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CRM pour services de dessin et de CAO

CRM pour services de dessin et de CAO avec un flux de travail spécifique

Les bureaux d'études sont confrontés à des perturbations administratives lorsque les clients soumettent des dessins de référence révisés après le verrouillage du périmètre du projet. Workspace369 gère ces mises à jour via les dossiers clients, les propositions, les fichiers, les tâches et les factures dans un seul système. Chaque changement de périmètre est documenté, les fichiers mis à jour sont organisés et le travail de suivi est attribué et suivi par votre équipe.

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Clientla relation et le brief convenu
Travailtâches avec une personne responsable
Facturationfactures et contexte commercial
Dossier client Workspace369 montrant l'historique, les fichiers, la communication et les factures dans un seul profil

Faits clés

Le CRM pour services de dessin et de CAO de Workspace369 couvre 9 domaines, y compris les fiches clients, les propositions, les projets et les tâches.

Le workflow s'exécute en 5 étapes, de "l'enregistrement du dessin de référence révisé" à "la génération et l'envoi de la facture".

Workspace369 commence à 29 $/mois pour 1 siège, et le plan Commander inclut 20 sièges, 500 Go de stockage et 120 000 jetons IA par mois à 299 $/mois.

Les sièges supplémentaires coûtent 10 $ chacun et 100 Go de stockage supplémentaire coûtent 15 $ ; les prix complets sont publics sur le Page de tarifs Workspace369.

Le problème

Défis administratifs dans les flux de travail de dessin CAO

Révisions de dessins de référence non suivies

Lorsqu'un client envoie un dessin de référence révisé après l'approbation du périmètre, le nouveau fichier se perd souvent dans des fils d'e-mails chaotiques. Sans un emplacement structuré pour les dossiers clients et les fichiers, les opérateurs de conception continuent de travailler à partir de fichiers obsolètes. Ce manque de contrôle administratif crée une confusion quant à la version qui sert de base à la proposition actuelle, entraînant du gaspillage avant même que l'équipe de conception n'ouvre son logiciel de production CAO.

Dérive du périmètre sans propositions mises à jour

Les clients supposent souvent que des révisions mineures des dessins de référence structurels ou architecturaux n'ont pas d'impact sur la charge de travail de dessin. Si votre équipe met à jour les tâches sans créer de nouvelle proposition, vous effectuez un travail non facturé. Le suivi de ces modifications dans les enregistrements clients et l'émission de propositions mises à jour permettent de documenter les heures de CAO supplémentaires et de facturer correctement, évitant ainsi la perte de revenus due à des modifications de conception non documentées.

Conversations clients déconnectées

Les commentaires techniques et les demandes de modification administratives sont souvent dispersés sur plusieurs canaux de communication. Lorsque les conversations sur les dessins de référence révisés ne sont pas directement liées au projet ou à la tâche, le personnel administratif ne peut pas vérifier la portée convenue. Cette défaillance rend difficile la planification des ressources ou l'émission de factures précises basées sur les ajustements de conception réels demandés par le client.

Litiges de facturation concernant les redessins

Sans documentation claire sur la réception d'un dessin de référence révisé, les clients peuvent contester les factures pour des heures de dessin supplémentaires. Si le portail client ou les fichiers n'affichent pas le calendrier de soumission, il est difficile de prouver qu'un changement s'est produit après l'approbation de la proposition initiale. Le suivi administratif doit connecter les enregistrements clients, les fichiers et les factures pour résoudre clairement ces divergences de facturation.

Le produit

Découvrez l'espace de travail que vos clients ressentent.

01

Un portail que les clients consultent réellement

Les clients suivent les progrès, les fichiers et les factures dans un portail personnalisé au lieu de demander des mises à jour à votre équipe.

Dossier client Workspace369 montrant l'historique, les fichiers, la communication et les factures dans un seul profil
02

Tous les canaux dans une seule boîte de réception

Les e-mails, SMS, appels et messages vocaux atterrissent à côté du dossier client — avec des résumés IA, afin que toute personne de l'équipe puisse répondre avec le contexte complet.

Boîte de réception partagée Workspace369 montrant l'historique des e-mails, SMS et appels à côté d'un dossier client
03

Travaux clients, organisés en projets

Tâches, fichiers et statut pour chaque engagement — visibles par l'équipe et, via le portail client, par le client.

Tableau de projet Workspace369 montrant les travaux clients organisés en étapes avec les responsables et le statut
04

Des propositions aux factures payées

Envoyez des devis, facturez des étapes ou des contrats récurrents, et laissez des rappels automatisés relancer tout ce qui est en attente.

Éditeur de factures Workspace369 montrant les lignes d'articles, les conditions de paiement et les détails du client

Flux de travail

Flux de travail étape par étape pour les dessins révisés

01

Enregistrer le dessin de référence révisé

Lorsqu'un client envoie un dessin de référence révisé après approbation de la portée, un opérateur télécharge immédiatement le fichier dans les dossiers clients. Enregistrez dans le brief qu'un nouveau fichier de référence a été reçu. Cela garantit que le fichier client contient les dernières entrées du client, empêchant l'équipe de conception de s'appuyer sur des fichiers obsolètes avant la validation technique.

02

Émettre une proposition mise à jour

Examinez le dessin révisé par rapport à la portée du projet d'origine. Si les modifications nécessitent des heures de dessin supplémentaires, créez une nouvelle proposition dans Workspace369. Envoyez cette proposition au client pour approbation et signature électronique afin de documenter les ajustements. Cette étape permet d'éviter que le travail de dessin ne progresse sur le nouveau fichier de référence jusqu'à ce que le client examine les conditions mises à jour.

03

Ajuster les tâches et la planification du projet

Une fois que le client approuve la proposition mise à jour, mettez à jour les tâches et la planification du projet. Modifiez les tâches pour refléter les exigences de dessin révisées. Cela maintient le calendrier du projet précis, permettant aux opérateurs de voir la liste des tâches mise à jour et aidant la planification à refléter le temps supplémentaire nécessaire pour traiter le dessin de référence révisé.

04

Mener des conversations clients

Utilisez la fonction de conversations pour clarifier tous les détails concernant le dessin de référence révisé. Gardez toutes les communications liées au projet et aux fichiers. Cela permet de garder les questions sur les échéances, les ajustements de tâches ou les termes de la proposition entièrement documentées en un seul endroit, permettant à l'équipe de vérifier les accords sans avoir à rechercher dans les e-mails externes.

05

Générer et envoyer la facture

Une fois les tâches de rédaction terminées, générez la facture finale basée sur la proposition approuvée. Assurez-vous que la facture reflète les heures de rédaction supplémentaires causées par le dessin de référence révisé. Envoyez la facture via le portail client, permettant au client d'examiner les montants facturés aux côtés des propositions historiques et des fichiers associés au projet.

Couverture produit

Opérations clients pour les services de dessin et de CAO

  • Le dossier client reflète avec précision le téléchargement du fichier de dessin de référence révisé, et une entrée dans le brief détaille les modifications spécifiques apportées à la portée de la conception.
  • Une proposition mise à jour est générée et transmise avec succès via le portail client, permettant au client de consulter les conditions révisées et les coûts de rédaction supplémentaires avant que les tâches ne soient reprogrammées.
  • La facture finale correspond à la proposition mise à jour approuvée, intégrant les heures de rédaction documentées requises par le dessin de référence révisé, avec toutes les conversations pertinentes directement liées au projet.
Dossiers clients
Propositions
Projets et tâches
Fichiers
Conversations
Planification
Factures
Portail client
Automatisation des flux de travail

Approuvé sur l'App Store

Noté par les personnes qui gèrent leur travail client.

★★★★★
Enfin apaisant

J'ai jonglé entre trois ou quatre outils tout-en-un et je me retrouvais toujours avec un fouillis d'onglets. C'est le premier qui me semble apaisant. J'ai configuré mes projets clients en dix minutes.

Justin R. · Fondateur solo · Avis App Store
★★★★★
Déploiement d'équipe sans douleur

Nous l'avons déployé auprès de notre équipe de huit personnes et l'adoption a été sans douleur — intuitive et soignée. J'aimerais plus d'intégrations, mais ils continuent de livrer.

Samantha D. · Responsable des opérations · Avis App Store
★★★★★
Des heures gagnées chaque semaine

Je jonglais avec des outils séparés pour les notes, les tâches, les documents et les mises à jour. La consolidation en un seul endroit m'a vraiment fait gagner des heures chaque semaine. Le support est également réactif.

Alicia N. · Fondatrice d'agence · Avis App Store
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FAQ

Critères d'évaluation pour le flux de travail de dessin révisé

Comment le système gère-t-il le contrôle des dessins CAO et la validation technique ?

Conservez la production CAO, le contrôle des dessins et la validation technique dans votre logiciel CAO spécialisé. Workspace369 gère le travail client autour de chaque jeu de dessins : fiches clients, propositions, fichiers de projet, tâches, conversations et factures.

Pouvons-nous automatiser les mises à jour de tâches lorsqu'un client télécharge un dessin révisé ?

Les automatisations de flux de travail peuvent créer des tâches, envoyer des e-mails ou des SMS, émettre des rappels et notifier les membres de l'équipe à l'aide de déclencheurs, de conditions et d'attentes chronométrées pris en charge. Les automatisations par e-mail commencent au niveau Cadet et les étapes SMS au niveau Voyager ; les flux de travail rédigés par IA commencent au niveau Commander. Testez l'événement, le propriétaire et l'étape de révision requis avant d'activer le flux de travail. Les déclencheurs d'appel nécessitent un plan avec voix. Les exécutions de test simulées et les journaux d'exécution montrent exactement ce que le flux de travail fera avec un exemple de révision.

Comment suivre les modifications spécifiques apportées au dessin révisé ?

Enregistrez les détails spécifiques de la révision dans la description. Depuis Specialist, le contrôle de version des fichiers conserve chaque version du dessin dans le projet. Le dessinateur examine le fichier et note l'impact sur la portée, et les automatisations de flux de travail peuvent envoyer des notifications internes à l'équipe.

Les clients peuvent-ils signer des propositions directement dans le portail client ?

Oui. Workspace369 comprend des propositions avec un lien public d'approbation et de signature électronique, et à partir de Specialist, la collecte d'acompte à l'acceptation. Les clients peuvent accéder, consulter et signer les propositions directement via le portail client, ce qui met à jour le statut de la proposition dans vos dossiers.

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