잘못된 세션 빈도 업데이트
비즈니스 코칭 클라이언트가 계약을 연장할 때, 예약 달력을 수동으로 업데이트하는 것은 종종 운영상의 마찰을 일으킵니다. 세션 빈도가 주간에서 격주로 변경될 때 관리 기록이 달라집니다. 클라이언트 기록과 활성 프로젝트를 수동으로 업데이트하지 않으면, 향후 작업이 실제 코칭 계약과 분리되어 남은 세션에 대한 관리 혼란과 수동 예약 충돌을 초래합니다.
주요 사실
Workspace369의 비즈니스 코치를 위한 CRM은 고객 기록, 제안서, 프로젝트 및 작업을 포함한 9가지 영역을 다룹니다.
워크플로는 "연장 제안서 초안 작성"부터 "조정된 송장 발행"까지 5단계로 진행됩니다.
Workspace369는 월 $29부터 1석 기준으로 시작하며, Commander 플랜은 월 $299에 20석, 스토리지 500GB, 월 120,000 AI 토큰을 포함합니다.
추가 좌석은 개당 $10이며, 추가 스토리지 100GB는 $15입니다. 전체 가격은 웹사이트에서 확인하실 수 있습니다. Workspace369 가격 페이지.
문제점
코칭 참여의 운영 마찰
분산된 대화 및 제안서 기록
코치는 종종 중간 약정 검토 중에 논의된 관리 조정 사항을 추적하지 못합니다. 고객이 이메일이나 문자를 통해 연장을 요청하는 경우 해당 대화는 수동으로 문서화해야 합니다. 새로운 제안서 및 업데이트된 송장을 기본 고객 기록에 연결하지 않으면 관리 지원 직원이 현재 약관에 대한 가시성이 부족하여 여러 분리된 파일 디렉터리에서 수동 확인을 해야 합니다.
모호한 작업 및 프로젝트 추적
고객 온보딩 및 세션 준비를 위한 관리 작업은 계약 조건이 변경될 때 종종 중단됩니다. 코치가 프로젝트 타임라인을 수정하면 관련 작업, 파일 및 클라이언트 포털 일정이 함께 업데이트되어야 합니다. 해당 검토를 건너뛰면 코칭 관계의 운영 측면에 오류가 발생합니다.
연장 기간 동안 송장 발행 불일치
코칭 계약을 연장하려면 청구 일정에 대한 즉각적인 관리 업데이트가 필요합니다. 고객이 세션 빈도를 수정하면, 송장은 새로운 제공 타임라인을 반영하도록 수동으로 조정해야 합니다. 업데이트된 제안서에 대한 수동 확인 없이 송장이 생성되면, 재무 기록은 운영 프로젝트와 일치하지 않아 고객 기록을 수정하기 위한 수동 개입이 필요합니다.
제품
클라이언트가 느끼는 작업 공간을 확인하세요.
01
클라이언트가 실제로 확인하는 포털
클라이언트는 팀에 업데이트를 요청하는 대신 브랜드 포털에서 진행 상황, 파일 및 송장을 확인합니다.
02
모든 채널을 하나의 받은편지함에서
이메일, SMS, 통화 및 음성 메일이 클라이언트 기록 옆에 표시되며 AI 요약 기능이 있어 팀의 누구나 전체 맥락을 파악하고 회신할 수 있습니다.
03
프로젝트로 정리된 클라이언트 업무
모든 계약에 대한 작업, 파일 및 상태 — 팀에서 볼 수 있으며, 클라이언트 포털을 통해 클라이언트도 볼 수 있습니다.
04
견적서부터 받은 송장까지
견적서를 보내고, 마일스톤 또는 리테이너를 청구하고, 자동 알림으로 미결제 항목을 추적하세요.
워크플로우
코칭 연장을 위한 단계별 워크플로
01
확장 제안서 초안 작성
운영자는 Workspace369 내에서 새 제안서를 작성하여 확장을 시작합니다. 이 제안서는 비즈니스 코칭 고객을 위한 업데이트된 세션 빈도, 수정된 수수료 구조 및 연장된 타임라인을 설명합니다. 코치는 제안서를 고객에게 보내 승인 및 전자 서명을 받기 전에 모든 약관이 구두 합의와 일치하는지 확인하기 위해 이러한 특정 약관을 문서에 직접 수동으로 입력합니다.
02
고객 기록 및 브리프 업데이트
고객이 연장에 동의하면 운영자가 브리프에 기록으로 변경 사항을 수동으로 기록합니다. 이 단계는 핵심 고객 기록을 업데이트하여 새로운 리듬을 반영합니다. 텍스트 파일에 세션 빈도와 참여 길이를 명시적으로 자세히 설명함으로써 고객 프로필을 검토하는 모든 팀 구성원은 활성 참여 조건을 즉시 확인할 수 있습니다.
03
프로젝트 및 작업 조정
운영자는 비즈니스 코칭 고객과 관련된 활성 프로젝트를 열고 운영 타임라인을 수동으로 업데이트합니다. 변경된 빈도에 따라 세션 준비, 세션 후 후속 조치 및 자료 배포를 위한 새 작업이 생성됩니다. 운영자는 예약 격차를 방지하기 위해 각 작업 날짜가 새 세션 달력과 일치하는지 수동으로 확인해야 합니다.
04
일정 및 포털 액세스 재구성
프로젝트 타임라인이 업데이트되면 운영자는 Workspace369 내에서 예약 페이지 가용성을 조정합니다(온라인 예약 페이지 및 자동 알림은 Specialist에서 시작). 운영자는 사용 가능한 슬롯이 새로운 코칭 주기와 일치하는지 확인하고 클라이언트 포털에 올바른 예정된 날짜가 표시되는지 확인합니다. 코치는 클라이언트가 예약 페이지에 액세스하여 확장된 세션을 원활하게 예약할 수 있는지 확인합니다.
05
조정된 송장 발행
최종 단계는 연장된 제안서와 일치하는 업데이트된 송장을 생성하는 것입니다. 운영자는 수락된 제안서를 송장으로 변환하고 새로운 청구 날짜 및 금액을 설정합니다. 전송하기 전에 인간이 고객 기록을 확인하여 송장 조건이 수정된 프로젝트 일정 및 기록된 대화 기록과 엄격하게 일치하는지 확인합니다.
제품 범위
비즈니스 코치를 위한 고객 운영
- 담당자는 업데이트된 세션 빈도가 기본 클라이언트 기록 내 개요에 수동으로 기록되어 일관된 기록을 유지하는 데 도움이 되는지 확인해야 합니다.
- 클라이언트 포털은 코치가 클라이언트에게 연장된 예약 날짜와 업데이트된 프로젝트 작업이 보이는지 확인하기 위해 수동으로 확인합니다.
- 운영자는 새로 발행된 송장을 승인된 제안서 조건과 교차 참조하고 고객 대화 기록 내에서 확인을 기록합니다.
고객 기록
제안서
프로젝트 및 작업
파일
대화
예약
송장
고객 포털
워크플로 자동화
App Store에서 사랑받는
고객 업무를 관리하는 사람들이 평가했습니다.
★★★★★
드디어 차분함을 느낌세네 개의 올인원 도구를 전전하다가 결국 탭이 뒤죽박죽이 되곤 했습니다. 이건 차분함을 느끼게 해주는 첫 번째 도구입니다. 10분 만에 고객 프로젝트를 설정했습니다.
★★★★★
고통 없는 팀 도입8명의 팀원에게 배포했는데, 직관적이고 세련되어 채택이 쉬웠습니다. 더 많은 통합 기능이 있으면 좋겠지만, 계속해서 새로운 기능을 출시하고 있습니다.
★★★★★
매주 몇 시간씩 절약메모, 작업, 문서 및 업데이트를 위해 별도의 도구를 사용하고 있었습니다. 한 곳으로 통합하면서 매주 몇 시간씩 절약할 수 있었습니다. 지원팀도 응답이 빠릅니다.
자주 묻는 질문
참여 검증 기준
코칭 세션 빈도 변경은 어떻게 처리하나요?
코칭 세션 빈도 변경을 처리하기 위해 운영자는 클라이언트 기록을 수동으로 업데이트하고 새로운 빈도를 간략한 기록으로 남겨야 합니다. 다음으로, 활성 프로젝트 내에서 예정된 작업 날짜를 수동으로 조정합니다. 마지막으로, 새로운 계약에 맞게 Workspace369 내의 예약 가능 시간을 업데이트합니다.
Workspace369가 기밀 코칭 세션 기록을 저장할 수 있나요?
Workspace369는 역할 및 권한, 클라이언트별 액세스 및 감사 추적을 통해 클라이언트 파일을 저장하고 대화를 관리합니다. 가장 기밀한 세션 노트와 독점 코칭 자료가 어디에 있는지 신중하게 결정하고, 올바른 코치만 볼 수 있도록 액세스를 설정하세요.
새로운 코칭 프로젝트에 제안서는 어떻게 연결되나요?
비즈니스 코치가 제안서 연장을 생성하면, 해당 제안서는 클라이언트 기록에 첨부된 상태로 유지됩니다. 클라이언트가 약관을 수락하면, 운영자는 수동으로 새 프로젝트를 생성하거나 기존 프로젝트 타임라인을 연장하고, 제안서와 일치하도록 필요한 작업과 예약 날짜를 수동으로 추가합니다.
참여가 연장될 때 고객 포털이 자동으로 업데이트되나요?
포털은 고객에게 제안서, 프로젝트, 일정 및 송장을 보여줍니다. 연장 후 해당 기록을 업데이트하고 샘플 고객과 함께 포털 보기를 확인하고 트리거를 테스트한 후 워크플로 자동화를 통해 후속 이메일을 보냅니다.
