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CRM per agenzie di content marketing

CRM per agenzie di content marketing con gestione del flusso di lavoro editoriale

Le agenzie di content marketing richiedono un ambiente strutturato per gestire i record dei clienti, le proposte editoriali e le attività di progetto multi-fase. Workspace369 gestisce proposte, pianificazione per interviste, condivisione di file per bozze e fatturazione per i deliverable completati. Gestendo le operazioni dei clienti parallelamente agli strumenti di creazione di contenuti, le agenzie possono mantenere registrazioni chiare delle conversazioni con i clienti e delle tempistiche del progetto senza appesantire il processo creativo.

Inizia prova gratuita Parla con le vendite
Clientela relazione e il brief concordato
Lavoroattività con una persona responsabile
Fatturazionefatture e contesto commerciale
Scheda cliente Workspace369 che mostra cronologia, file, comunicazioni e fatture in un unico profilo

Fatti chiave

Il CRM per agenzie di content marketing di Workspace369 copre 9 aree, tra cui schede clienti, proposte, progetti e attività.

Il flusso di lavoro si svolge in 5 fasi, dalla "approvazione della proposta e del piano" alla "fatturazione finale e chiusura del progetto".

Workspace369 parte da $29/mese per 1 utente, e il piano Commander include 20 utenti, 500 GB di spazio di archiviazione e 120.000 token AI al mese a $299/mese.

Posti aggiuntivi costano $10 ciascuno e 100 GB di spazio di archiviazione aggiuntivo costano $15; i prezzi completi sono pubblici sulla Pagina prezzi Workspace369.

Il problema

Sfide comuni nelle operazioni sui contenuti

Tracciamento delle richieste di revisione

Quando i clienti richiedono interviste o revisioni aggiuntive dopo l'approvazione di un piano mensile, le agenzie spesso perdono di vista l'ambito originale. Registrare queste richieste nel brief aiuta il team a verificare che ogni modifica dell'attività sia documentata. Senza questo, la fatturazione per il lavoro extra può diventare difficile e le tempistiche del progetto possono slittare. Workspace369 fornisce una vista del progetto per tracciare queste modifiche rispetto alla proposta originale.

Cronologia frammentata del cliente

I dettagli delle proposte iniziali vengono spesso persi durante la fase di progetto quando gestiti su più app. Memorizzare file e conversazioni in un unico posto previene i silos di dati che portano a errori editoriali. I gestori account devono vedere la cronologia registrata dei record cliente per garantire che il contenuto prodotto sia in linea con la strategia a lungo termine concordata durante la pianificazione del kickoff iniziale.

Colli di Bottiglia nella Pianificazione

Coordinare interviste tra esperti di materia e scrittori è difficile senza strumenti di pianificazione. Perdere una singola chiamata può ritardare l'intero calendario editoriale di un mese. La gestione di questi appuntamenti all'interno del record del progetto mantiene il team informato sui progressi. Ciò previene l'attrito amministrativo che si verifica quando gli scrittori attendono materiale sorgente non ancora pianificato.

Cicli di fatturazione ritardati

La fatturazione per specifici contenuti richiede registrazioni accurate del completamento delle attività e della consegna dei file. I processi di fatturazione manuale spesso portano a errori, specialmente nella gestione di revisioni o interviste aggiuntive. Collegando le fatture direttamente allo stato del progetto e delle attività, le agenzie possono monitorare l'intero ambito di lavoro svolto ai fini della fatturazione. Ciò può ridurre il tempo impiegato per la riconciliazione dei fogli di calcolo alla fine di ogni mese.

Il prodotto

Vedi lo spazio di lavoro che i tuoi clienti percepiscono.

01

Un portale che i clienti controllano davvero

I clienti monitorano progressi, file e fatture in un portale personalizzato invece di chiedere aggiornamenti al tuo team.

Scheda cliente Workspace369 che mostra cronologia, file, comunicazioni e fatture in un unico profilo
02

Ogni canale in un'unica casella di posta

Email, SMS, chiamate e segreteria telefonica atterrano accanto alla scheda del cliente — con riepiloghi AI, così chiunque nel team può rispondere con il contesto completo.

Casella di posta condivisa Workspace369 che mostra cronologia email, SMS e chiamate accanto a una scheda cliente
03

Lavoro del cliente, organizzato per progetti

Attività, file e stato per ogni incarico — visibili al team e, tramite il portale clienti, al cliente.

Bacheca progetti Workspace369 che mostra il lavoro del cliente organizzato in fasi con proprietari e stato
04

Dalle proposte alle fatture pagate

Invia preventivi, fattura per traguardi o contratti di mantenimento, e lascia che i promemoria automatici inseguano tutto ciò che è in sospeso.

Editor fatture Workspace369 che mostra voci di riga, termini di pagamento e dettagli del cliente

Flusso di lavoro

Gestione del ciclo di vita editoriale

01

Approvazione Proposta e Piano

Crea una proposta dettagliata per il piano editoriale mensile, delineando il numero di articoli, interviste e cicli di revisione. Una volta che il cliente approva la proposta tramite il portale, il record funge da base per l'ambito del progetto. Ciò garantisce che sia l'agenzia che il cliente abbiano una comprensione reciproca dei deliverable prima che inizi qualsiasi lavoro creativo o la pianificazione delle interviste.

02

Inizializzazione di progetti e attività

Converti il piano editoriale approvato in una struttura di progetto. Assegna attività specifiche per la ricerca, le interviste con esperti di materia e la stesura. Utilizza le descrizioni delle attività per registrare nel brief eventuali requisiti specifici per ogni pezzo di contenuto. Ciò mantiene i dettagli del progetto organizzati in Workspace369, mentre la creazione e la pubblicazione di contenuti rimangono negli strumenti editoriali che il team di scrittura utilizza già.

03

Pianificazione di Interviste e Riunioni

Utilizza lo strumento di pianificazione per prenotare tempo con esperti del cliente per la ricerca di contenuti. Collega queste riunioni alle attività specifiche dell'articolo all'interno del progetto. Ciò consente al project manager di vedere se le interviste sono completate in tempo. Se un cliente richiede un'altra intervista in seguito, il project manager può registrare il nuovo appuntamento rispetto al record del progetto per mantenere una cronologia dello sforzo richiesto per quella consegna.

04

Condivisione file e cicli di revisione

Carica bozze di file nel portale clienti per la revisione. Utilizza la funzione di conversazione per raccogliere feedback e tracciare le richieste di revisione. Quando un cliente richiede una seconda revisione dopo l'approvazione del piano, il project manager deve registrare questa richiesta nel brief. Questo passaggio garantisce che il lavoro extra sia visibile e possa essere valutato rispetto ai termini originali del progetto e all'elenco delle attività.

05

Fatturazione Finale e Chiusura del Progetto

Una volta che i file finali vengono accettati nel portale, genera una fattura basata sulle attività completate del progetto. La fattura deve riflettere gli importi della proposta originale più eventuali aggiunte documentate per interviste o revisioni extra. Dopo che il pagamento è stato registrato, il progetto viene chiuso e il project manager aggiorna la scheda del cliente con i deliverable finali, fornendo una cronologia registrata per il prossimo ciclo editoriale mensile.

Copertura del prodotto

Operazioni clienti per agenzie di content marketing

  • Un operatore umano deve verificare che una nuova attività per un 'Colloquio Extra' possa essere creata manualmente e collegata al record del progetto editoriale esistente dopo l'approvazione del piano iniziale.
  • Il portale clienti deve visualizzare correttamente la cronologia delle conversazioni in cui è stata richiesta la seconda revisione, garantendo che l'agenzia abbia una registrazione della modifica dell'ambito del progetto.
  • La fattura finale generata deve essere controllata da un essere umano per garantire che rifletta accuratamente le voci specifiche e il completamento delle attività definite nel record del progetto.
Schede cliente
Proposte
Progetti e attività
File
Conversazioni
Pianificazione
Fatture
Portale clienti
Automazioni del flusso di lavoro

Apprezzato sull'App Store

Valutato dalle persone che gestiscono il loro lavoro con i clienti.

★★★★★
Finalmente dà un senso di calma

Sono passato tra tre o quattro strumenti all-in-one e sono sempre finito in un caos di schede. Questo è il primo che dà un senso di calma. Ho impostato i miei progetti cliente in dieci minuti.

Justin R. · Fondatore singolo · Recensione App Store
★★★★★
Implementazione senza problemi per il team

L'abbiamo implementato per il nostro team di otto persone e l'adozione è stata indolore: intuitivo e raffinato. Vorrei più integrazioni, ma continuano a rilasciare aggiornamenti.

Samantha D. · Responsabile operativo · Recensione App Store
★★★★★
Ore recuperate ogni settimana

Stavo destreggiandomi tra strumenti separati per note, attività, documenti e aggiornamenti. Consolidare in un unico posto mi ha fatto risparmiare davvero ore ogni settimana. Anche il supporto è reattivo.

Alicia N. · Fondatrice di agenzia · Recensione App Store
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FAQ

Valutazione del flusso di lavoro editoriale

Come gestiamo la scrittura effettiva degli articoli?

La creazione e la pubblicazione di contenuti rimangono nei tuoi strumenti editoriali. Workspace369 gestisce tutto ciò che riguarda la scrittura: attività di progetto, record cliente, brief, conversazioni con i clienti, approvazioni e fatture.

Possiamo gestire la nostra pipeline di vendita qui?

Sì. I funnel acquisiscono lead nel CRM con la loro fonte di lead, e le proposte portano ogni accordo all'approvazione e alla firma elettronica. Per una pipeline di offerte dedicata, le agenzie confrontano anche Pipedrive, che gestisce le prime fasi del tracciamento dei lead.

Cosa dire del monitoraggio delle ore di scrittura e dei margini di profitto?

Workspace369 monitora le ore degli scrittori con timer e fogli presenze da Voyager, trasforma il tempo fatturabile in fatture e riporta la redditività del progetto da Specialist. Per la pianificazione avanzata delle risorse, le agenzie confrontano anche Productive.

È possibile condividere file video di grandi dimensioni con i clienti?

Sì, utilizza i collegamenti di condivisione file e il portale clienti per consegnare le bozze, con allegati di file del cliente e del progetto da Specialist. Ciò garantisce che tutte le risorse siano archiviate all'interno dell'anagrafica specifica del cliente anziché andare perse nelle discussioni via email.

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