CRM pro živé kapely a baviče
Živé kapely a baviči spravují složité administrativní detaily pro každé vystoupení. Manažeři rezervací musí koordinovat klientské záznamy, úvodní nabídky, výkonnostní projekty, provozní úkoly, sdílené soubory, konverzace s klienty, plánování akcí a konečné faktury. Když dojde k neočekávané změně, jako je přidání dalšího setu kapelou nebo krátce před akcí změna kontaktní osoby v místě konání, je nezbytná administrativní přehlednost. Workspace369 spravuje každou rezervaci od poptávky po konečnou fakturu v jednom záznamu, takže váš tým vidí každou aktualizaci před začátkem vystoupení.
Klíčová fakta
CRM pro živé kapely a baviče ve Workspace369 pokrývá 9 oblastí, včetně klientských záznamů, nabídek, projektů a úkolů.
Proces probíhá v 5 krocích, od „počátečního přijetí a nastavení klientských záznamů“ po „finální plánování a vystavení faktury".
Workspace369 začíná na 29 $/měsíc za 1 místo a plán Commander zahrnuje 20 míst, 500 GB úložiště a 120 000 AI tokenů měsíčně za 299 $/měsíc.
Další místa stojí 10 $ za kus a 100 GB úložného prostoru navíc stojí 15 $; úplný ceník je veřejný na Stránka s cenami Workspace369.
Problém
Když si klient těsně před koncertem vyžádá další vystoupení nebo změní kontaktní osobu v místě konání, aktualizace se často ztratí v roztroušených e-mailech. Operátoři rezervací mohou aktualizovat záznamy klienta a plánovací záznamy, aby se zabránilo tomu, že členové kapely dorazí s nesprávnými informacemi. Bez strukturovaného místa pro plánování a konverzace dochází během nastavení živého vystoupení k chybám.
Zábavní umělci často distribuují návrhy, které neodrážejí konečné technické požadavky nebo požadovanou délku vystoupení, které požaduje manažer místa konání. Pokud počáteční návrh není přímo propojen s aktivními projektovými soubory a úkoly, administrativní tým nemůže ověřit, co bylo slíbeno. Křížové porovnání souborů a klientských záznamů pomáhá předcházet nesrovnalostem před vydáním faktur.
Komunikace týkající se rozměrů jeviště, časů představení a požadavků na pohostinství obvykle probíhá napříč více vlákny textových zpráv a osobními telefonními hovory. Když se kontaktní osoba v místě neočekávaně změní, nový koordinátor postrádá kontext. Sledování těchto konverzací spolu s klientskými záznamy zajišťuje, že jakýkoli operátor může přezkoumat zaznamenanou historii diskusí a aktualizovat relevantní úkoly.
Živá zábava vyžaduje jasné sladění mezi počáteční zálohou, plánovanými daty a konečnými fakturami. Když projekt vystoupení projde úpravami na poslední chvíli, jako je přidání dalšího setu, administrativní tým může upravit fakturu. Bez jasného sledování úkolů a souborů mohou chyby ve fakturaci zpozdit nezbytné inkaso za událost.
Produkt
Klienti sledují pokrok, soubory a faktury v portálu s vlastní značkou namísto toho, aby se ptali vašeho týmu na aktualizace.
E-maily, SMS, hovory a hlasové zprávy přistávají vedle záznamu klienta – s AI souhrny, takže kdokoli z týmu může odpovědět s plným kontextem.
Úkoly, soubory a stav pro každé angažmá – viditelné pro tým a prostřednictvím klientského portálu i pro klienta.
Odesílejte nabídky, fakturujte milníky nebo paušály a nechte automatizovaná připomenutí uhánět cokoli nesplaceného.
Pracovní postup
Manažer rezervací vytvoří nový záznam v záznamech klienta, jakmile dorazí poptávka po zábavě. Tento záznam ukládá počáteční datum události, detaily místa konání a kontaktní informace klienta. Manažer připojí všechny počáteční soubory poptávky a zahájí vlákno konverzace, aby zdokumentoval specifické omezení výkonu, čímž zajistí, že všechna základní data budou přístupná pro další krok rezervace.
Obsluha vytvoří podrobný návrh, který nastiňuje dobu trvání výkonu, stanovené počty a základní poplatky. Tento návrh je odeslán klientovi prostřednictvím klientského portálu k revizi. Manažer sleduje stav návrhu a zajišťuje, že veškeré požadované úpravy struktury výkonu jsou zaznamenány v zadání před přechodem na vytvoření projektu.
Jakmile je nabídka přijata, operátor vytvoří aktivní projekt pro rezervaci. Tým sestaví úkoly pro kontrolu vybavení, potvrzení seznamu skladeb a koordinaci místa konání. Všechny relevantní technické soubory a scénické plány jsou nahrány přímo do projektu, což administrativnímu personálu umožňuje sledovat data dokončení úkolů oproti hlavnímu kalendáři plánování.
Když klient těsně před akcí přidá další sestavu a změní kontaktní osobu místa konání, operátor může aktualizovat projektové úkoly, kalendář plánování a klientské záznamy. Manažer zanechá podrobnou poznámku v záznamu konverzace a aktualizuje repozitář souborů o nový rozvržení místa konání, čímž zajistí, že kapela přečte aktualizovaný brief.
Manažer rezervací ověří všechny záznamy v plánu oproti dokončeným projektovým úkolům. Po potvrzení dodatečných detailů sady operátor vygeneruje konečnou fakturu odrážející aktualizované poplatky. Faktura je odeslána prostřednictvím klientského portálu a manažer označí projekt jako dokončený po zaznamenání ověření platby v systému.
Pokrytí produktu
Oceněno na App Store
Konečně působí klidněStřídala jsem tři nebo čtyři nástroje typu „vše v jednom“ a vždycky jsem skončila v chaosu záložek. Tohle je první nástroj, který působí klidně. Klientovy projekty jsem nastavila za deset minut.
Bezproblémové zavedení v týmuZavedli jsme to našemu osmičlennému týmu a přijetí bylo bezproblémové – intuitivní a propracované. Uvítal bych více integrací, ale stále dodávají.
Ušetřené hodiny každý týdenStřídala jsem samostatné nástroje pro poznámky, úkoly, dokumenty a aktualizace. Konsolidace na jedno místo mi skutečně ušetřila hodiny každý týden. Podpora je také pohotová.
Začít
Časté dotazy
Udržujte produkci, licencování a ujednání o platbách umělcům v nástrojích pro ně určených. Workspace369 řídí rezervační obchod kolem nich: klientské záznamy, nabídky, projekty, úkoly, soubory, konverzace, plánování, faktury s online platbou a klientský portál.
Když se kontaktní osoba pro místo konání změní krátce před představením, manažer rezervací může otevřít záznamy klienta a aktualizovat pole kontaktu. Operátor by poté měl aktualizovat aktivní záznam konverzace a projektové úkoly, aby administrativní tým okamžitě viděl nové kontaktní údaje.
Automatizace pracovních postupů mohou vytvářet úkoly, odesílat e-maily nebo SMS, vydávat připomínky a upozorňovat členy týmu pomocí podporovaných spouštěčů, podmínek a časových prodlev. Automatizace e-mailů začíná na úrovni Cadet a SMS na úrovni Voyager; pracovní postupy navržené AI začínají na úrovni Commander. Před povolením pracovního postupu otestujte požadovanou událost, vlastníka a krok revize. Spouštěče volání vyžadují plán s hlasovou funkcí. Simulované testovací běhy a protokoly o provedení ukazují přesně, co pracovní postup udělá s ukázkovou rezervací.
Klienti mohou přistupovat ke svým dokumentům přihlášením do klientského portálu. Když administrátor aktualizuje nabídku nebo fakturu tak, aby odrážela další sadu, změny jsou viditelné v portálu. Operátor může klientovi poslat zprávu, která ho nasměruje na aktualizované dokumenty.
Připraveno, kdykoli budete chtít
Začněte s moduly, které potřebujete dnes, pak zapněte AI, automatizace, účetnictví, zásoby, požadavky a reporting, jak provoz roste.
