CRM pro cateringové služby
Cateringové služby potřebují jasné záznamy, když klienti změní počet hostů po podpisu počáteční dohody o menu. Workspace369 spravuje každou akci v jednom systému: klientské záznamy, nabídky s elektronickým podpisem, projekty, úkoly, plánování a faktury se zálohami. Operátoři sledují každou revizi, takže aktualizovaná čísla se dostanou do projektových souborů a faktur před zahájením výroby v kuchyni. Udržením jasné dokumentace revizí mohou cateringové týmy efektivně koordinovat detaily akce a aktualizace fakturace během celého životního cyklu plánování.
Klíčová fakta
CRM pro cateringové služby v Workspace369 pokrývá 9 oblastí, včetně klientských záznamů, návrhů, projektů a úkolů.
Workflow probíhá v 5 krocích, od „zaznamenání požadavku na revizi v klientských záznamech“ po „vystavení revidované faktury k finální platbě“.
Workspace369 začíná na 29 $/měsíc za 1 místo a plán Commander zahrnuje 20 míst, 500 GB úložiště a 120 000 AI tokenů měsíčně za 299 $/měsíc.
Další místa stojí 10 $ za kus a 100 GB úložného prostoru navíc stojí 15 $; úplný ceník je veřejný na Stránka s cenami Workspace369.
Problém
Když klient upraví počet hostů po finalizaci menu, aktualizace se často ztratí v roztříštěných zprávách. To vytváří nesrovnalosti mezi dohodnutým návrhem a skutečným provedením události. Bez strukturovaného způsobu aktualizace záznamů klienta a souborů projektu selhává koordinace, což vede k nepřesnému sledování a nesprávnému generování faktur za událost.
Úprava dohodnutého rozsahu menu vyžaduje okamžité úpravy finančních záznamů. Když počet hostů klesne nebo stoupne, manuální aktualizace nabídek a faktur musí probíhat souběžně. Pokud tyto aktualizace nejsou spravovány v rámci jediného systému, klient obdrží rozporuplné fakturační dokumenty, což zpožďuje platby a způsobuje administrativní zmatek během konečného vyrovnání akce.
Změna počtu hostů mění přípravné úkoly pro akci. Personál musí ručně upravit seznamy plánování a úkolů pro počty prádla, poměry personálu a pronájem vybavení. Když jsou konverzace a úkoly odděleny od hlavního klientského záznamu, členové týmu provádějí zastaralé pokyny, což vede k nákladným chybám před konáním akce.
Cateringoví klienti často posílají aktualizace počtu hostů prostřednictvím více kanálů, včetně textových zpráv a telefonních hovorů. Pokud tyto konverzace nejsou zaznamenány přímo vedle projektových souborů a návrhů, administrativní tým postrádá historický záznam o změně. Tato absence jasné historie komunikace ztěžuje ověření klientských dohod během sporů.
Produkt
Klienti sledují pokrok, soubory a faktury v portálu s vlastní značkou namísto toho, aby se ptali vašeho týmu na aktualizace.
E-maily, SMS, hovory a hlasové zprávy přistávají vedle záznamu klienta – s AI souhrny, takže kdokoli z týmu může odpovědět s plným kontextem.
Úkoly, soubory a stav pro každé angažmá – viditelné pro tým a prostřednictvím klientského portálu i pro klienta.
Odesílejte nabídky, fakturujte milníky nebo paušály a nechte automatizovaná připomenutí uhánět cokoli nesplaceného.
Pracovní postup
Když klient požádá o změnu počtu hostů po dohodě o menu, administrátor otevře záznamy a soubory klienta. Operátor ručně zaznamená podrobnosti konverzace do záznamů klienta a poznamená konkrétní čísla do dohodnuté poznámky. To umožňuje operátorovi udržovat jasnou historii úpravy před jakýmikoli změnami ve finančních dokumentech.
Administrátor otevře stávající návrh v rámci platformy, aby upravil počet hostů a související detaily služeb. Úpravou položek návrhu tak, aby odpovídaly novému počtu hostů, operátor aktualizuje rozsah projektu. Tato úprava udržuje projektové soubory v souladu s novými požadavky klienta a připravuje dokumentaci pro další krok klientského přezkumu.
Jakmile je nabídka aktualizována, operátor sdílí revidovaný dokument prostřednictvím klientského portálu. Administrátor naplánuje úkol pro klienta, aby zkontroloval nové podmínky. Klient si prohlédne aktualizované soubory v portálu, poté schválí a elektronicky podepíše revidovanou nabídku, aby potvrdil počet hostů před provedením úprav fakturace.
Po potvrzení klienta administrátor aktualizuje seznamy plánování a úkolů v rámci projektu. Operátor ručně upravuje úkoly související s poměry personálu a pronajatým vybavením na základě nového počtu hostů zaznamenaného v briefu. To pomáhá týmu koordinovat přípravu akce podle aktualizovaných metrik.
Konečný krok převede schválenou nabídku na upravenou fakturu, takže její položky odrážejí upravený počet hostů a aktualizované projektové soubory. Klient platí online kartou, čímž se uzavře pracovní postup pro správu změn počtu hostů v systému.
Pokrytí produktu
Oceněno na App Store
Konečně působí klidněStřídala jsem tři nebo čtyři nástroje typu „vše v jednom“ a vždycky jsem skončila v chaosu záložek. Tohle je první nástroj, který působí klidně. Klientovy projekty jsem nastavila za deset minut.
Bezproblémové zavedení v týmuZavedli jsme to našemu osmičlennému týmu a přijetí bylo bezproblémové – intuitivní a propracované. Uvítal bych více integrací, ale stále dodávají.
Ušetřené hodiny každý týdenStřídala jsem samostatné nástroje pro poznámky, úkoly, dokumenty a aktualizace. Konsolidace na jedno místo mi skutečně ušetřila hodiny každý týden. Podpora je také pohotová.
Začít
Časté dotazy
Udržujte produkci v kuchyni, záznamy o alergenech a řízení bezpečnosti potravin ve vašem systému řízení kuchyně. Workspace369 řídí klientskou stranu každé události: klientské záznamy, nabídky, plánování, úkoly a faktury. Předávejte konečné počty hostů a detaily menu do kuchyňského systému ručně nebo, ze Specialist, přes webhooks a API.
Ano, klienti si mohou prohlížet revidované návrhy a projektové soubory prostřednictvím klientského portálu. To umožňuje týmu sdílet aktualizované dokumenty a vést jasné konverzace o úpravách. Klient potvrzuje schválením revidovaného návrhu a operátor zkontroluje, zda odpovídá počtu hostů zaznamenanému v zadání.
Když se počet hostů upraví, administrátor aktualizuje úkoly a plánování v rámci projektu. Operátor zkontroluje nový záznam v poznámce a nastaví počty personálu a pronájmu v jednotlivých úkolech tak, aby odrážely správný rozsah.
Ano. Workspace369 vám umožňuje generovat a spravovat faktury v rámci stejného projektového souboru jako vaše návrhy. Když se změní počet hostů, administrátor aktualizuje návrh a převede jej na revidovanou fakturu, takže klientské záznamy a finanční dokumenty odrážejí stejné údaje.
Připraveno, kdykoli budete chtít
Začněte s moduly, které potřebujete dnes, pak zapněte AI, automatizace, účetnictví, zásoby, požadavky a reporting, jak provoz roste.
