CRM lyhytaikaisten vuokrausten hallinnoijille
Lyhytaikaisten vuokrausten hallinnoijat kamppailevat usein kiinteistöjen hankinnan liiketoiminnan puolen hallinnan kanssa samalla kun he hoitavat vierastoimintoja. Workspace369 hoitaa liiketoimintasuhteen hallinnoijan ja kiinteistönomistajan välillä. Jäsenneltyjen asiakastietojen ja tarjousten avulla voit siirtää liidin hallittavaksi kiinteistöksi. Kiinteistön käyttöönotto tehtävät, omistajapuhelut ja kuukausittaiset hallinnointilaskut hoidetaan sitten yhdessä työtilassa.
Keskeiset tosiasiat
Workspace369:n CRM lyhytaikaisten vuokrausten hallinnoijille kattaa 9 aluetta, mukaan lukien asiakastiedot, tarjoukset, projektit ja tehtävät.
Työnkulku etenee 5 vaiheessa, "omistajan kyselyn kirjaamisesta" "kuukausittaisten hallintolaskujen lähettämiseen".
Workspace369 alkaa 29 dollarista/kk 1 käyttäjälle, ja Commander-paketti sisältää 20 käyttäjää, 500 Gt tallennustilaa ja 120 000 AI-tokenia kuukaudessa 299 dollarilla/kk.
Lisäpaikat maksavat 10 dollaria kappaleelta ja 100 Gt lisätallennustilaa maksaa 15 dollaria; täydelliset hinnat ovat julkisesti saatavilla osoitteessa Workspace369 hinnoittelusivu.
Ongelma
Kiinteistötiedot ja omistajan yhteystiedot ovat usein hajallaan eri sähköpostiketjuissa ja tekstiviesteissä. Ilman jäsenneltyä asiakastietoa johtajat menettävät tiettyjen omistajan mieltymysten tai kiinteistön käyttöohjeiden seurannan. Tämä johtaa hallinnollisiin virheisiin hallintasopimuksia laadittaessa. Näiden tietojen tallentaminen erilliseen tietoon mahdollistaa ammatillisen suhteen ylläpitämiseen tarvittavien olennaisten faktojen paremman organisoinnin.
Uudet kiinteistöt jäävät usein tyhjiksi, koska sähkö-, vesi- ja lämpösiirtoja, perusteellista puhdistusta ja valokuvaustehtäviä ei seurata järjestelmällisesti. Kun perehdytyksestä puuttuu selkeä projektirakenne, määräajat jäävät väliin ja kiinteistö pysyy listaamattomana tarvetta pidempään. Luomalla jokaiselle uudelle vuokrakiinteistölle oman projektin, johtajat voivat määrittää tehtäviä ja seurata edistymistä varmistaakseen valmiuden vieraille aikataulussa.
Potentiaalisten omistajien menettäminen on yleinen riski, kun hallintatarjousten laatiminen ja toimittaminen kestää liian kauan. Jos omistajan on odotettava päiviä palvelusopimusta, hän saattaa valita kilpailijan, joka vastaa nopeammin. Jäsennellyn tarjoustyökalun avulla johtajat voivat nopeasti hahmotella palkkarakenteet ja palvelut, tarjoten ammattimaisen kokemuksen, joka rohkaisee omistajia sitouttamaan kiinteistönsä hallintaportfoliosi.
Hallinnointipalkkioiden ja omistajien kotiutusten manuaalinen seuranta voi johtaa merkittäviin kirjanpitovirheisiin ja turhautuneisiin asiakkaisiin. Ilman selkeää laskutietuetta on vaikea todistaa palvelujesi arvoa tai varmistaa oikea-aikaista maksua. Laskujen luominen suoraan asiakastiedoista tarjoaa selkeän jäljen sekä johtajalle että omistajalle, vähentäen kiistoja ja tehden kuukausittaisesta taloudellisesta täsmäytyksestä paljon yksinkertaisempaa.
Tuote
Asiakkaat seuraavat edistymistä, tiedostoja ja laskuja brändätyssä portaalissa sen sijaan, että kyselisivät tiimiltäsi päivityksiä.
Sähköpostit, tekstiviestit, puhelut ja ääniviestit laskeutuvat asiakastietueen viereen – tekoälytiivistelmien avulla, joten kuka tahansa tiimistä voi vastata täydessä kontekstissa.
Tehtävät, tiedostot ja tila jokaiselle sitoumukselle – näkyvissä tiimille ja asiakasportaalin kautta asiakkaalle.
Lähetä tarjouksia, laskuta virstanpylväitä tai palkkioita ja anna automaattisten muistutusten jahdata kaikkea avointa.
Työnkulku
Aloita luomalla yksityiskohtainen asiakastieto kiinteistön omistajalle. Tämän tiedon tulee sisältää kiinteistön tarkka osoite, yksiköiden määrä ja mahdolliset ainutlaatuiset kiinteistön ominaisuudet. Sen sijaan, että luottaisit muistiin, kirjaa nämä tiedot briiffiin varmistaaksesi, että jokaisella tiimin jäsenellä on pääsy samoihin tietoihin. Tämä vaihe luo perustan kaikelle tulevalle työlle varmistaen, että kiinteistö tunnistetaan oikein kaikissa hallintotarjouksissa ja laskuissa.
Käytä tarjousominaisuutta hahmotellaksesi hallinnointipalkkiorakenteesi, siivousmaksusi ja huoltovelvollisuutesi. Esittämällä nämä ehdot selkeästi digitaalisessa tarjouksessa annat omistajalle ammattimaisen asiakirjan tarkistettavaksi, hyväksyttäväksi ja sähköisesti allekirjoitettavaksi. Tämä korvaa epäviralliset sähköpostisopimukset ja varmistaa, että molemmilla osapuolilla on yhteinen ymmärrys hallinnointiehdoista. Voit myös sisällyttää erityistiedostoja, kuten vakuutusvaatimuksia, tarjotaksesi kattavan yleiskatsauksen kumppanuudesta.
Kun ehdotus on hyväksytty, luo erillinen projekti kiinteistön valmiustehtävien seuraamiseksi. Tämän projektin tulee sisältää tehtäviä liittyen sähkö- ja vesiliitäntöjen asennukseen, älylukkojen asentamiseen ja ammattimaiseen valokuvaukseen. Näiden tehtävien määrääminen tiimin jäsenille varmistaa vastuullisuuden ja tarjoaa selkeän aikataulun sille, milloin kiinteistö on valmis vieraita varten. Tämä jäsennelty lähestymistapa estää pienten mutta kriittisten yksityiskohtien unohtumisen kiireisen siirtymäkauden aikana omistajien välillä.
Käytä aikataulutyökalua koordinoidaksesi lopputarkastuksia ja katselmuksia kiinteistönomistajan kanssa. Tämä antaa sinulle mahdollisuuden varmistaa, että kaikki perehdytystehtävät on suoritettu standardiesi mukaisesti. Jakamalla aikataulun pidät omistajan ajan tasalla edistymisestäsi ilman jatkuvia puhelupäivityksiä. Näiden tarkastusten tulosten kirjaaminen projektitiedostoihin tarjoaa historialliset tiedot kiinteistön kunnosta hallintasi alkaessa.
Luo ja lähetä kuukausittaiset laskut hallintapalveluistasi alkuperäisen ehdotuksen mukaisilla hinnoilla. Tämä pitää taloudellisen suhteen läpinäkyvänä ja ammattimaisena. Linkittämällä laskut omistajan asiakastietoihin voit helposti seurata maksuhistoriaa ja tunnistaa mahdolliset avoimet maksut. Tämä järjestelmällinen laskutusprosessi auttaa seuraamaan yrityksen kassavirtaa ja tarjoaa samalla kiinteistönomistajalle selkeät asiakirjat heidän omia verotietojaan varten.
Tuotevalikoima
Arvosteltu App Storessa
Tuntuu vihdoin rauhalliseltaHyppäsin kolmen tai neljän kaikkiyhdessä-työkalun välillä ja päädyin aina välilehtien sekamelskaan. Tämä on ensimmäinen, joka tuntuu rauhalliselta. Sain asiakasprojektini pystyyn kymmenessä minuutissa.
Kivuton tiimin käyttöönottoOtimme sen käyttöön kahdeksan hengen tiimissämme, ja käyttöönotto oli vaivatonta – intuitiivista ja hiottua. Haluaisin lisää integraatioita, mutta he jatkavat uusien ominaisuuksien julkaisua.
Tunteja takaisin joka viikkoPainiskelin erillisten työkalujen kanssa muistiinpanoille, tehtäville, dokumenteille ja päivityksille. Yhdistäminen yhteen paikkaan on aidosti säästänyt minulle tunteja joka viikko. Tuki on myös reagoivaa.
Aloita
UKK
Workspace369 yhdistyy muihin järjestelmiin webhookien ja Specialistin API:n kautta. Määritä tarvitsemasi tapahtumat ja kentät, aseta käyttöoikeudet ja testaa virheiden käsittelyä esimerkkirekistereillä ennen kuin luotat synkronointiin.
Säilytä vieraan sisäänkirjaukset, pääsykoodit ja vierasviestit varausohjelmistossasi. Workspace369 järjestää vuoronvaihdon ja siivouksen projektien ja tehtävien muodossa tiimillesi ja hoitaa kiinteistönomistajan kanssa tehtävää suhdetta varmistaen, että kiinteistö on valmis vieraskäyttöön.
Voit luoda ja lähettää laskuja hallinnointipalkkioista suoraan asiakastiedosta kiinteistönomistajalle. Tämä mahdollistaa ammattimaisen laskutushistorian ylläpitämisen. Omistajat voivat maksaa verkossa kortilla Stripe-palvelun kautta, ja jokainen maksu on selkeä kirjaus palveluistasi veloitetuista maksuista.
Specialist-ohjelmassa voit liittää ja järjestää kiinteistötiedostoja, mukaan lukien ammattivalokuvia ja pohjapiirroksia, tiettyyn projektiin tai asiakasrekisteriin. Tämä varmistaa, että kaikki markkinointimateriaalit ja kiinteistöasiakirjat ovat tiimisi helposti saatavilla perehdytysprosessin aikana ja tulevaa käyttöä varten kiinteistön hallintahistoriassa.
Valmis, kun sinäkin
Aloita tarvitsemillasi moduuleilla tänään, ota sitten käyttöön tekoäly, automaatiot, kirjanpito, varasto, pyynnöt ja raportointi toiminnan kasvaessa.
