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CRM pour spas médicaux

CRM pour spas médicaux avec un flux de travail de suivi de consultation

Les exploitants de medispa ont besoin d'une séparation claire entre les tâches administratives et les données cliniques. Workspace369 gère le côté commercial de chaque relation client. Avec les dossiers clients, la planification des consultations, les propositions et les factures en un seul endroit, votre équipe coordonne chaque demande et suivi. Chaque étape, du premier message à la consultation payée, reste sur un seul dossier.

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Clientla relation et le brief convenu
Travailtâches avec une personne responsable
Facturationfactures et contexte commercial
Dossier client Workspace369 montrant l'historique, les fichiers, la communication et les factures dans un seul profil

Faits clés

Le CRM pour spas médicaux de Workspace369 couvre 9 domaines, y compris les fiches clients, les propositions, les projets et les tâches.

Le workflow se déroule en 5 étapes, de "enregistrement des demandes clients initiales" à "émission des factures de consultation".

Workspace369 commence à 29 $/mois pour 1 siège, et le plan Commander inclut 20 sièges, 500 Go de stockage et 120 000 jetons IA par mois à 299 $/mois.

Les sièges supplémentaires coûtent 10 $ chacun et 100 Go de stockage supplémentaire coûtent 15 $ ; les prix complets sont publics sur le Page de tarifs Workspace369.

Le problème

Friction administrative dans la gestion des clients de Med Spa

Dossiers de pré-consultation dispersés

Avant qu'un client ne s'assoie pour une évaluation clinique, il échange des détails administratifs concernant la disponibilité, les objectifs généraux et les questions de prix. Les spas médicaux égarrent souvent ces demandes initiales dans des systèmes non liés. Sans moyen structuré d'enregistrer les dossiers clients non médicaux et les conversations initiales, le personnel administratif peine à préparer des propositions précises ou à planifier des conversations ou des tâches de suivi, ce qui entraîne la perte de demandes avant même qu'une consultation formelle n'ait lieu.

Réservation et facturation déconnectées

Les équipes administratives planifient souvent des consultations dans un outil et émettent des factures via un autre programme entièrement distinct. Cette déconnexion nécessite une vérification manuelle pour vérifier si un client a payé son acompte de consultation avant de bloquer des créneaux dans le calendrier du personnel. Lorsque la planification et les factures fonctionnent isolément, le personnel administratif passe des heures à rapprocher les enregistrements, ce qui entraîne des conflits de réservation et des retards de suivi pour les demandes non cliniques.

Coordination de suivi non structurée

Après une première demande, le personnel de la med spa doit exécuter des tâches administratives spécifiques telles que l'envoi de propositions de prix et le suivi des réponses des clients. Lorsque ces tâches sont gérées par des notes papier ou des feuilles de calcul génériques, la responsabilité disparaît. Le personnel ne peut pas facilement voir qui a besoin d'une conversation de suivi ou quels fichiers ont été envoyés, ce qui entraîne des retards qui transforment les prospects administratifs intéressés en opportunités commerciales perdues en raison d'un manque de coordination.

Confusion entre les limites administratives et cliniques

Mélanger la gestion client non clinique avec la documentation clinique crée une confusion opérationnelle pour le personnel de réception. Lorsque les fichiers administratifs, la planification et la facturation sont forcés dans un système clinique rigide, les opérations commerciales de base ralentissent. Le personnel a besoin d'un espace de travail commercial pour les dossiers clients, les propositions et la planification afin de gérer le pipeline commercial efficacement sans toucher aux dossiers médicaux sensibles ou aux détails de planification des traitements.

Le produit

Découvrez l'espace de travail que vos clients ressentent.

01

Un portail que les clients consultent réellement

Les clients suivent les progrès, les fichiers et les factures dans un portail personnalisé au lieu de demander des mises à jour à votre équipe.

Dossier client Workspace369 montrant l'historique, les fichiers, la communication et les factures dans un seul profil
02

Tous les canaux dans une seule boîte de réception

Les e-mails, SMS, appels et messages vocaux atterrissent à côté du dossier client — avec des résumés IA, afin que toute personne de l'équipe puisse répondre avec le contexte complet.

Boîte de réception partagée Workspace369 montrant l'historique des e-mails, SMS et appels à côté d'un dossier client
03

Travaux clients, organisés en projets

Tâches, fichiers et statut pour chaque engagement — visibles par l'équipe et, via le portail client, par le client.

Tableau de projet Workspace369 montrant les travaux clients organisés en étapes avec les responsables et le statut
04

Des propositions aux factures payées

Envoyez des devis, facturez des étapes ou des contrats récurrents, et laissez des rappels automatisés relancer tout ce qui est en attente.

Éditeur de factures Workspace369 montrant les lignes d'articles, les conditions de paiement et les détails du client

Flux de travail

Le flux de travail de suivi de consultation de la clinique esthétique

01

Enregistrement des demandes clients initiales

Le workflow commence lorsqu'un prospect demande des informations sur les options esthétiques. Le personnel crée des dossiers clients non cliniques pour capturer les informations de contact de base et les préférences générales. Le personnel peut enregistrer les conversations initiales directement dans le bref, garantissant que l'équipe d'accueil a une visibilité immédiate sur l'historique du client dès le premier message.

02

Planification des consultations

Le personnel utilise la capacité de planification pour réserver une consultation initiale non clinique. Cette réunion se concentre uniquement sur la discussion des options générales de programmes, des calendriers et des politiques opérationnelles. Le personnel peut coordonner la disponibilité du calendrier des conseillers administratifs au sein du système, permettant à l'équipe de confirmer l'heure du rendez-vous et de joindre les fichiers d'informations générales pertinents que le client doit examiner avant sa session.

03

Émission de propositions de consultation

Suite à la consultation initiale, le personnel génère des Propositions détaillant les coûts estimés, les délais et les options de forfait discutés. Ces propositions décrivent clairement les termes commerciaux. Le client peut examiner le document via le portail client, lui offrant une vue transparente de l'accord et de la structure tarifaire avant toute prise de rendez-vous clinique ou évaluation médicale.

04

Suivi des tâches de suivi

Une fois qu'une proposition est envoyée, le personnel peut créer des tâches spécifiques pour que l'équipe d'accueil surveille les délais de réponse. Le personnel met à jour les tâches au fur et à mesure que les conversations se poursuivent, s'assurant qu'aucun client n'est laissé sans suivi. Les fichiers contenant les politiques administratives standard sont partagés via le portail client, gardant toute la documentation non médicale organisée et accessible au personnel et au client.

05

Émission de factures de consultation

Lorsque le client accepte la proposition, le personnel génère et envoie les factures pour les frais de consultation. Les clients paient en ligne par carte via le portail, et le personnel voit le paiement effectué sur la facture. Cela complète l'intégration, laissant le client entièrement préparé pour son admission clinique dans votre logiciel médical.

Couverture produit

Opérations clients pour spas médicaux

  • Un seul membre du personnel doit pouvoir enregistrer un nouveau dossier client, planifier une consultation et émettre une proposition de forfait en moins de cinq minutes sans quitter le système.
  • Le portail client doit afficher avec succès les propositions envoyées et les factures non cliniques en attente à un utilisateur test, lui permettant de visualiser les documents sans aucune exposition aux systèmes de documentation clinique.
  • L'équipe d'accueil peut suivre et accomplir trois tâches de suivi consécutives, chaque conversation enregistrée se limitant aux détails commerciaux.
Dossiers clients
Propositions
Projets et tâches
Fichiers
Conversations
Planification
Factures
Portail client
Automatisation des flux de travail

Approuvé sur l'App Store

Noté par les personnes qui gèrent leur travail client.

★★★★★
Enfin apaisant

J'ai jonglé entre trois ou quatre outils tout-en-un et je me retrouvais toujours avec un fouillis d'onglets. C'est le premier qui me semble apaisant. J'ai configuré mes projets clients en dix minutes.

Justin R. · Fondateur solo · Avis App Store
★★★★★
Déploiement d'équipe sans douleur

Nous l'avons déployé auprès de notre équipe de huit personnes et l'adoption a été sans douleur — intuitive et soignée. J'aimerais plus d'intégrations, mais ils continuent de livrer.

Samantha D. · Responsable des opérations · Avis App Store
★★★★★
Des heures gagnées chaque semaine

Je jonglais avec des outils séparés pour les notes, les tâches, les documents et les mises à jour. La consolidation en un seul endroit m'a vraiment fait gagner des heures chaque semaine. Le support est également réactif.

Alicia N. · Fondatrice d'agence · Avis App Store
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FAQ

Critères d'évaluation du flux de travail de consultation

Pouvons-nous utiliser ce CRM pour stocker des dossiers médicaux ou des plans de traitement ?

Conservez la documentation clinique, la prescription, les plans de traitement et les antécédents médicaux sensibles dans votre logiciel dédié de dossier médical électronique. Workspace369 gère le côté commercial : dossiers clients, planification des consultations, propositions, conversations et factures.

Comment le portail client aide-t-il notre équipe administrative de med spa ?

Le portail client permet à vos clients de visualiser les propositions, de vérifier les heures de rendez-vous prévues, d'accéder aux fichiers de politique commerciale générale et de payer les factures de consultation. Cela réduit le volume d'appels au bureau d'accueil en offrant aux clients un moyen direct et en libre-service de gérer leurs interactions commerciales avec votre med spa.

Pouvons-nous suivre les conversations de vente avant qu'un client ne réserve un traitement ?

Oui. Vous pouvez enregistrer toutes les demandes initiales et les conversations non cliniques dans les enregistrements clients. Cela aide votre équipe à coordonner les tâches de suivi et à gérer efficacement les propositions. Les statuts et les tableaux Kanban montrent chaque demande ouverte en un coup d'œil ; les équipes qui souhaitent un pipeline de vente autonome peuvent également comparer Pipedrive.

Ce système peut-il attribuer automatiquement des tâches de suivi à des membres spécifiques du personnel ?

Les automatisations de flux de travail peuvent créer des tâches, envoyer des e-mails ou des SMS, émettre des rappels et notifier les membres de l'équipe à l'aide de déclencheurs, de conditions et d'attentes chronométrées pris en charge. Les automatisations par e-mail commencent au niveau Cadet et les étapes SMS au niveau Voyager ; les flux de travail rédigés par IA commencent au niveau Commander. Testez l'événement, le propriétaire et l'étape de révision requis avant d'activer le flux de travail. Les déclencheurs d'appel nécessitent un plan avec voix. Les exécutions de test simulées et les journaux d'exécution montrent exactement ce que le flux de travail fera avec un exemple de demande.

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