Beste CRM voor Tattoo Studio's in 2026

Wat een CRM voor een tattoo studio is (en wat het niet is)

Voor een tattooshop is de CRM het geheugen achter de stoel: wie wat vroeg, welke referenties ze stuurden, welke prijs je overeenkwam, welk aanbetalingsbedrag meetelt voor het stuk, of het toestemmingsformulier terugkwam en hoeveel sessies er nog over zijn. Het is geen ontwerptool, geen flashcatalogus, geen sterilisatielogboek of medisch dossier. Dezelfde persoon kan in maart een sleeve vragen, in september een touch-up en twee jaar later een cover-up, dus het dossier moet langer meegaan dan elke individuele afspraak. Het moet ook omgaan met mensen die onder één dak wonen maar niet dezelfde portemonnee delen, omdat veel artiesten een stoel huren en hun eigen klanten behouden.

Hoe we deze tools hebben vergeleken

Elke tool werd gecontroleerd aan de hand van dezelfde vijf punten op zijn eigen pagina's:

1. Instapprijs, maandelijks en jaarlijks gefactureerd, waarbij de pagina beide toont. Voor een studio met vier artiesten is het cijfer het goedkoopste plan dat alle vier dekt.
2. Aanvraag tot aanbetaling: een boekings- of aanvraagformulier dat referentieafbeeldingen accepteert, en een aanbetaling die wordt betaald voordat de datum wordt vastgelegd.
3. Vrijwarings- en toestemmingspapieren: of de pagina toestemmingsformulieren, vrijwaringen of ondertekende contracten vermeldt, en op welk abonnement.
4. Multi-sessie stukken en geldverdeling: projectrecords, pakketten of terugkerende sessies, en commissie- of standhuurafhandeling.
5. Proefperiode voorwaarden: lengte en of een kaart wordt vermeld.

Snelheid, ondersteuning, uptime en mobiele apps werden niet getest, en geen beoordelingen van derden werden gebruikt. De volgorde volgt de gedocumenteerde geschiktheid voor een studio-eigenaar of stoelhurend. De drie tattoo-specifieke tools leiden omdat hun pagina's aanvragen, aanbetalingen en, voor Tattoogenda, toestemmingsformulieren en projectbeheer noemen. Square komt daarna omdat het instapmodel aanbetalingen, contracten en een projectwerkruimte vermeldt. Workspace369 rangschikt als vijfde, boven GlossGenius, omdat de matrix een project-achtige keten noemt (intakeformulieren, Voorstellen met optionele add-ons, aanbetaling bij acceptatie, contracten, retentieovereenkomsten en betalingsschema's, bestandsversiebeheer, klantenportaal) die GlossGenius niet op zijn prijslijst noemt. GlossGenius wint op boeking, vrijwaringen en stoelhurende accounts, dus een winkel die voornamelijk die wil, moet de volgorde omkeren.

De beste CRM voor tattoo-studio's in 2026

1. Tattoogenda, het beste voor een studio met meerdere artiesten die alles specifiek voor tatoeages wil

Tattoogenda is gebouwd rond de studio. De prijzenpagina toont twee abonnementen: Expert voor €20 per maand of €220 per jaar, plus €0,13 per sms, en Ultimate voor €50 per maand of €550 per jaar. Dat is de dollarweergave; dezelfde pagina toont €45 en €89 per maand (€495 en €979 per jaar) voor andere regio's. Expert bevat een agenda voor vaste artiesten, gastartiesten en receptie, tattoo projectmanagement, boekingslinks voor elke service, automatisch geïnde en opgevolgde aanbetalingen, toestemmingsformulieren en Ink Passports, herinneringen, tools tegen no-shows, betalingen met POS en volledige klantgeschiedenis. De pagina zegt dat het hele team is inbegrepen, hoe groot het ook wordt. Ultimate voegt één inbox toe voor e-mail, Instagram, WhatsApp en Facebook, en verandert een bericht in een project met het ingevulde verzoek om referentieafbeeldingen.

Beperkingen: de prijsstellingspagina noemt geen voorstel- of prijsdocumentfunctie en geen commissiesplitsing, en het vermeldt sms als een extra per bericht. De Ultimate inbox is een betaalde upgrade.

Beste voor: studio's met verschillende artiesten en gasten die de agenda, aanbetalingen, toestemmingsformulieren en POS in één tattoo-specifiek systeem willen. De 14-daagse proefperiode zegt dat er geen creditcard nodig is.

2. Venue, het beste voor stoelhuurders die gratis willen beginnen

Locatie is gemaakt voor artiesten die hun eigen administratie doen. Het Solo-abonnement kost $0 per maand: een boekingslink met een aangepast formulier, ingebouwde chat, flash-uploads en aanbetalingen en afrekenen via kaart, Affirm en Klarna. Solo Pro kost $50 per maand. Het Studio-abonnement kost $0 per maand met een gedeelde agenda en automatisch toegewezen aanvragen; Studio Pro kost $150 per maand met een automatische verdeling naar alle artiesten en maximaal vijf bewoners of gasten, daarna $35 per maand per extra actieve artiest. De eerste maand in de studio is gratis.

Beperkingen: de prijsstellingspagina noemt geen toestemmingsformulier, vrijwaringsformulier of contract, en abonnementen worden ingesteld door contact op te nemen met het team. De pagina zegt dat salarisadministratie met automatische commissiesplitsing nog gepland is.

Beste voor: een zelfboekende artiest, of een kleine winkel met zelfstandige huurders, die aanbetalingen en een boekingsformulier wil zonder maandabonnement.

3. Tattoodo Books, het beste voor artiesten die verzoeken ontvangen in Instagram DM's

Tattoodo Books is een boekings- en betaalapp die aanvragen binnen Instagram beantwoordt. Het is gratis om lid te worden, zonder maandabonnement. Voltooide formulieren komen binnen als een briefing die de voorkeursdatums bevat, en de sjabloon vraagt naar grootte, plaatsing, stijl, referenties, budget en tijdlijn, met vragen die je kunt toevoegen, verwijderen of opnieuw rangschikken. Aanbetalingen of volledige betalingen worden gevraagd en betaald binnen de Instagram-thread, met kaart, Apple Pay, Klarna en Affirm, termijnen voor grotere stukken en automatische herinneringen voor sessies.

Beperkingen: de pagina noemt geen agenda, studio-abonnement, vrijwaringsformulier of contract, dus het is een intake- en aanbetalings-tool in plaats van een studio-systeem.

Beste voor: solo-artiesten wiens klanten via Instagram komen en die volledige briefings en aanbetalingen willen voordat ze reageren.

4. Square Appointments, de beste algemene tool voor winkels die boekingen en contracten willen voor $0

Square Appointments vermeldt Free voor $0 per maand per locatie, Plus voor $49 en Premium voor $149, met een proefperiode van 30 dagen op Plus en Premium. De functielijst bevat online boeken, onbeperkte agenda's voor personeel, afspraakaanbetalingen, vooruitbetalingen met automatische contracten, factuuraanbetalingen, contracten met sjablonen en e-handtekening, een projectwerkruimte voor bestanden, facturen, schattingen, contracten en notities, klasboekingen en pakketten, en fooi-pooling met commissie-tracking. Plus voegt annuleringsbeleid, boekingen voor meerdere medewerkers en een wachtlijst toe.

Beperkingen: niets op de pagina is specifiek voor tatoeages, en de pagina noemt geen klantenportal of versiegeschiedenis van bestanden. Welk plan commissiebeheer bevat, is hier niet opnieuw gelezen, dus controleer de plan-tabel.

Beste voor: een winkel die een boekingskalender, aanbetalingen en getekende contracten wil vanaf $0 en zijn eigen tatoeageformulieren wil bouwen.

5. Workspace369, het beste voor aangepaste stukken geprijsd als een project

Workspace369 is een klantwerksysteem, geen tattootool. Cadet kost $29 per maand voor een enkele gebruiker, of $23,25 per maand bij jaarlijkse facturering. Het bevat openbare intakeformulieren met een drag-and-drop builder, Voorstellen met optionele add-on regels, aanbetaling bij acceptatie, contracten die klanten online ondertekenen, retainers en betalingsschema's, bestandsbeheer met versiebeheer, projectfasen en een klantenportaal. Een voorstel met een optionele tweede sessie en een aanbetaling die meetelt voor het totaal past in die reeks. Het onderstaande screenshot gebruikt demo-gegevens, geen echte klant.

Beperkingen: Cadet staat 5 actieve projecten en één zitplaats toe. Online boeken, wijzigingsopdrachten en revisiegeschiedenis van voorstellen beginnen vanaf Specialist ($149 maandelijks, of $119.25 jaarlijks gefactureerd), en een team heeft minimaal Voyager ($74, twee zitplaatsen) nodig. Het heeft geen POS, geen commissie- of standhuur-split en geen tatoeage-specifieke toestemmingsflow, en de matrix noemt geen veld voor het uploaden van bestanden op formulieren, dus test de referentie-afbeelding stap. De 14-daagse proefversie loopt op Cadet tot en met Commander, kaart vereist. Tattoogenda en Square kosten minder en bevatten een boekingskalender.

Beste voor: een artiest of kleine winkel die grote aangepaste stukken als voorstellen verstuurt en de ontwerpbestanden, aanbetaling, contract en facturen samen wil.

6. GlossGenius, het beste voor stoelhuurders die kwitanties en aparte uitbetalingen willen

GlossGenius heeft een Tattoo & Piercing-pagina en drie abonnementen. Standard kost $28 per maand ($24 jaarlijks gefactureerd), Gold $56 ($48) en Platinum $168 ($148). De vergelijkingstabel bevat aanbetalingen, annulerings- en no-showbeleid en kaart-op-bestand-beleid voor de Beauty & Wellness-abonnementen. Formulieren & Vrijwaringen en tijdregistratie beginnen bij Gold, wat voor maximaal 9 medewerkers is, en aanpasbare commissies zijn op Platinum. De tabel vermeldt ook aparte bankrekeningen voor boothuurders; bevestig welk abonnement deze bevat. De FAQ biedt een gratis proefperiode van 14 dagen op elk abonnement zonder creditcard.

Beperkingen: de prijspagina noemt geen voorstellen, projectrecords of klantportaal, en de waivers vereisen Gold en huurdersuitbetalingen zijn tier-gegate.

Beste voor: een winkel van huurders die boeking, waivers en aparte uitbetalingen wil in één salon-achtige tool.

Vergelijking naast elkaar

Welke tool past bij jouw studio?

Workspace369 in actie voor een aangepast stuk met meerdere sessies

Voor een groot aangepast stuk is de klus één record, geen één afspraak. Het eerste screenshot is het Workspace369 projectenbord in een demo-werkruimte met voorbeeldgegevens, met kolommen Planning, Bezig en In Afwachting en projectkaarten die voortgang, budget en een dagentelling tonen. Een stuk zoals "Achterstuk, drie sessies en een bijwerking" zou daar als één kaart staan, met de ontwerpbestanden bijgevoegd en elke sessie als een taak. Op Cadet kunnen maximaal 5 projecten tegelijk actief zijn.

De aanbetaling komt eerst. Je stuurt de klant een Voorstel met de prijs en optionele extra's zoals een tweede sessie, en de aanbetaling wordt gedaan wanneer ze accepteren. De tweede screenshot, ook demo-gegevens, is de factuureditor met een live preview: een deels betaalde factuur met het betaalde bedrag afgetrokken van het totaal, een openstaand bedrag en een Nu betalen-knop. Zo zou een definitieve sessie-saldo eruitzien na de aanbetaling. De ondertekende contract, die je kunt gebruiken voor je eigen toestemmingsformulier, en de facturen blijven op hetzelfde klantrecord.

De demo workspace is geen tattoo-studio. Workspace369 heeft geen POS, geen commissie- of boothuurverdeling en geen tattoo-specifieke toestemmingsflow, en de matrix noemt geen veld voor het uploaden van bestanden op formulieren, dus test de referentie-afbeeldingstap. Online boeken en betalingsplannen (het tabblad Betalingsplan in de screenshot) beginnen vanaf Specialist.

Voer een test met meerdere sessies uit tijdens de proefperiode

Laat een verzonnen klant door deze stappen gaan in elke geselecteerde tool. Het is een denkexperiment, geen klantresultaat.

1. Ontvang een aanvraag voor een groot rugstuk met drie referentieafbeeldingen, een plaatsing en een budget.
2. Stuur een prijs met een aanbetaling die meetelt voor het totaalbedrag, en incasseer deze voordat je de eerste datum vasthoudt.
3. Stuur je eigen vrijwaringsformulier en bevestig dat het is opgeslagen bij de klant.
4. Boek drie sessies en een touch-up, verplaats vervolgens één sessie en kijk of de aanbetaling en notities volgen.
5. Splits de laatste betaling tussen de artiest en de winkel, en kijk naar het enkele klantrecord.

Het hulpmiddel dat bij je past, houdt alle vijf stappen op één enkel record en toont het nog te betalen saldo.

Wanneer je het simpel moet houden

Als je alleen tatoeëert en elke klant boekt via bericht, is een boekingsapp met aanbetalingen misschien alles wat je nodig hebt. Voeg een klantwerksysteem toe wanneer kunstwerken meerdere sessies duren, wanneer de prijs verandert na het eerste consult, of wanneer niemand zich herinnert welke voorwaarden een klant eerder heeft geaccepteerd. Voor Workspace369, zie hoe de tattoo studio's pagina dekt Voorstellen, Communicatie en facturen; de prijzenpagina heeft de huidige plannen. Specialist voegt ook toe wijzigingsopdrachten, die een scopewijziging koppelen aan de oorspronkelijke overeenkomst. Bewaar je vrijwaringsformulier, nazorgnotities en medische dossiers in wat je lokale regels ook vereisen.

Voer één volledige klus uit op demo-gegevens voordat je echte klanten importeert, en bevestig dat je je records kunt exporteren.