CRM juhla- ja tapahtumavuokrausyrityksille
Juhla- ja tapahtumavuokrausoperaatiot tarvitsevat yhden tietueen asiakasviestintään, tarjouksiin ja projektikoordinaatioon. Kun vuokraustilaukset muuttuvat hyväksymisen jälkeen, järjestelmänvalvojien on manuaalisesti muokattava dokumentaatiota. Workspace369 pyörittää asiakastietoja, tarjouksia, projekteja ja laskuja yhdessä järjestelmässä, joten hyväksytty tilaus ja kaikki sen muutokset pysyvät yhdessä. Specialist-tasolta varastonseuranta ja varastotapahtumat kattavat myös vuokrattavan varastosi.
Keskeiset tosiasiat
Workspace369:n CRM juhla- ja tapahtumavuokrausyrityksille kattaa 9 aluetta, mukaan lukien asiakastiedot, tarjoukset, projektit ja tehtävät.
Työnkulku etenee 5 vaiheessa, "alkuperäisestä asiakkaan vastaanotosta" "asiakkaan vahvistamiseen ja viimeistelyyn".
Workspace369 alkaa 29 dollarista/kk 1 käyttäjälle, ja Commander-paketti sisältää 20 käyttäjää, 500 Gt tallennustilaa ja 120 000 AI-tokenia kuukaudessa 299 dollarilla/kk.
Lisäpaikat maksavat 10 dollaria kappaleelta ja 100 Gt lisätallennustilaa maksaa 15 dollaria; täydelliset hinnat ovat julkisesti saatavilla osoitteessa Workspace369 hinnoittelusivu.
Ongelma
Kun asiakas muuttaa teltta- tai istumapaikkamääräänsä allekirjoittamisen jälkeen, hallintotiimi unohtaa usein päivittää päärekisterin. Ilman manuaalista puuttumista tiedostojen ja laskujen päivittämiseksi toimistotyöntekijät laskuttavat vanhan summan. Workspace369 pitää asiakastiedot, tarjoukset ja laskut yhdessä työtilassa ja muuntaa tarkistetun tarjouksen päivitetyksi laskuksi.
Tapahtumasuunnittelijat lähettävät laitepäivityksiä tekstiviesteillä, sähköposteilla ja puheluilla. Jos näitä keskusteluja ei dokumentoida yhteen hallinnolliseen ketjuun, varaston henkilökunta pakkaa väärät tavarat. Workspace369 linkittää keskustelut ja tiedostot suoraan asiakastietueeseen, joten tiimi tarkistaa viimeisimmät pyynnöt ennen projektitehtävien muokkaamista.
Laiteluettelon muuttaminen vaatii lopullisen laskun manuaalista uudelleenlaskentaa. Jos laskutushenkilöstö päivittää tarjouksen, mutta ei onnistu luomaan päivitettyä laskua, yritys menettää tuloja tai veloittaa asiakkaalta liikaa. Workspace369 antaa ylläpitäjille mahdollisuuden antaa päivitettyjä laskuja, vastaanottaa talletuksia ja jakaa maksuja sekä nähdä, mitä on vielä maksamatta, mikä estää laskutusvirheet tapahtumavuokraustilauksen muuttumisen jälkeen.
Vuokraustoimitukset vaativat tiukkaa ajoituksen koordinointia tapahtumapaikkojen johtajien kanssa. Kun tilaus muuttuu, toimitusikkunat usein siirtyvät, mikä aiheuttaa aikatauluristiriitoja kuljetusajoneuvoille. Workspace369 sisältää tiimikalenterin ja tehtävät, jotta ylläpitäjät voivat suunnitella toimituspäivät ja määrittää tarkistustehtäviä henkilöstölle, samalla kun reititys pysyy kalustotyökalussasi.
Tuote
Asiakkaat seuraavat edistymistä, tiedostoja ja laskuja brändätyssä portaalissa sen sijaan, että kyselisivät tiimiltäsi päivityksiä.
Sähköpostit, tekstiviestit, puhelut ja ääniviestit laskeutuvat asiakastietueen viereen – tekoälytiivistelmien avulla, joten kuka tahansa tiimistä voi vastata täydessä kontekstissa.
Tehtävät, tiedostot ja tila jokaiselle sitoumukselle – näkyvissä tiimille ja asiakasportaalin kautta asiakkaalle.
Lähetä tarjouksia, laskuta virstanpylväitä tai palkkioita ja anna automaattisten muistutusten jahdata kaikkea avointa.
Työnkulku
Työnkulku alkaa, kun tapahtumasuunnittelija pyytää tarjousta teltoista, pöydistä tai lavasteista. Järjestelmänvalvoja luo uuden merkinnän asiakastietoihin ja kirjaa alkuperäiset toimitilojen tiedot. Henkilökunta käyttää keskusteluominaisuutta selventääkseen toimitusosoitteita ja aikarajoituksia varmistaen, että kaikki perustavanlaatuiset projektimuistiinpanot säilyvät ennen virallisten hinnoitteludokumenttien luomista.
Järjestelmänvalvoja laatii yksityiskohtaisen tarjouksen, jossa luetellaan pyydetyt vuokrattavat tuotteet ja niihin liittyvät palvelumaksut. Asiakas vastaanottaa sen asiakasportaalin kautta ja julkisen hyväksyntä- ja sähköisen allekirjoituslinkin. Asiakas voi tarkastella eriteltyä erittelyä ja kommunikoida tarvittavat muutokset suoraan portaalin kautta, mikä mahdollistaa tiimin pitää selkeän kirjan hyväksyntää edeltävistä neuvotteluista.
Kun tapahtumavuokrauksen tilaus muuttaa laiteluetteloaan tarjouksen hyväksymisen jälkeen, tiimi päivittää tilauksen yhdessä paikassa. Järjestelmänvalvoja tarkistaa asiakkaan pyynnön keskustelulokista, muokkaa projektitiedostossa lueteltuja kohteita ja päivittää tehtävät. Henkilökunnan jäsen vahvistaa sitten varastotiimin kanssa, että tuotteet ovat saatavilla.
Laitteiston muutoksen jälkeen ylläpitäjä päivittää vastaavan laskun heijastamaan uusia vuokrasummia. Ylläpitäjä säätää sitten aikataulukalenteria vastaamaan mahdollisia toimitus- tai asennusaikojen muutoksia, jotka johtuvat muutetusta laitelistasta. Henkilökunta käyttää tehtäviä varmistaakseen, että laskutuksen virstanpylväät vastaavat tarkistettuja tapahtumaparametreja.
Järjestelmänvalvoja lataa uudistetut projektidokumentaatiot ja päivitetyt laskut asiakasportaaliin. Järjestelmänvalvoja lähettää viestin, jossa pyydetään asiakasta kirjautumaan sisään ja vahvistamaan muutokset. Kun asiakas vahvistaa tiedot keskustelujen kautta, henkilökunta merkitsee valmistelutehtävät valmiiksi, valmistellen projektin varaston suoritusta varten.
Tuotevalikoima
Arvosteltu App Storessa
Tuntuu vihdoin rauhalliseltaHyppäsin kolmen tai neljän kaikkiyhdessä-työkalun välillä ja päädyin aina välilehtien sekamelskaan. Tämä on ensimmäinen, joka tuntuu rauhalliselta. Sain asiakasprojektini pystyyn kymmenessä minuutissa.
Kivuton tiimin käyttöönottoOtimme sen käyttöön kahdeksan hengen tiimissämme, ja käyttöönotto oli vaivatonta – intuitiivista ja hiottua. Haluaisin lisää integraatioita, mutta he jatkavat uusien ominaisuuksien julkaisua.
Tunteja takaisin joka viikkoPainiskelin erillisten työkalujen kanssa muistiinpanoille, tehtäville, dokumenteille ja päivityksille. Yhdistäminen yhteen paikkaan on aidosti säästänyt minulle tunteja joka viikko. Tuki on myös reagoivaa.
Aloita
UKK
Workspace369 sisältää varastonseurannan, varastotapahtumat ja vähävarastohälytykset Specialististä. Määritä todelliset tuoteyksikkösi ja testaa allokointia ja tapahtumia esimerkkivarastolla; yhdistä varasto tai myymälä webhookien ja API:n kautta.
Päivitä tarjous, muunna se tarkistetuksi laskuksi ja säädä projektitehtäviä, kaikki samalla asiakastiedolla. Työnkulun automaatiot voivat ilmoittaa vastuullisille henkilöille, ja Specialististä varastonhallinta kirjaa varaston muutoksen. Testaa muutettua vuokraustilausta esimerkkidatoilla ennen käyttöönottoa.
Kyllä. Asiakkaat voivat käyttää asiakasportaalia tarkastellakseen asiakastietueitaan, hyväksyttyjä tarjouksia ja päivitettyjä laskuja. Kun tilaus muuttuu, järjestelmänvalvoja jakaa muutetut tiedostot ja lähettää asiakkaalle viestin tarkasteltavaksi portaalissa.
Säilytä reittisuunnittelu ja ajoneuvojen huolto kalustotyökalussasi. Workspace369 hoitaa toimituspäivät, tehtävät ja projektiaikataulun, seuraa vuokrakalustoa Specialististä ja samasta suunnitelmasta yhdistyy kalustotyökaluusi webhookien ja API:n kautta.
Valmis, kun sinäkin
Aloita tarvitsemillasi moduuleilla tänään, ota sitten käyttöön tekoäly, automaatiot, kirjanpito, varasto, pyynnöt ja raportointi toiminnan kasvaessa.
