CRM voor tattoo studio's
Tattoo studio's vereisen duidelijke administratieve tracking wanneer klanten van gedachten veranderen. Workspace369 beheert klantgegevens, voorstellen, projecten, bestanden en aanbetalingsfacturen om studio workflows te organiseren, van de eerste aanvraag tot de sessie. Door klantcommunicatie en projectplanning te organiseren, kan uw studio de initiële consultatie-instelling en ontwerpbriefwijzigingen beheren voordat het daadwerkelijke tatoeëren begint.
Belangrijke feiten
Workspace369 CRM voor tattoo studio's omvat 9 gebieden, waaronder klantgegevens, offertes, projecten en taken.
De workflow doorloopt 5 stappen, van "initiële registratie" tot "facturatie en bevestiging".
Workspace369 begint vanaf $29/maand voor 1 zitplaats, en het Commander-abonnement bevat 20 zitplaatsen, 500 GB opslag en 120.000 AI-tokens per maand voor $299/maand.
Extra zitplaatsen kosten $10 per stuk en 100 GB extra opslag kost $15; volledige prijzen zijn openbaar op de Workspace369 prijzenpagina.
Het probleem
Wanneer een klant zijn tatoeageconcept wijzigt na het boeken van een consultatie, gaan de nieuwe details vaak verloren in verspreide berichten. Zonder een gestructureerd systeem bereiden artiesten schetsen voor op basis van verouderde notities. Workspace369 bewaart de bijgewerkte opdracht in het klantdossier, zodat artiesten de gespreksgeschiedenis en projectdetails kunnen bekijken voordat ze tekenen.
Het boeken van een tatoeageconsult zonder koppeling aan het klantdossier leidt tot planningsfouten. Artiesten kunnen missen dat een klant specifieke plaatsing of maatwijzigingen heeft aangevraagd. Workspace369 koppelt uw planning rechtstreeks aan projecten en taken, waardoor beheerders afspraaktijden kunnen verifiëren naast de laatste klantnotities en bestanden voordat ze de agenda-afspraak bevestigen.
Cliënten sturen vaak referentieafbeeldingen via meerdere sociale mediaplatforms of e-mails. Het bijhouden van deze bestanden wordt onmogelijk wanneer ze niet aan één project zijn gekoppeld. Workspace369 stelt klanten in staat referentieafbeeldingen rechtstreeks naar het klantportaal te uploaden, waardoor bestanden, voorstellen en gesprekken gekoppeld blijven aan de specifieke klantgegevens voor gemakkelijke toegang tot de studio.
Het bijhouden van aanbetalingen en facturering van consultaties kan losraken van het daadwerkelijke ontwerpproject. Wanneer een klant een opdracht herzien, kunnen de aanbetalingsvereisten veranderen. Workspace369 koppelt facturen aan projecten en taken, waardoor beheerders financiële transacties kunnen vastleggen naast het klantrecord, wat het risico op onbetaalde ontwerptijd of verloren boekingsaanbetalingen vermindert.
Het product
Klanten volgen voortgang, bestanden en facturen in een gepersonaliseerd portaal in plaats van uw team om updates te vragen.
E-mail, sms, telefoongesprekken en voicemail komen naast het klantrecord te staan — met AI-samenvattingen, zodat iedereen in het team kan reageren met volledige context.
Taken, bestanden en status voor elke opdracht — zichtbaar voor het team en, via het klantenportaal, voor de klant.
Verstuur offertes, factureer mijlpijlen of retentieovereenkomsten, en laat geautomatiseerde herinneringen alles openstaande achtervolgen.
Workflow
De studio manager maakt een nieuw klantdossier aan in Workspace369 wanneer er een aanvraag voor een tattoo binnenkomt. Er wordt een project geopend om de consultatie te volgen en de initiële referentiebestanden worden geüpload. De manager stelt taken in voor de artiest om het concept te beoordelen en voegt een vermelding toe in de briefing met de gevraagde stijl, plaatsing en afmeting voordat er enige planning plaatsvindt.
Met behulp van de planningsmodule coördineert de studio een kalenderslot voor de initiële ontwerpconsultatie. Een offerte met de geschatte projectomvang en aanbetalingsvereisten wordt gegenereerd en naar de klant gestuurd. Deze offerte wordt rechtstreeks gekoppeld aan het klantdossier, zodat de financiële en planningsgegevens verbonden blijven met het hoofdprojectbestand.
In dit voorbeeld herzien een tattoo-klant de ontwerpbrief na het reserveren van een consult. De klant logt in op het klantenportaal om nieuwe referentiebestanden te uploaden en bijgewerkte tekstinstructies te verzenden. De studio manager voert deze wijziging in als een nieuw record in de briefing en werkt de projecttaken bij om de artiest op de hoogte te stellen van de conceptverschuiving.
De artiest beoordeelt de bijgewerkte bestanden en gesprekken binnen de projectwerkruimte. Taken worden aangepast om de nieuwe ontwerprichting weer te geven, en de artiest uploadt voorlopige lay-outschetsen voor feedback van de klant. Vanaf Specialist houdt versiebeheer elke schetsrevisie op orde en blijft de communicatiegeschiedenis duidelijk.
Zodra de herziene notities zijn geaccepteerd, werkt de manager de projectfacturen bij om eventuele wijzigingen in de aanbetaling of de totale kosten weer te geven. De planning van de definitieve consultatie wordt via het systeem bevestigd en het klantenportaal toont de bijgewerkte offerte, taken en planningsdetails, waarmee de pre-tattoo workflow wordt voltooid.
Productdekking
Geliefd op de App Store
Voelt eindelijk rustigWisselde tussen drie of vier alles-in-één tools en belandde altijd in een chaos van tabbladen. Dit is de eerste die rustig aanvoelt. Mijn klantprojecten in tien minuten ingesteld.
Pijnloze teamuitrolWe hebben het uitgerold naar ons team van acht personen en de adoptie was pijnloos — intuïtief en gepolijst. Ik zou graag meer integraties willen, maar ze blijven leveren.
Uren per week terugJongleerde met aparte tools voor notities, taken, documenten en updates. Consolideren op één plek heeft me wekelijks uren bespaard. Ondersteuning is ook responsief.
Aan de slag gaan
FAQ
Wanneer een klant zijn concept wijzigt na het plannen van een consultatie, registreert de manager de wijziging als een record in de opdracht binnen het project. Het klantenportaal stelt de klant in staat nieuwe referentiebestanden te uploaden, terwijl de manager taken bijwerkt om de artiest te waarschuwen de nieuwe gespreksgeschiedenis te bekijken voordat er werk wordt verricht.
Bewaar officiële medische toestemmingsformulieren en gereguleerde gezondheidsdossiers in uw goedgekeurde toestemmingssysteem. Workspace369 beheert het klantwerk van de studio eromheen: klantgegevens, offertes, projecten, aanbetalingen en facturen.
Klanten uploaden hun referentieafbeeldingen rechtstreeks via het klantenportaal. Vanaf Specialist worden deze afbeeldingen opgeslagen als bestandsbijlagen bij het specifieke klantrecord en de projectwerkruimte. Artiesten kunnen deze bestanden bekijken naast de gespreksgeschiedenis en taken, zodat ze de juiste visuele gidsen hebben voordat het consult begint.
Ja, Workspace369 beheert de financiën van de studio via de factuur- en offertefuncties. U kunt een offerte voor het tatoeagewerk genereren, een factuur uitgeven voor de aanbetaling en betalingen rechtstreeks tegen het project volgen, zodat alle financiële gegevens overeenkomen met het klantrecord.
Klaar wanneer u dat bent
Begin met de modules die u vandaag nodig heeft, schakel vervolgens AI, automatiseringen, boekhouding, inventaris, aanvragen en rapportage in naarmate de operatie groeit.
