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CRM pour Masterminds

CRM pour l'administration de Masterminds et la coordination de cohortes

Les opérateurs de mastermind rencontrent des frictions de coordination lorsque les outils de travail client s'emmêlent avec les plateformes de prestation communautaire. Workspace369 gère le côté commercial du mastermind en un seul endroit : dossiers clients, propositions, planification, messages clients et factures. Les gestionnaires gèrent les changements d'adhésion, suivent les dépôts et les paiements fractionnés, et y organisent les projets de cohorte, tandis que votre plateforme communautaire continue d'héberger les sessions en direct et le contenu des cours.

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Clientla relation et le brief convenu
Travailtâches avec une personne responsable
Facturationfactures et contexte commercial
Dossier client Workspace369 montrant l'historique, les fichiers, la communication et les factures dans un seul profil

Faits clés

Le CRM pour Masterminds de Workspace369 couvre 9 domaines, y compris les fiches clients, les propositions, les projets et les tâches.

Le workflow s'exécute en 5 étapes, de "la réception et l'enregistrement de la demande de cohorte" à "la confirmation via le portail client et les conversations".

Workspace369 commence à 29 $/mois pour 1 siège, et le plan Commander inclut 20 sièges, 500 Go de stockage et 120 000 jetons IA par mois à 299 $/mois.

Les sièges supplémentaires coûtent 10 $ chacun et 100 Go de stockage supplémentaire coûtent 15 $ ; les prix complets sont publics sur le Page de tarifs Workspace369.

Le problème

Friction opérationnelle dans la gestion des groupes de réflexion

Dossiers clients confus

Les enregistrements Mastermind sont souvent dispersés dans des systèmes distincts, ce qui crée de la confusion lors des mises à jour de cohortes. Lorsqu'un membre demande un changement de cohorte, les gestionnaires doivent consulter plusieurs fichiers pour vérifier le statut du paiement et la participation aux sessions précédentes. Sans un dossier client clair, votre équipe administrative passe un temps excessif à rechercher dans les journaux de conversation bruts et les fichiers de planification distincts juste pour trouver le placement actuel du membre dans la cohorte et son historique administratif avant le début d'une session facilitée.

Planification et tâches déconnectées

La coordination des dates de calendrier pour plusieurs groupes de mastermind crée des frictions administratives lorsque les tâches sont gérées isolément. Lorsqu'un changement de cohorte se produit, la mise à jour du calendrier nécessite d'ajuster manuellement les tâches associées et de vérifier l'accès aux fichiers pour le membre. Sans un lien clair entre la planification, les projets et les tâches administratives, les opérateurs risquent de manquer des étapes de préparation critiques, laissant les facilitateurs non préparés et les membres sans les bonnes invitations de calendrier pour leur nouveau groupe de mastermind.

Facturation et inadéquation des propositions

Des arrangements de paiement personnalisés ou des changements de cohorte en milieu de mandat peuvent entraîner des divergences entre les propositions actives et les factures émises. Si un membre change de groupe, ses conditions de facturation peuvent nécessiter un ajustement manuel ou une vérification par rapport au texte de la proposition d'origine. La gestion des factures séparément des fiches clients et des conversations rend difficile le suivi du paiement par un membre de son siège actuel avant qu'il ne participe à la prochaine session de mastermind facilitée.

Conversations administratives dispersées

Lorsque les demandes de déplacement de cohorte se font par SMS, e-mail ou plateformes communautaires, le contexte est facilement perdu. Le personnel administratif doit rechercher dans plusieurs canaux de communication pour trouver la demande formelle et la réponse du coordinateur. Conserver les conversations directement attachées au dossier client permet d'éviter ces lacunes de communication, afin que les notes administratives, les téléchargements de fichiers et les mises à jour de planification puissent être examinés par l'équipe gérant l'adhésion au mastermind.

Le produit

Découvrez l'espace de travail que vos clients ressentent.

01

Un portail que les clients consultent réellement

Les clients suivent les progrès, les fichiers et les factures dans un portail personnalisé au lieu de demander des mises à jour à votre équipe.

Dossier client Workspace369 montrant l'historique, les fichiers, la communication et les factures dans un seul profil
02

Tous les canaux dans une seule boîte de réception

Les e-mails, SMS, appels et messages vocaux atterrissent à côté du dossier client — avec des résumés IA, afin que toute personne de l'équipe puisse répondre avec le contexte complet.

Boîte de réception partagée Workspace369 montrant l'historique des e-mails, SMS et appels à côté d'un dossier client
03

Travaux clients, organisés en projets

Tâches, fichiers et statut pour chaque engagement — visibles par l'équipe et, via le portail client, par le client.

Tableau de projet Workspace369 montrant les travaux clients organisés en étapes avec les responsables et le statut
04

Des propositions aux factures payées

Envoyez des devis, facturez des étapes ou des contrats récurrents, et laissez des rappels automatisés relancer tout ce qui est en attente.

Éditeur de factures Workspace369 montrant les lignes d'articles, les conditions de paiement et les détails du client

Flux de travail

Un flux de travail clair pour les ajustements de cohortes Mastermind

01

Recevoir et enregistrer la demande de cohorte

Un coordinateur humain reçoit une demande de changement de cohorte d'un membre de mastermind. Le coordinateur ouvre les dossiers clients dans le système pour localiser le profil du membre et examine les conversations historiques. Au lieu de modifier immédiatement l'accès à la communauté en direct, le coordinateur note la demande directement dans le brief convenu, afin que l'équipe administrative puisse examiner la préférence déclarée du membre avant que des modifications de planification ne soient apportées.

02

Vérifier les termes de la proposition et les factures

Le coordinateur examine les propositions et les factures actives liées au dossier du membre. Il vérifie que les frais d'adhésion sont entièrement payés et que les termes de la proposition originale autorisent un transfert de cohorte. S'il existe une facture impayée, le coordinateur envoie un lien de paiement et un rappel depuis Workspace369, confirmant l'éligibilité financière avant de déplacer le membre vers un autre calendrier de groupe facilité.

03

Mettre à jour les tâches et les projets de cohorte

Le coordinateur ouvre le projet principal des opérations de mastermind et met à jour les tâches pertinentes pour la session à venir. Ils attribuent une tâche à un opérateur humain pour mettre à jour l'accès à la plateforme communautaire externe. En mettant à jour ces tâches au sein du projet, l'équipe établit une liste de contrôle claire pour guider l'opérateur pendant la période de transition de la cohorte.

04

Ajuster la planification et l'accès aux fichiers

L'opérateur met à jour les enregistrements de planification pour retirer le membre de l'ancien calendrier de cohorte et l'ajouter aux nouvelles dates de session. Ils examinent les fichiers joints au dossier client pour s'assurer que tout matériel de préparation ou résumé de session est prêt pour le nouveau groupe. Cette étape garantit que le membre reçoit les notifications de calendrier correctes pour la session facilitée à venir.

05

Confirmer via le portail client et les conversations

Le coordinateur envoie un message direct à l'aide de la fonction de conversations pour informer le membre du changement effectué. Il demande au membre de se connecter au portail client pour vérifier son calendrier mis à jour et accéder aux nouveaux fichiers de session. Cette vérification finale garantit que le membre est pleinement informé et correctement aligné avec sa nouvelle cohorte de mastermind avant que la session en direct n'ait lieu.

Couverture produit

Opérations clients pour masterminds

  • Le dossier client contient une note documentée dans le brief convenu détaillant la demande de changement de cohorte, garantissant que l'équipe administrative peut vérifier manuellement l'historique des demandes du membre.
  • Le calendrier de planification affiche le membre dans les nouvelles dates de session de cohorte, tandis que les anciennes dates de calendrier de cohorte n'affichent plus le profil du membre attaché.
  • Le journal des conversations et l'accès au portail client sont vérifiés par un opérateur humain, confirmant que le message de confirmation et les fichiers de session mis à jour sont visibles par le membre.
Dossiers clients
Propositions
Projets et tâches
Fichiers
Conversations
Planification
Factures
Portail client
Automatisation des flux de travail

Approuvé sur l'App Store

Noté par les personnes qui gèrent leur travail client.

★★★★★
Enfin apaisant

J'ai jonglé entre trois ou quatre outils tout-en-un et je me retrouvais toujours avec un fouillis d'onglets. C'est le premier qui me semble apaisant. J'ai configuré mes projets clients en dix minutes.

Justin R. · Fondateur solo · Avis App Store
★★★★★
Déploiement d'équipe sans douleur

Nous l'avons déployé auprès de notre équipe de huit personnes et l'adoption a été sans douleur — intuitive et soignée. J'aimerais plus d'intégrations, mais ils continuent de livrer.

Samantha D. · Responsable des opérations · Avis App Store
★★★★★
Des heures gagnées chaque semaine

Je jonglais avec des outils séparés pour les notes, les tâches, les documents et les mises à jour. La consolidation en un seul endroit m'a vraiment fait gagner des heures chaque semaine. Le support est également réactif.

Alicia N. · Fondatrice d'agence · Avis App Store
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FAQ

Critères d'évaluation et d'acceptation pour les opérations de mastermind

Comment Workspace369 fonctionne-t-il avec les autorisations dans mon application communautaire externe ?

Les autorisations de communauté restent dans votre application communautaire. Depuis Specialist, les webhooks Workspace369 et l'API peuvent y transmettre les changements d'adhésion, ou un opérateur met à jour l'accès depuis la tâche assignée dans Workspace369. Quoi qu'il en soit, chaque changement d'adhésion à un mastermind a un propriétaire et un enregistrement clairs.

Comment gérer les conditions de paiement personnalisées pour un membre de mastermind ?

Vous pouvez gérer des conditions de paiement personnalisées en créant des propositions et des factures spécifiques directement dans l'enregistrement client du membre. Un responsable peut examiner l'historique des conversations, ajuster la facture, accepter un acompte ou fractionner le paiement, et suivre l'état du paiement pour s'assurer que le membre respecte les conditions de votre mastermind.

Où devons-nous stocker le matériel de préparation des sessions de mastermind pour les membres ?

Vous pouvez télécharger le matériel de préparation de session dans la section fichiers de l'enregistrement client ou le lier dans une tâche de projet. Les membres peuvent ensuite consulter ces fichiers partagés via leur portail client, une fois qu'un opérateur a partagé les fichiers et vérifié les autorisations d'accès au portail.

Cette plateforme peut-elle suivre la participation à nos sessions vidéo de mastermind en direct ?

Oui. Après chaque réunion de mastermind facilitée, le facilitateur enregistre la présence dans le brief convenu ou la tâche de session spécifique, de sorte qu'elle se trouve sur le dossier du membre à côté de la planification, des conversations et de la facturation.

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