追跡されていない懲戒追加
初期契約締結後に顧客が追加のエンジニアリング分野をリクエストした場合、プロジェクトマネージャーはリクエストをメールスレッドにドロップすることがよくあります。主要な顧客記録を更新したり、新しい提案を作成したりせずに、エンジニアリング会社は請求されていない作業を実行します。管理スタッフは、新しい分野がアクティブなプロジェクトタスクに考慮されているかどうか、または追加のスコープのためにファイルが正しく整理されているかどうかを確認できません。
エンジニアリングファーム向けCRM
スコープ変更ワークフローを持つエンジニアリングファーム向けCRM
エンジニアリング会社は、クライアントがプロジェクトの途中で構造または電気エンジニアリングなどの追加分野を追加する場合、スコープ変更に直面することがよくあります。Workspace369は、顧客記録と提案書からプロジェクトタスクと請求書まで、すべてのコミッションの商業面を管理するため、すべての調整が文書化されます。このガイドは、スコープの変更を段階的に説明し、チームが既に設計と計算に使用しているエンジニアリングソフトウェアの横に配置します。このガイドに従うことで、チームはシステムが契約変更をどのように処理するかを検証し、追加作業がすべて標準のビジネスワークフローを通じて適切に記録および追跡されることを保証できます。
クライアント関係と合意されたブリーフ
作業担当者付きのタスク
請求請求書と商業的文脈
主な特徴
Workspace369のエンジニアリングファーム向けCRMは、顧客レコード、提案、プロジェクト、タスクを含む9つの領域をカバーします。
ワークフローは、「クライアント記録とブリーフの更新」から「修正請求書の発行」までの5つのステップで実行されます。
Workspace369 は月額 29 ドルから 1 シートで利用でき、Commander プランには 20 シート、500 GB のストレージ、月間 120,000 AI トークンが含まれ、月額 299 ドルです。
追加シートは各 10 ドル、追加ストレージ 100 GB は 15 ドルです。完全な価格は公開されています。 Workspace369の価格ページ.
問題点
エンジニアリングプロジェクトのスコープクリープにおける管理上の課題
断片化されたスコープ会話
新しいエンジニアリング分野に関する議論は、通常、複数の電話や個人的なテキストメッセージで行われます。これらの会話がクライアントレコードと一緒に記録されないと、プロジェクトチームは重要な制約を見落とします。プロジェクトマネージャーは、ブリーフで構造的または環境的なパラメータがどのように変更されたかを記録し、後続のデザインレビューのスケジュール設定や新しいプロジェクトタスクの作成前に、更新されたスコープが可視であることを保証します。
追加分野の誤った請求
エンジニアリング会社が別個の提案を発行せずにコミッションに専門分野を追加した場合、請求書が実際に提供されたエンジニアリング時間と一致することはめったにありません。管理チームは、まったく新しい請求書を発行すべきか、既存の請求スケジュールを修正すべきかについての明確さを欠いています。プロジェクト、タスク、請求書の間に明確なリンクがないため、企業は不十分な文書化により追加のエンジニアリングサービスで収益を失います。
散在するエンジニアリングファイル
新しい分野を追加するということは、追加の技術ファイル、計算、レポートを管理することを意味します。これらのファイルが中央プロジェクトレコードにリンクされずに個別のローカルフォルダに保存されている場合、チームメンバーは古い情報で作業することになります。スコープ文書とプロジェクトファイルは、コストのかかる設計の不一致を防ぐために、会話と並んでアクセス可能である必要があります。
製品
クライアントが感じるワークスペースをご覧ください。
01
クライアントが実際にチェックするポータル
クライアントは、チームに更新を求める代わりに、ブランド化されたポータルで進捗状況、ファイル、請求書を確認します。
02
すべてのチャネルを1つの受信トレイに
メール、SMS、電話、ボイスメールがクライアントレコードの横に表示され、AIによる要約が付いているため、チームの誰でも完全なコンテキストで返信できます。
03
クライアントワークをプロジェクトとして整理
すべてのエンゲージメントのタスク、ファイル、ステータス — チームと、クライアントポータルを通じてクライアントに表示されます。
04
見積もりから請求書支払いまで
見積もりを送信し、マイルストーンまたはリテイナーで請求し、自動リマインダーで未払い分を回収します。
ワークフロー
スコープ変更のステップバイステップワークフロー
01
クライアントレコードと概要の更新
エンジニアリングクライアントが初期スコープ承認後に別の分野をリクエストした場合、オペレーターはすぐにクライアントレコードを開きます。オペレーターは、新しいエンジニアリング分野がリクエストされたことをブリーフに記録し、日付、追加された特定の分野、および予備的な会話中に議論された初期の制約をメモします。
02
新規提案書の作成
追加されたエンジニアリング分野の料金とスコープを具体的にカバーする新しい提案書をシステム内で作成します。この提案書には、必要な追加タスクと納品物を詳述する必要があります。オペレーターは関連するスコープファイルを添付し、カレンダーにレビュー期限を設定し、クライアントは公開リンクまたはクライアントポータルを通じて提案書を承認し、電子署名します。
03
プロジェクトのスコープとタスクを調整する
クライアントが提案書を承認したら、オペレーターはアクティブなプロジェクトを更新します。追加されたエンジニアリング分野専用の新しいタスクセットを作成します。これらのタスクは、内部レビューのスケジュールやファイル配信日など、追加分野のマイルストーンを定義します。
04
会話を記録し、ファイルを保存する
新しいエンジニアリング分野に関する後続のすべての会話を、プロジェクト記録に直接リンクしてください。オペレーターは、通信記録、スコープの明確化、およびサポートファイルをプロジェクトファイルセクションにアップロードします。これにより、プロジェクトのチームメンバーは、記録された会話を確認することで、現在のスコープ境界を検証できます。
05
修正請求書を発行する
追加分野の承認済み提案書に基づき、システム内で対応する請求書を作成します。オペレーターは、請求書の品目が新しく作成されたプロジェクトタスクおよび更新されたクライアントレコードと一致することを確認する必要があります。請求書はクライアントポータルを通じて送信され、クライアントはオンラインで支払いができ、プロジェクトで支払い状況を追跡できます。
製品カバレッジ
エンジニアリング会社向けの顧客オペレーション
- オペレーターは、既存のクライアントレコード内で追加されたエンジニアリング分野の詳細をブリーフに記録できます。
- 新しい分野の別個の提案書を生成し、メインプロジェクトにリンクし、クライアントポータルを介してクライアントに表示できます。
- 請求書は承認された提案から作成され、追加のエンジニアリングコミッションに割り当てられた新しいタスクに直接マッピングできます。
クライアントレコード
提案書
プロジェクトとタスク
ファイル
会話
スケジューリング
請求書
クライアントポータル
ワークフロー自動化
App Storeで高評価
クライアントワークの担当者からの評価
★★★★★
ついに落ち着けるように3つか4つのオールインワンツールを渡り歩きましたが、いつもタブだらけになっていました。これは落ち着いて使える初めてのツールです。クライアントプロジェクトを10分で設定できました。
★★★★★
ストレスフリーなチーム導入8人のチームに導入しましたが、直感的で洗練されているため、導入は簡単でした。より多くの連携機能があれば嬉しいですが、彼らは継続的にリリースしています。
★★★★★
毎週数時間節約メモ、タスク、ドキュメント、アップデート用に別々のツールを使い分けていました。1か所にまとめたことで、毎週数時間節約できています。サポートも迅速です。
開始する
クライアントワークでWorkspace369を体験してください。
無料トライアルを開始するか、営業担当者にご相談ください。どちらの方法でも、受信トレイ、プロジェクト、ポータル、請求の全プロセスを確認できます。よくある質問
スコープ修正テストの評価基準
Workspace369は、技術的な工学計算または構造解析を実行できますか？
専門的なコンプライアンス、精度、安全チェックが行われるべき、貴社のエンジニアリングソフトウェアで、設計、技術計算、構造解析を管理します。Workspace369は、各コミッションの商業サイドを運営します。顧客記録、提案書、プロジェクトタスク、ファイル、会話、請求書が含まれます。
プロジェクト途中でクライアントが分野を追加した場合にどう対応しますか？
オペレーターはクライアントレコードを更新し、追加の分野が導入されたことをブリーフに記録します。その後、新しい見積もりを作成し、新しいマイルストーンのための特定のプロジェクトタスクを生成し、関連する会話を記録し、エンジニアリング委託の拡大された範囲を説明するために個別の請求書を発行します。
クライアントポータルは正式なエンジニアリングサインオフに使用できますか？
クライアントは、公開承認リンクを通じて提案とスコープの変更を承認および電子署名します。プロフェッショナルなエンジニアリングの署名は、ライセンスエンジニア自身のプロセスに従い、クライアントポータルには、それに関連する提案、タスクスケジュール、ファイル、会話、および請求書が保持されます。
異なるエンジニアリング分野のファイルはどのように整理されますか？
Specialistから、ファイルは各分野の特定のプロジェクトに添付され、ファイルバージョン管理により改訂が整理されます。プロジェクトファイルのセクションが整理された状態に保たれるように、分野ごとに明確な命名規則に同意してください。
準備はできています
Workspace369がクライアントワークフローにどのように適合するかを確認します。
今日必要なモジュールから始めて、オペレーションが成長するにつれてAI、自動化、会計、在庫、リクエスト、およびレポートをオンにしてください。
