástroji pro vozový park.
Produkt
Klienti sledují pokrok, soubory a faktury v portálu s vlastní značkou namísto toho, aby se ptali vašeho týmu na aktualizace.
E-maily, SMS, hovory a hlasové zprávy přistávají vedle záznamu klienta – s AI souhrny, takže kdokoli z týmu může odpovědět s plným kontextem.
Úkoly, soubory a stav pro každé angažmá – viditelné pro tým a prostřednictvím klientského portálu i pro klienta.
Odesílejte nabídky, fakturujte milníky nebo paušály a nechte automatizovaná připomenutí uhánět cokoli nesplaceného.
Pracovní postup
Pracovní postup začíná, když organizátor akce požádá o cenovou nabídku na stany, stoly nebo pódia. Administrátor vytvoří nový záznam v klientských záznamech a zaznamená počáteční podrobnosti o místě konání. Zaměstnanci používají funkci konverzací k objasnění přístupových bodů pro doručení a časových omezení, čímž zajišťují, že všechny základní poznámky k projektu jsou zachovány před generováním jakékoli oficiální cenové dokumentace.
Administrátor vytvoří podrobný návrh uvádějící požadované položky pronájmu a související poplatky za služby. Klient jej obdrží prostřednictvím klientského portálu a veřejného odkazu pro schválení a elektronické podepsání. Klient si může prohlédnout rozpis položek a sdělit potřebné změny přímo prostřednictvím portálu, což umožňuje týmu vést jasný záznam o jednáních před přijetím.
Když se seznam vybavení objednávky pronájmu akce změní po přijetí návrhu, tým aktualizuje objednávku na jednom místě. Administrátor zkontroluje požadavek klienta v protokolu konverzací, upraví položky uvedené v souboru projektu a aktualizuje úkoly. Poté člen personálu potvrdí skladu, zda jsou položky k dispozici.
Po úpravě vybavení administrátor aktualizuje odpovídající fakturu tak, aby odrážela nové celkové částky pronájmu. Administrátor poté upraví plánovací kalendář tak, aby zohlednil jakékoli změny v dodávce nebo době instalace způsobené upraveným seznamem vybavení. Personál používá úkoly k zajištění toho, aby fakturační milníky odpovídaly revidovaným parametrům události.
Administrátor nahraje revidovanou projektovou dokumentaci a aktualizované faktury do klientského portálu. Administrátor odešle zprávu s žádostí, aby se klient přihlásil a potvrdil změny. Jakmile klient potvrdí detaily prostřednictvím konverzací, zaměstnanci označí úkoly přípravy jako dokončené, čímž připraví projekt pro realizaci ve skladu.
Pokrytí produktu
Oceněno na App Store
Konečně působí klidněStřídala jsem tři nebo čtyři nástroje typu „vše v jednom“ a vždycky jsem skončila v chaosu záložek. Tohle je první nástroj, který působí klidně. Klientovy projekty jsem nastavila za deset minut.
Bezproblémové zavedení v týmuZavedli jsme to našemu osmičlennému týmu a přijetí bylo bezproblémové – intuitivní a propracované. Uvítal bych více integrací, ale stále dodávají.
Ušetřené hodiny každý týdenStřídala jsem samostatné nástroje pro poznámky, úkoly, dokumenty a aktualizace. Konsolidace na jedno místo mi skutečně ušetřila hodiny každý týden. Podpora je také pohotová.
Začít
Časté dotazy
Workspace369 zahrnuje sledování zásob, úpravy skladových zásob a upozornění na nízké zásoby od úrovně Specialist. Nastavte své skutečné produktové jednotky a otestujte alokaci a úpravy se vzorovými zásobami; připojte sklad nebo prodejnu prostřednictvím webhooků a API.
Aktualizujte návrh, převeďte jej na revidovanou fakturu a upravte projektové úkoly, to vše na stejném záznamu klienta. Automatizace pracovních postupů mohou upozornit odpovědné osoby a ze Specialist, sledování zásob zaznamená úpravu skladu. Otestujte změněnou objednávku pronájmu se vzorovými záznamy před spuštěním.
Ano. Klienti mají přístup do klientského portálu, aby si mohli prohlížet své klientské záznamy, schválené návrhy a aktualizované faktury. Když se objednávka změní, administrátor sdílí revidované soubory a pošle klientovi zprávu, aby si je mohl prohlédnout v portálu.
Udržujte plánování tras nákladních vozidel a údržbu vozidel ve vašem nástroji pro správu vozového parku. Workspace369 drží dodací termíny, úkoly a harmonogram projektu, sleduje pronajaté zásoby od Specialist a ze stejného plánu se propojuje s vaším nástrojem pro správu vozového parku přes webhooks a API.
Připraveno, kdykoli budete chtít
Začněte s moduly, které potřebujete dnes, pak zapněte AI, automatizace, účetnictví, zásoby, požadavky a reporting, jak provoz roste.
