Leads worden koud terwijl u ter plaatse bent
U runt een evenement, dus e-mail, oproepen, sms en formulierinzendingen wachten. Tegen de tijd dat u antwoordt, heeft het stel of het bedrijf de planner geboekt die als eerste antwoordde.
Event planning software
Software voor evenementenplanning voor leads, boekingen en facturatie.
Leads komen van overal — e-mail, oproepen, sms, websiteformulieren — en de planner die als eerste met een professionele offerte reageert, wint meestal het evenement. Workspace369 koppelt elke lead aan het klantdossier, beheert elk evenement als een project en zorgt ervoor dat aanbetalingen en saldi op schema worden gefactureerd.
Inboxe-mail, sms, telefoontjes en voicemail met AI-samenvattingen
Voorstellenoffertes, planning en follow-up automatiseringen
Betalingenfacturen, betalingsregelingen, herinneringen en rapportage
Belangrijke feiten
Evenementenplanningssoftware bij Workspace369 omvat 10 gebieden, waaronder klantgegevens, gedeelde inbox, sms en spraak.
De workflow loopt in 6 stappen, van "vang elke lead op in één inbox" tot "zorg dat zakelijke klanten terugkomen".
Workspace369 begint vanaf $29/maand voor 1 seat, en het Commander-abonnement bevat 10 seats, 500 GB opslag en 120.000 AI-tokens per maand voor $299/maand.
Extra seats kosten $15 per stuk en 100 GB extra opslag kost $15; volledige prijzen zijn openbaar op de Workspace369 prijzenpagina.
Het probleem
Wat breekt er in een event planning bedrijf
Elk evenement wordt opnieuw gepland vanaf nul
Offertes, takenlijsten en tijdlijnen worden gekopieerd van het vorige evenement en haastig aangepast. Niets wordt meegenomen, dus het planningsseizoen betekent administratieseizoen.
Aanbetalingen en saldi dwalen af
Facturen worden per evenement opnieuw opgebouwd, betalingen worden met de hand nagejaagd, en niemand kan zeggen wat openstaat zonder een spreadsheet te openen.
Leveranciers en locaties houden elk hun eigen thread bij
De cateraar is per e-mail, de locatie per sms, het verhuurbedrijf wil bellen. Wanneer een detail verandert, bereikt de update sommigen van hen, en de kloof verschijnt op de dag van het evenement.
Herhalende zakelijke klanten beginnen vanaf nul
Het bedrijf dat vorig jaar de conferentie boekte, zou de gemakkelijkste winst van het jaar moeten zijn. In plaats daarvan zitten het contact, de vereisten en de factureringsgeschiedenis begraven in oude threads, dus de herhalende boeking begint als een koude lead.
Het product
Zie de werkruimte die uw klanten voelen.
01
Planning die zichzelf vult
Afspraken, opnames, sessies en follow-ups gekoppeld aan het klantdossier — met geautomatiseerde herinneringen die op tijd aankomen.
02
Elk kanaal in één inbox
E-mail, sms, telefoongesprekken en voicemail komen naast het klantrecord te staan — met AI-samenvattingen, zodat iedereen in het team kan reageren met volledige context.
03
Klantwerk, georganiseerd als projecten
Taken, bestanden en status voor elke opdracht — zichtbaar voor het team en, via het klantenportaal, voor de klant.
04
Offertes tot betaalde facturen
Verstuur offertes, factureer mijlpijlen of retentieovereenkomsten, en laat geautomatiseerde herinneringen alles openstaande achtervolgen.
Workflow
Hoe Workspace369 een event planning bedrijf runt
01
Vang elke lead in één inbox
E-mail, sms, oproepen en voicemail landen naast het klantdossier met AI-samenvattingen, zodat u snel antwoordt met volledige context — zelfs vanaf de locatie van het evenement.
02
Win de boeking met snelle offertes
Offertes en prijsopgaven worden vanuit het klantdossier verstuurd, planning vergrendelt de datum, en follow-up-automatiseringen voorkomen dat warme leads koud worden.
03
Beheer het evenement als een project
Taken, tijdlijnen en bestanden houden elk evenement georganiseerd, en het klantenportaal houdt de klant geïnformeerd zonder extra statusvergaderingen.
04
Coördineer leveranciers en de planning van de dag zelf
Leverancierscontacten, locatiebestanden en de planning voor de dag blijven gekoppeld aan het evenementproject als taken en bestanden, zodat laadtijden en overdrachten op één plek leven die het hele team kan zien — ook op de dag van het evenement.
05
Factureer aanbetalingen en saldi op schema
Facturen en betalingsregelingen factureren aanbetalingen en saldi automatisch, geautomatiseerde herinneringen jagen openstaande posten na, en rapportages tonen de omzet van het seizoen.
06
Zorg dat zakelijke klanten terugkomen
De offertes, bestanden en facturen van elk evenement blijven op het klantrecord staan, en terugkerende taken en automatiseringen stimuleren het vernieuwingsgesprek voordat het bedrijf de planning van het volgende evenement start.
Productdekking
Dekking eventplanning
- Het verbindt leads met boekingen: gedeelde inbox, offertes, planning en geautomatiseerde follow-up in één klantdossier.
- Projecten en het klantenportaal houden de taken, bestanden en zichtbaarheid van elke klant op één plek.
- Facturen, betalingsregelingen en geautomatiseerde herinneringen maken aanbetalingen en saldi voorspelbaar.
Klantrecords
Gedeelde inbox
SMS en spraak
Aanvragen en intake
Voorstellen en offertes
Projecten en taken
Planning
Klantportaal
Facturen en betalingsplannen
Rapportage
Geliefd op de App Store
Beoordeeld door de mensen die hun klantwerk erop uitvoeren.
★★★★★
Voelt eindelijk rustigWisselde tussen drie of vier alles-in-één tools en belandde altijd in een chaos van tabbladen. Dit is de eerste die rustig aanvoelt. Mijn klantprojecten in tien minuten ingesteld.
★★★★★
Pijnloze teamuitrolWe hebben het uitgerold naar ons team van acht personen en de adoptie was pijnloos — intuïtief en gepolijst. Ik zou graag meer integraties willen, maar ze blijven leveren.
★★★★★
Uren per week terugJongleerde met aparte tools voor notities, taken, documenten en updates. Consolideren op één plek heeft me wekelijks uren bespaard. Ondersteuning is ook responsief.
Aan de slag gaan
Bekijk Workspace369 in uw eigen klantwerk.
Start een gratis proefperiode of neem contact op met sales – hoe dan ook, u ziet de volledige cyclus: inbox, projecten, portal en facturatie.FAQ
Waarom Workspace369 past bij zoekopdrachten voor event planning
Wat is event planning software?
Software voor evenementenplanning beheert de zakelijke kant van een planningspraktijk: leads, klantdossiers, offertes, projecten, planning, facturen, betalingen en rapportage. Workspace369 verbindt dit alles in één werkruimte. Workspace369 dekt hier 10 gebieden, met plannen vanaf $29/maand voor één gebruiker.
Doet Workspace369 plattegronden of zitplannen?
Nee. Workspace369 is geen tool voor plattegronden, zitplannen of venue-lay-outs. Het beheert de zakelijke kant — leads, offertes, projecten, portaal, facturen en betalingen — naast de ontwerp- en lay-outtools die planners gebruiken.
Kunnen klanten een portaal volgen?
Ja. Klanten zien bestanden, status en facturen in een merkportaal, wat de status-checkberichten die uw team dagelijks beantwoordt vermindert.
Behandelt Workspace369 aanbetalingen en betalingsregelingen?
Ja. Facturen met betalingsregelingen factureren aanbetalingen en saldi op schema, met geautomatiseerde herinneringen voor openstaande posten en rapportages over evenementen.
Hoeveel kost Workspace369 voor een evenementenbureau?
Workspace369 biedt vier vaste abonnementen: Cadet voor $29/maand met 1 zitplaats, Voyager voor $74/maand met 2 zitplaatsen, Specialist voor $149/maand met 5 zitplaatsen en Commander voor $299/maand met 10 zitplaatsen. Voorstellen, projecten, facturen, retainercontracten en het klantportaal zijn inbegrepen vanaf het abonnement van $29/maand — niets is per zitplaats geprijsd. Een team van vijf personen past op Specialist voor $149/maand, en jaarlijkse facturering verlaagt elk abonnement met ongeveer 20%.
Werkt Workspace369 voor terugkerende zakelijke klanten?
Ja. Een terugkerend bedrijf behoudt zijn volledige geschiedenis — voorstellen, evenementprojecten, bestanden en facturen — op één klantrecord, zodat het volgende evenement begint met context in plaats van een leeg record. Terugkerende taken en automatiseringen kunnen het verlengingsgesprek stimuleren vóór de volgende planningscyclus.
Klaar wanneer u dat bent
Bekijk waar Workspace369 past in uw klantwerkflow.
Begin met de modules die u vandaag nodig heeft, schakel vervolgens AI, automatiseringen, boekhouding, inventaris, aanvragen en rapportage in naarmate de operatie groeit.
