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CRM para gestores de propriedades

CRM para administradores de imóveis com fluxo de trabalho de proposta para proprietários

Gerentes de propriedade geralmente lutam para isolar as consultas recebidas dos proprietários das operações ativas de manutenção de inquilinos. Quando um proprietário solicita uma proposta de gerenciamento, misturar essas comunicações com os registros de locação existentes cria confusão administrativa. O Workspace369 gerencia a aquisição de proprietários do início ao fim: registros de clientes, propostas, projetos de onboarding e faturas de configuração. O desenvolvimento de negócios do proprietário permanece separado das operações de inquilinos, para que cada novo proprietário siga uma revisão estruturada antes que o onboarding da propriedade comece.

Iniciar teste gratuito Falar com vendas
Clienteo relacionamento e o resumo acordado
Trabalhotarefas com uma pessoa responsável
Faturamentofaturas e contexto comercial
Registro de cliente Workspace369 mostrando histórico, arquivos, comunicação e faturas em um único perfil

Principais factos

O CRM para gestores de propriedades do Workspace369 abrange 9 áreas, incluindo registos de clientes, propostas, projetos e tarefas.

O fluxo de trabalho executa-se em 5 etapas, desde "registro da consulta" até "provisionamento de acesso ao portal".

O Workspace369 começa em $29/mês para 1 assento, e o plano Commander inclui 20 assentos, 500 GB de armazenamento e 120.000 tokens de IA por mês por $299/mês.

Assentos adicionais custam $10 cada e 100 GB de armazenamento adicional custam $15; os preços completos estão públicos em página de preços do Workspace369.

O problema

Obstáculos administrativos na aquisição de proprietários

Dispersão de Consultas do Proprietário

Proprietários de imóveis que procuram serviços de gestão frequentemente enviam portfólios de propriedades mistos por e-mail. Sem registos de clientes dedicados, estes portfólios são arquivados incorretamente ao lado de bilhetes de suporte de inquilinos ativos. Os membros da equipa perdem o rasto dos detalhes da consulta original, levando a falhas no acompanhamento. Manter os ficheiros de proprietários prospetivos e as conversas iniciais separados dos dados dos inquilinos garante uma comunicação clara durante a fase crítica pré-contrato.

Propostas não estruturadas

Criar acordos de gerenciamento personalizados requer termos precisos sobre estruturas de taxas e limites de manutenção. Quando os administradores de imóveis usam documentos de texto genéricos, erros ocorrem com frequência. A falha em rastrear propostas dentro de um sistema dedicado de trabalho do cliente significa que a equipe pode executar versões de contrato desatualizadas. Gerenciar propostas, arquivos e conversas iniciais com o proprietário em um só lugar evita que termos não autorizados sejam enviados a clientes potenciais.

Confusão de Tarefas de Onboarding

Após a assinatura de um contrato de gestão por um proprietário, a transição dos dados do imóvel envolve inúmeras etapas administrativas. Sem projetos e tarefas estruturados, os membros da equipe esquecem de coletar certificados de seguro ou formulários de autorização de serviços públicos. Essa lacuna administrativa atrasa a integração real do imóvel. O acompanhamento dessas tarefas pré-operacionais garante que todos os pré-requisitos legais e administrativos sejam atendidos antes do início da colocação de inquilinos.

Rastreamento de Taxas Espalhado

Coletar taxas iniciais de configuração ou contratos de onboarding de novos proprietários de imóveis muitas vezes passa despercebido. Se a fatura for tratada inteiramente separada do projeto de onboarding, a equipe financeira não terá visibilidade do status do projeto. Associar faturas diretamente aos registros do cliente e projetos de onboarding garante que as taxas de configuração sejam solicitadas, rastreadas e coletadas antes que quaisquer serviços de gerenciamento de propriedade comecem oficialmente.

O produto

Veja o espaço de trabalho que seus clientes sentem.

01

Um portal que os clientes realmente verificam

Os clientes acompanham o progresso, arquivos e faturas em um portal com a sua marca em vez de pedir atualizações à sua equipe.

Registro de cliente Workspace369 mostrando histórico, arquivos, comunicação e faturas em um único perfil
02

Todos os canais em uma caixa de entrada

E-mail, SMS, chamadas e correio de voz ficam ao lado do registro do cliente — com resumos de IA, para que qualquer pessoa da equipe possa responder com contexto completo.

Caixa de entrada compartilhada Workspace369 mostrando histórico de e-mail, SMS e chamadas ao lado de um registro de cliente
03

Trabalho do cliente, organizado como projetos

Tarefas, arquivos e status para cada contrato — visíveis para a equipe e, através do portal do cliente, para o cliente.

Quadro de projetos Workspace369 mostrando o trabalho do cliente organizado em fases com responsáveis e status
04

Propostas a faturas pagas

Envie orçamentos, fatura marcos ou contratos recorrentes e deixe que lembretes automatizados cobrem qualquer pendência.

Editor de faturas Workspace369 mostrando itens de linha, termos de pagamento e detalhes do cliente

Fluxo de trabalho

O fluxo de trabalho de integração e proposta do proprietário

01

Registro de Consulta

O fluxo de trabalho começa quando um proprietário envia uma consulta. Um membro da equipe cria uma nova entrada nos registros do cliente para registrar os detalhes da propriedade, informações de contato do proprietário e requisitos iniciais. Todas as conversas iniciais e arquivos, como fotos atuais da propriedade ou resumos de unidades existentes, são anexados a este registro. Isso mantém os dados iniciais de desenvolvimento de negócios limpos e separados dos sistemas operacionais de inquilinos ativos.

02

Geração de Proposta

Em seguida, o gerente usa a plataforma para redigir e emitir propostas formais ao proprietário do imóvel. A proposta descreve as porcentagens de gestão, os limites de autorização de manutenção e os termos de serviço. Um membro da equipe pode atualizar o status da proposta enquanto agenda uma reunião de acompanhamento usando a ferramenta de agendamento. Isso garante que o proprietário receba o documento e tenha um método claro para agendar uma conversa de revisão.

03

Configuração de Projeto de Onboarding

Após a aceitação da proposta, o gerente cria um projeto de onboarding ativo. Este projeto contém uma lista de tarefas atribuídas à equipe administrativa. As tarefas incluem a obtenção das cópias da escritura, a verificação do seguro do imóvel e a configuração do perfil do proprietário. Os arquivos fornecidos pelo proprietário são organizados dentro da pasta do projeto para fácil referência administrativa durante a transição.

04

Faturamento Inicial

Antes que o gerenciamento operacional comece, o administrador emite faturas para as taxas iniciais de configuração da propriedade por meio da plataforma. Esta fatura está diretamente vinculada aos registros do cliente e ao projeto de onboarding. A equipe monitora o status do pagamento, garantindo que nenhuma tarefa de onboarding progrida para a conclusão até que o proprietário pague o retainer de configuração exigido, protegendo a empresa de custos operacionais iniciais.

05

Provisionamento de Acesso ao Portal

Finalmente, o gerente de propriedade concede ao proprietário acesso ao portal do cliente. Através deste portal, o proprietário pode visualizar arquivos de integração concluídos, verificar o status do projeto e revisar conversas históricas. Uma vez concluída a integração, os registros de inquilinos e a contabilidade de aluguéis permanecem no sistema principal de propriedades, e o relacionamento com o proprietário continua no Workspace369.

Cobertura do produto

Operações de clientes para administradores de propriedades

  • O sistema deve registrar com sucesso uma consulta de proprietário de imóvel potencial nos registros do cliente sem criar entradas duplicadas ou automatizadas no banco de dados de inquilinos.
  • O documento da proposta deve vincular diretamente a um projeto de integração, permitindo que a equipe rastreie tarefas e arquivos específicos necessários antes que o contrato de gerenciamento se torne ativo.
  • O portal do cliente deve restringir o proprietário do imóvel a visualizar apenas suas propostas, faturas e conversas de proprietário específicas, garantindo o isolamento completo dos dados de outros clientes.
Registros de clientes
Propostas
Projetos e tarefas
Arquivos
Conversas
Agendamento
Faturas
Portal do cliente
Automações de Fluxo de Trabalho

Amado na App Store

Avaliado pelas pessoas que gerenciam seu trabalho com clientes nele.

★★★★★
Finalmente parece calmo

Fiquei pulando entre três ou quatro ferramentas tudo-em-um e sempre acabava em uma bagunça de abas. Esta é a primeira que parece calma. Configurei meus projetos de clientes em dez minutos.

Justin R. · Fundador solo · Avaliação da App Store
★★★★★
Implementação tranquila para a equipe

Implementámo-lo para a nossa equipa de oito pessoas e a adoção foi indolor — intuitiva e polida. Gostaria de mais integrações, mas eles continuam a lançar atualizações.

Samantha D. · Líder de operações · Avaliação da App Store
★★★★★
Horas de volta toda semana

Eu estava gerenciando ferramentas separadas para notas, tarefas, documentos e atualizações. Consolidar em um só lugar realmente me economizou horas todas as semanas. O suporte também é responsivo.

Alicia N. · Fundadora de agência · Avaliação da App Store
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FAQ

Critérios de verificação de integração de proprietários

Este sistema substitui nosso software principal de gerenciamento de propriedades?

Mantenha livros de aluguel, contabilidade de locação, triagem de inquilinos e despacho de manutenção em seu software de gerenciamento de propriedades. O Workspace369 gerencia o lado do proprietário do negócio: registros de clientes, propostas, projetos de onboarding, conversas e faturas, e do Specialist ele se conecta a outros sistemas por meio de webhooks e da API.

Como os registros de inquilinos são tratados durante o processo de integração do proprietário?

Registros de inquilinos permanecem em seu sistema principal de propriedades, enquanto o Workspace369 gerencia o desenvolvimento de negócios e o onboarding para proprietários de imóveis. Ao manter os dados dos inquilinos separados, sua equipe pode gerenciar propostas, arquivos e conversas com proprietários sem sobrecarregar seus bancos de dados operacionais de inquilinos ou sistemas de rastreamento de contratos de locação.

Podemos rastrear taxas de onboarding de proprietários dentro do Workspace369?

Sim, você pode gerar e rastrear faturas para taxas de configuração inicial e contratos de integração diretamente na plataforma. Essas faturas se vinculam aos registros específicos do cliente proprietário e aos projetos de integração, permitindo que sua equipe administrativa verifique se os pagamentos são coletados antes que as propriedades sejam totalmente transferidas para seu portfólio ativo.

Como os proprietários interagem com o sistema durante o onboarding?

Os proprietários utilizam o portal do cliente para revisar propostas, verificar o status das tarefas de integração, visualizar arquivos de propriedade compartilhados e manter conversas com sua equipe de gerenciamento. Isso oferece aos proprietários um espaço profissional e privado para trabalhar com sua equipe antes que suas propriedades entrem em operação em seu sistema de gerenciamento de inquilinos.

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