CRM catering-palveluille
Pitopalveluiden tarvitsijat tarvitsevat selkeät tiedot, kun asiakkaat muuttavat vierasmääriään alkuperäisen menu-sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Workspace369 hoitaa jokaisen tapahtuman yhdessä järjestelmässä: asiakastiedot, tarjoukset sähköisellä allekirjoituksella, projektit, tehtävät, aikataulutus ja laskut talletuksilla. Operaattorit seuraavat jokaista muutosta, joten päivitetyt luvut päätyvät projektitiedostoihin ja laskuihin ennen keittiön tuotannon alkamista. Säilyttämällä muutosten selkeän dokumentaation, pitopalvelutiimit voivat koordinoida tapahtuman yksityiskohtia ja laskutuspäivityksiä tehokkaasti koko suunnittelun elinkaaren ajan.
Keskeiset tosiasiat
Workspace369:n CRM catering-palveluille kattaa 9 aluetta, mukaan lukien asiakastiedot, ehdotukset, projektit ja tehtävät.
Työnkulku etenee 5 vaiheessa, "korjauspyynnön kirjaamisesta asiakastietueisiin" "korjatun laskun lähettämiseen lopullista maksua varten".
Workspace369 alkaa 29 dollarista/kk 1 käyttäjälle, ja Commander-paketti sisältää 20 käyttäjää, 500 Gt tallennustilaa ja 120 000 AI-tokenia kuukaudessa 299 dollarilla/kk.
Lisäpaikat maksavat 10 dollaria kappaleelta ja 100 Gt lisätallennustilaa maksaa 15 dollaria; täydelliset hinnat ovat julkisesti saatavilla osoitteessa Workspace369 hinnoittelusivu.
Ongelma
Kun asiakas tarkistaa vierasmääränsä menun viimeistelyn jälkeen, päivitys katoaa usein hajallaan oleviin viesteihin. Tämä luo ristiriitoja sovitun tarjouksen ja todellisen tapahtuman toteutuksen välille. Ilman jäsenneltyä tapaa päivittää asiakastietoja ja projektitiedostoja koordinaatio epäonnistuu, mikä johtaa epätarkkaan seurantaan ja virheelliseen laskutukseen tapahtumasta.
Sopimuksen mukaisen menun muuttaminen vaatii välittömiä muutoksia taloushallintoon. Kun vierasmäärät laskevat tai nousevat, tarjousten ja laskujen manuaaliset päivitykset on tehtävä samanaikaisesti. Jos näitä päivityksiä ei hallita yhdessä järjestelmässä, asiakas saa ristiriitaisia laskutusasiakirjoja, mikä viivästyttää maksuja ja aiheuttaa hallinnollista sekaannusta tapahtuman lopullisessa täsmäytyksessä.
Vierasmäärän muutos vaikuttaa tapahtuman valmistelutehtäviin. Henkilökunnan on manuaalisesti muokattava aikatauluja ja tehtävälistoja liinavaatteiden määrien, henkilöstösuhteiden ja laitevuokrausten osalta. Kun keskustelut ja tehtävät ovat erillään pääasiakastietueesta, tiimin jäsenet noudattavat vanhentuneita ohjeita, mikä johtaa kalliisiin virheisiin ennen tapahtumaa.
Catering-asiakkaat lähettävät usein määräpäivityksiä useiden kanavien kautta, mukaan lukien tekstiviestit ja puhelut. Jos näitä keskusteluja ei kirjata suoraan projektitiedostojen ja tarjousten rinnalle, hallinnollisella tiimillä ei ole historiallista tietoa muutoksesta. Tämä selkeän viestintähistorian puute vaikeuttaa asiakassopimusten todentamista kiistatilanteissa.
Tuote
Asiakkaat seuraavat edistymistä, tiedostoja ja laskuja brändätyssä portaalissa sen sijaan, että kyselisivät tiimiltäsi päivityksiä.
Sähköpostit, tekstiviestit, puhelut ja ääniviestit laskeutuvat asiakastietueen viereen – tekoälytiivistelmien avulla, joten kuka tahansa tiimistä voi vastata täydessä kontekstissa.
Tehtävät, tiedostot ja tila jokaiselle sitoumukselle – näkyvissä tiimille ja asiakasportaalin kautta asiakkaalle.
Lähetä tarjouksia, laskuta virstanpylväitä tai palkkioita ja anna automaattisten muistutusten jahdata kaikkea avointa.
Työnkulku
Kun asiakas pyytää vierasmäärän muutosta menun sopimisen jälkeen, ylläpitäjä avaa asiakastiedot ja tiedostot. Operaattori kirjaa manuaalisesti keskustelun yksityiskohdat asiakastietoihin ja kirjaa tietyt numerot sovittuun kuvaukseen. Tämä antaa operaattorille mahdollisuuden ylläpitää selkeää historiaa muutoksesta ennen kuin taloudellisia asiakirjoja muutetaan.
Järjestelmänvalvoja avaa olemassa olevan tarjouksen alustalla muuttaakseen vierasmäärää ja siihen liittyviä palvelutietoja. Muokkaamalla tarjouksen kohteita vastaamaan uutta vierasmäärää operaattori päivittää projektin laajuuden. Tämä muutos pitää projektitiedostot linjassa asiakkaan uusien vaatimusten kanssa ja valmistelee dokumentaation seuraavaa asiakasarviointivaihetta varten.
Kun ehdotusta on päivitetty, operaattori jakaa tarkistetun asiakirjan asiakasportaalin kautta. Järjestelmänvalvoja ajoittaa asiakkaalle tehtävän uusien ehtojen tarkistamiseksi. Asiakas tarkastelee päivitettyjä tiedostoja portaalissa, hyväksyy ja allekirjoittaa sitten uudistetun ehdotuksen vahvistaakseen vierasmäärän ennen laskutuksen muutoksia.
Asiakkaan vahvistuksen jälkeen järjestelmänvalvoja päivittää projektin aikataulu- ja tehtävälistat. Operaattori säätää manuaalisesti henkilöstösuhteisiin ja vuokrattaviin laitteisiin liittyviä tehtäviä lyhyen esittelyn uudessa vierasmäärässä. Tämä auttaa tiimiä koordinoimaan tapahtuman valmistelua päivitettyjen mittareiden mukaisesti.
Viimeinen vaihe muuntaa hyväksytyn ehdotuksen muutetuksi laskuksi, joten sen rivit heijastavat säädettyä vierasmäärää ja päivitettyjä projektitiedostoja. Asiakas maksaa verkossa kortilla, mikä päättää työnkulun vierasmäärän muutosten hallitsemiseksi järjestelmässä.
Tuotevalikoima
Arvosteltu App Storessa
Tuntuu vihdoin rauhalliseltaHyppäsin kolmen tai neljän kaikkiyhdessä-työkalun välillä ja päädyin aina välilehtien sekamelskaan. Tämä on ensimmäinen, joka tuntuu rauhalliselta. Sain asiakasprojektini pystyyn kymmenessä minuutissa.
Kivuton tiimin käyttöönottoOtimme sen käyttöön kahdeksan hengen tiimissämme, ja käyttöönotto oli vaivatonta – intuitiivista ja hiottua. Haluaisin lisää integraatioita, mutta he jatkavat uusien ominaisuuksien julkaisua.
Tunteja takaisin joka viikkoPainiskelin erillisten työkalujen kanssa muistiinpanoille, tehtäville, dokumenteille ja päivityksille. Yhdistäminen yhteen paikkaan on aidosti säästänyt minulle tunteja joka viikko. Tuki on myös reagoivaa.
Aloita
UKK
Säilytä keittiön tuotanto, allergeenitiedot ja elintarviketurvallisuuden hallinta keittiönhallintajärjestelmässäsi. Workspace369 hoitaa jokaisen tapahtuman asiakaspuolen: asiakastiedot, tarjoukset, aikataulutus, tehtävät ja laskut. Välitä lopulliset vierasmäärät ja menu-tiedot keittiöjärjestelmään käsin tai Specialist-järjestelmän kautta webhooksien ja API:n avulla.
Kyllä, asiakkaat voivat tarkastella tarkistettuja ehdotuksia ja projektitiedostoja asiakasportaalin kautta. Tämä antaa tiimille mahdollisuuden jakaa päivitettyjä asiakirjoja ja pitää selkeitä keskusteluja muutoksista. Asiakas vahvistaa hyväksymällä tarkistetun ehdotuksen, ja operaattori tarkistaa, että se vastaa lyhyessä kuvauksessa olevaa vierasmäärää.
Kun vierasmäärää tarkistetaan, ylläpitäjä päivittää tehtävät ja aikataulutuksen projektin sisällä. Operaattori tarkistaa uuden tiedon kuvauksesta ja asettaa henkilöstömäärät ja vuokramäärät yksittäisiin tehtäviin vastaamaan oikeaa laajuutta.
Kyllä. Workspace369 antaa sinun luoda ja hallita laskuja samassa projektitiedostossa kuin tarjouksesi. Kun vierasmäärä muuttuu, järjestelmänvalvoja päivittää tarjouksen ja muuntaa sen muutetuksi laskuksi, jotta asiakasrekisterit ja talousasiakirjat heijastavat samoja lukuja.
Valmis, kun sinäkin
Aloita tarvitsemillasi moduuleilla tänään, ota sitten käyttöön tekoäly, automaatiot, kirjanpito, varasto, pyynnöt ja raportointi toiminnan kasvaessa.
