Näin liikut Workspace369:ssä: koko sovelluksen esittely

Tervetuloa Workspace369:ään. Tässä videossa esittelen sinulle sovelluksen jokaisen osan, jotta tiedät, mistä kaikki löytyy.

Kun kirjaudut sisään, aloitat hallintapaneelista. Alkuvaiheessa tämä yläreunan kortti auttaa sinua määrittämään työtilasi tai siirtymään suoraan uuteen laskuun, asiakkaaseen tai tehtävään. Sen alla nämä kolme korttia näyttävät, mikä vaatii huomiotasi tänään: erääntyvät tehtävät, tämän päivän tapahtumat ja tulevat muistutuksesi. Niiden alla on liikevaihtosi. Vaihda aikajaksoa näillä painikkeilla. Valitsen ajanjaksoksi vuoden alusta. Kun vierität alaspäin, näet yleiskatsauksen tästä päivästä, kulusi luokittain, mitkä laskut ovat erääntyneet ja paljonko aikaa olet kirjannut mutta et ole vielä laskuttanut. Palataan yläreunaan: kello näyttää ilmoituksesi. Esimerkiksi silloin, kun asiakas avaa tarjouksen tai maksaa laskun. Ja kun haluat lisätä jotain nopeasti, napsauta Uusi-painiketta. Voit luoda tehtävän, tapahtuman, muistiinpanon tai muistutuksen.

Käydään nyt läpi vasemman reunan valikko osio kerrallaan. Ensin AI AutoPilot. Tänään-välilehdellä Workspace AI voi lajitella puolestasi uudet sähköpostisi, tekstiviestisi ja pyyntösi, ja nämä kytkimet määräävät, mitä se tekee. Keskustelu-välilehdellä voit kysyä Workspace AI:lta yrityksestäsi. Tässä pyysin sitä suunnittelemaan päiväni, ja se listasi, mikä on myöhässä ja mitä kannattaa tehdä ensin.

Seuraavana on Asiakkaat-sivu, asiakasluettelosi. Näet jokaisen asiakkaan vaiheen, milloin häneen pitää seuraavaksi olla yhteydessä ja mistä hän tuli. Napsauta asiakasta, niin hänen tietonsa näkyvät sivupaneelissa. Lisää uusi asiakas napsauttamalla Lisää asiakas -painiketta. Pyynnöt-sivulle tulevat verkkosivustosi lomakkeiden kautta lähetetyt yhteydenotot. Uudet odottavat täällä vastausta. Kaikki-välilehdellä näet jokaisen pyynnön, mistä se tuli ja tuliko siitä asiakas.

Työ-kohdassa Projektit-sivulla seuraat jokaista työtä: sen asiakasta, tilaa, prioriteettia ja eräpäivää. Kalenteri näyttää kaikki kuukauden tapaamisesi ja työsi. Napsauta jotakin niistä, niin näet tiedot, kuten ajan, paikan ja osallistujat. Tehtävät-sivu on tehtävätaulusi. Jokainen kortti on tehtävä, ja se siirtyy sarakkeesta toiseen työn edetessä. Avaa tehtävä napsauttamalla sitä, niin näet sen tilan, kenelle se on määritetty ja sen alatehtävät. Muistutukset-sivu pitää kirjaa asioista, joita et halua unohtaa, kuten yhteydenotosta asiakkaaseen. Napsauta muistutusta, niin näet, milloin se erääntyy ja kuka sen saa. Ajanseuranta-sivulla voit käynnistää ajastimen tai kirjata tuntisi ja nähdä, paljonko aikaa on valmiina laskutettavaksi.

Talous-kohdassa Ehdotukset-sivulla luot tarjouksia ja lähetät ne asiakkaille hyväksyttäviksi verkossa. Sopimukset-sivulla voit lähettää sopimuksia asiakkaiden allekirjoitettaviksi verkossa. Laskut-sivu näyttää kaiken, mitä olet laskuttanut, ja onko se maksettu, osittain maksettu vai erääntynyt. Kulut-sivulle kirjaat yrityksesi menot, kuten tarvikkeet ja polttoaineen. Kirjanpito antaa kokonaiskuvan: käytettävissä olevat rahavarasi, saatavasi, velkasi ja nettotuloksesi. Ja Tuoteluettelossa ovat myymäsi palvelut ja tuotteet hintoineen, joten voit lisätä niitä tarjouksiin ja laskuihin. Varasto-välilehti näyttää, paljonko varastoa sinulla on jäljellä.

Viestintä-kohdassa Saapuneet-näkymä kokoaa sähköpostisi, tekstiviestisi ja vastaajaviestisi yhteen paikkaan. Sähköpostit-sivu on täysi sähköpostilaatikko, jossa voit lukea, kirjoittaa ja lähettää sähköposteja. Mobiili-sivu on tekstiviestejäsi ja puheluitasi varten. Työnkulut hoitavat toistuvan työn puolestasi, esimerkiksi lähettävät muistutuksen, kun lasku on erääntynyt. Napsauta Uusi työnkulku -painiketta, niin voit aloittaa valmiista pohjasta ja nähdä jokaisen vaiheen, ennen kuin otat työnkulun käyttöön. Funnelit-sivulla voit rakentaa yksinkertaisia verkkosivuja, jotka muuttavat kävijät uusiksi liideiksi. Aloita pohjasta, kuten tästä yhteydenotto- ja varaussivusta, ja muuta mitä tahansa haluat.

Työkalut-kohdassa Muistiinpanot-sivulla kirjoitat muistiinpanoja ja säilytät niitä kansioissa, jotka voit jakaa tiimisi kanssa. Tiedostot-sivu tallentaa asiakirjasi ja valokuvasi ja liittää ne asiakkaisiin ja projekteihin. Avaa kansio, niin näet, mitä siinä on. Ja Tavat-sivu auttaa sinua rakentamaan hyviä päivittäisiä rutiineja ja näkemään, kuinka johdonmukainen olet ollut.

Jos etsit jotain, käytä hakua. Napsauta yläreunan hakupalkkia tai paina Command K. Ala kirjoittaa nimeä, niin näet kaikki hakua vastaavat asiakkaat, laskut ja tapaamiset. Avaa tulos napsauttamalla sitä. Tässä on Mayan asiakassivu, jossa ovat hänen laskunsa, tapaamisensa, projektinsa ja asiakirjansa, kaikki yhdessä paikassa.

Yrityksesi tiedot, tiimisi ja maksuasetuksesi löytyvät kaikki Asetuksista. Ja jos joskus tarvitset apua, valitse Tuki heti sen alapuolelta. Siinä oli Workspace369:n esittely. Seuraavassa videossa määritämme yrityksesi tiedot, jotta olet valmis lähettämään ensimmäisen tarjouksesi.