CRM per commercialisti
I preparatori fiscali necessitano di un tracciamento chiaro di ogni incarico, dalla lettera di incarico alla fattura finale. Workspace369 gestisce quel lato dello studio in un unico sistema: record cliente, proposte di incarico con firma elettronica, attività, file, messaggi cliente e fatture. Gli studi fiscali mantengono l'ordine durante le stagioni intense, quindi la raccolta della documentazione e il follow-up sono completi prima che i dati entrino nei sistemi di archiviazione.
Fatti chiave
Il CRM di Workspace369 per commercialisti copre 9 aree, tra cui anagrafica clienti, preventivi, progetti e attività.
Il flusso di lavoro si svolge in 5 fasi dall'"avvio delle proposte del cliente" alla "finalizzazione delle fatture e chiusura del progetto".
Workspace369 parte da $29/mese per 1 utente, e il piano Commander include 20 utenti, 500 GB di spazio di archiviazione e 120.000 token AI al mese a $299/mese.
Posti aggiuntivi costano $10 ciascuno e 100 GB di spazio di archiviazione aggiuntivo costano $15; i prezzi completi sono pubblici sulla Pagina prezzi Workspace369.
Il problema
I clienti fiscali presentano frequentemente documentazione parziale poco prima delle scadenze fiscali critiche. Senza un'area di tracciamento amministrativo designata, i commercialisti trascorrono ore a controllare i singoli file per verificare cosa manca. Ciò ritarda l'avvio dei progetti e causa colli di bottiglia amministrativi che rallentano la capacità dell'intera azienda.
La comunicazione relativa alla mancanza di moduli W-2 o 1099 spesso si estende a più messaggi di testo personali e thread di email frammentati. I preparatori fiscali perdono tempo prezioso cercando tra le conversazioni storiche per individuare istruzioni specifiche o chiarimenti forniti dal cliente, portando a errori nel record amministrativo iniziale prima che inizi la presentazione.
Quando un cliente fiscale invia un set di documenti incompleto all'avvicinarsi della scadenza di presentazione, le attività di follow-up manuale vengono facilmente dimenticate. Senza elenchi di attività chiari collegati direttamente ai record dei clienti, i membri del team non sanno chi è responsabile della richiesta dei documenti rimanenti, causando il mancato rispetto delle scadenze e ritardi nella preparazione delle tasse.
L'invio di lettere di incarico e la raccolta di dettagli amministrativi iniziali avvengono spesso tramite documenti separati. I commercialisti faticano a collegare le proposte iniziali ai progetti attivi, causando confusione riguardo all'ambito del lavoro e ritardando la riscossione delle fatture iniziali anticipate prima che inizi il lavoro ufficiale di preparazione fiscale.
Il prodotto
I clienti monitorano progressi, file e fatture in un portale personalizzato invece di chiedere aggiornamenti al tuo team.
Email, SMS, chiamate e segreteria telefonica atterrano accanto alla scheda del cliente — con riepiloghi AI, così chiunque nel team può rispondere con il contesto completo.
Attività, file e stato per ogni incarico — visibili al team e, tramite il portale clienti, al cliente.
Invia preventivi, fattura per traguardi o contratti di mantenimento, e lascia che i promemoria automatici inseguano tutto ciò che è in sospeso.
Flusso di lavoro
Inizia l'incarico generando Proposte chiare all'interno del sistema per delineare l'ambito dei servizi di preparazione fiscale. Il cliente esamina i dettagli della proposta all'interno del portale clienti. Una volta che il cliente approva e firma elettronicamente i termini, lo studio converte la proposta approvata nella fattura anticipata e apre l'incarico sul record del cliente.
Utilizza le funzionalità di pianificazione per impostare riunioni di consultazione iniziali, se richieste, o crea immediatamente un progetto dedicato per l'anno fiscale. All'interno dei record del cliente, un preparatore fiscale elenca i documenti fiscali richiesti. L'operatore umano istruisce il cliente a caricare il proprio set di documenti iniziale direttamente nella sezione file del portale.
Quando un cliente fiscale invia un set di documenti incompleto all'avvicinarsi della scadenza di presentazione, il preparatore delle tasse esamina i file caricati rispetto all'elenco richiesto. L'operatore registra gli elementi mancanti nel brief e apre un thread di conversazione specifico con il cliente all'interno del portale, creando attività esplicite per i documenti mancanti.
Il preparatore gestisce le attività richieste per raccogliere tutti gli articoli necessari. I membri del team aggiornano lo stato delle attività man mano che gli articoli arrivano. Tutte le conversazioni con i clienti rimangono legate alla scheda cliente, in modo che qualsiasi membro del team possa confermare che il file è pronto prima che i dati vengano inseriti nel sistema di archiviazione fiscale approvato.
Dopo che la checklist è completa e la dichiarazione è stata archiviata nel tuo software fiscale, l'operatore emette le fatture finali tramite Workspace369. Il cliente paga la fattura online tramite il portale clienti e il progetto viene contrassegnato come chiuso, preservando la cronologia completa del cliente per gli anni futuri.
Copertura del prodotto
Apprezzato sull'App Store
Finalmente dà un senso di calmaSono passato tra tre o quattro strumenti all-in-one e sono sempre finito in un caos di schede. Questo è il primo che dà un senso di calma. Ho impostato i miei progetti cliente in dieci minuti.
Implementazione senza problemi per il teamL'abbiamo implementato per il nostro team di otto persone e l'adozione è stata indolore: intuitivo e raffinato. Vorrei più integrazioni, ma continuano a rilasciare aggiornamenti.
Ore recuperate ogni settimanaStavo destreggiandomi tra strumenti separati per note, attività, documenti e aggiornamenti. Consolidare in un unico posto mi ha fatto risparmiare davvero ore ogni settimana. Anche il supporto è reattivo.
Inizia
FAQ
Mantieni dichiarazioni fiscali, identificativi governativi e depositi ufficiali nel tuo software fiscale approvato. Workspace369 gestisce lo studio attorno ad essi: anagrafiche clienti, preventivi incarico, raccolta documenti, attività, file, messaggi ai clienti e fatture.
Un operatore esamina i file caricati nel portale, registra gli elementi mancanti nel brief e crea attività specifiche per il follow-up. Puoi avviare un thread di conversazione con il cliente all'interno del portale per richiedere i moduli fiscali specifici mancanti prima di spostare i dati nei sistemi di archiviazione.
Le automazioni del flusso di lavoro creano attività, inviano email o SMS, emettono promemoria e notificano ai membri del team, utilizzando nove tipi di trigger, condizioni e attese temporizzate. Le automazioni via email iniziano da Cadet, i passaggi SMS da Voyager e i flussi di lavoro redatti dall'IA da Commander; i trigger di chiamata sono inclusi con la voce da Specialist. Controlla il trigger esatto, il proprietario e il passaggio di revisione con un'esecuzione di test simulata prima di attivare il flusso di lavoro.
Sì. Invia lettere di incarico come Proposte con firma elettronica e convertile in fatture. I clienti rivedono le proposte e pagano le loro fatture all'interno del portale clienti, in modo che il tuo studio tracci le milestone finanziarie accanto ai progetti e alle attività attive.
Pronto quando vuoi
Inizia con i moduli di cui hai bisogno oggi, poi attiva AI, automazioni, contabilità, inventario, richieste e reporting man mano che l'attività cresce.
