În această pagină
Pe scurt
O factură este o solicitare de plată emisă înainte ca clientul să plătească: listează ce a fost livrat, cât costă și cum se plătește. O chitanță este dovada plății emisă după: confirmă ce a fost plătit, când și cum. Trimiteți factura când munca este livrată și chitanța când sosesc banii. Software-ul de facturare emite ambele din același registru, păstrând numerele, articolele și referința clientului identice pe fiecare.
Diferența într-un tabel
Aceeași tranzacție, părți opuse ale acesteia:
- Factură — emisă înainte de plată; o cerere formală care listează articole, rate, totaluri, termeni și cum se plătește
- Chitanță — emisă după plată; confirmare care arată suma plătită, data, metoda și factura pe care o achită
- Factura răspunde la „cât vă datorez?” — chitanța răspunde la „ce am plătit și când?”
- Ambele aparțin în registrul clientului: factura ca solicitare, chitanța ca dovadă
Ce trebuie să includă fiecare document
Ele partajează majoritatea câmpurilor, cu accent diferit:
- Factură — detaliile dvs., detaliile clientului, numărul facturii, datele de emitere și scadență, articole, taxe, total, instrucțiuni de plată
- Chitanță — detaliile dvs., detaliile clientului, numărul facturii pe care o achită, data plății, suma primită, metoda de plată și orice sold rămas
- Ambele — aceleași articole și totaluri, astfel încât traseul documentar să se reconcilieze exact
Păstrați-le conectate
Chitanța ar trebui să facă referire la factura pe care o achită — aceasta este ceea ce permite unui client (sau contabilului său) să potrivească plata cu cererea fără un fir de e-mail. În Workspace369, chitanțele sunt emise din factura plătită, astfel încât referința, liniile de articol și sumele să se potrivească întotdeauna.
Întrebări frecvente
Este o factură o chitanță?
Nu. O factură solicită plata înainte ca aceasta să aibă loc; o chitanță confirmă plata după. Ele conțin informații similare, dar servesc scopuri opuse în tranzacție.
Când trimit o chitanță?
După ce clientul plătește. Pentru plățile cu cardul online, trimiteți-o automat la confirmarea plății. Pentru transferuri bancare sau cecuri, emiteți-o odată ce banii sunt compensați.
Ce ar trebui să includă o chitanță de plată?
Numele dvs. de afaceri și detaliile de contact, clientul, un număr de chitanță, numărul facturii pe care o achită, data plății, suma primită, metoda de plată și orice sold rămas datorat. Dacă percepeți impozit, arătați impozitul inclus în plată.
Pot transforma o factură într-o chitanță?
Da, atâta timp cât chitanța este marcată clar ca chitanță (sau factura este marcată „Plătită”) și arată data, suma și metoda de plată. Păstrați factura originală neschimbată; chitanța este o înregistrare separată a plății.
Am nevoie de ambele pentru taxe?
Aveți nevoie de factură pentru a arăta ce ați facturat și de chitanță sau înregistrare de plată pentru a arăta ce ați încasat. Împreună vă reconciliază conturile; chitanțele lipsă sunt cele care fac din sezonul fiscal un proiect de reconstrucție.
