CRM pro správce nemovitostí
Správci nemovitostí se často potýkají s oddělením příchozích dotazů majitelů od aktivních operací údržby nájemníků. Když majitel nemovitosti požádá o nabídku správy, smíchání těchto komunikací s existujícími záznamy o pronájmu vytváří administrativní zmatek. Workspace369 spravuje akvizici majitelů od začátku do konce: klientské záznamy, nabídky, onboardingové projekty a instalační faktury. Rozvoj obchodu s majiteli zůstává oddělen od operací s nájemníky, takže každý nový majitel prochází strukturovanou revizí před zahájením onboardingu nemovitosti.
Klíčová fakta
CRM pro správce nemovitostí ve Workspace369 pokrývá 9 oblastí, včetně klientských záznamů, nabídek, projektů a úkolů.
Proces probíhá v 5 krocích, od „zaznamenání poptávky“ po „poskytnutí přístupu do portálu".
Workspace369 začíná na 29 $/měsíc za 1 místo a plán Commander zahrnuje 20 míst, 500 GB úložiště a 120 000 AI tokenů měsíčně za 299 $/měsíc.
Další místa stojí 10 $ za kus a 100 GB úložného prostoru navíc stojí 15 $; úplný ceník je veřejný na Stránka s cenami Workspace369.
Problém
Majitelé nemovitostí hledající manažerské služby často posílají smíšená portfolia nemovitostí e-mailem. Bez dedikovaných klientských záznamů se tato portfolia nesprávně zařadí vedle aktivních ticketů podpory nájemníků. Zaměstnanci ztrácejí přehled o detailech původního dotazu, což vede k vynechaným následným krokům. Oddělení souborů potenciálních majitelů a úvodních konverzací od dat nájemníků zajišťuje jasnou komunikaci během kritické fáze před uzavřením smlouvy.
Vytváření vlastních manažerských dohod vyžaduje přesné podmínky týkající se struktur poplatků a limitů údržby. Když správci nemovitostí používají obecné textové dokumenty, často dochází k chybám. Nesledování nabídek v rámci dedikovaného systému pro klientskou práci znamená, že zaměstnanci mohou používat zastaralé verze smluv. Správa nabídek, souborů a úvodních konverzací s vlastníky na jednom místě zabraňuje odesílání neautorizovaných podmínek potenciálním klientům.
Jakmile vlastník podepíše smlouvu o správě, přechod dat nemovitosti zahrnuje řadu administrativních kroků. Bez strukturovaných projektů a úkolů členové týmu zapomínají shromažďovat certifikáty pojištění nebo formuláře pro autorizaci služeb. Tato administrativní mezera zpožďuje skutečné zavedení nemovitosti. Sledování těchto předprovozních úkolů zajišťuje, že jsou splněny všechny právní a administrativní předpoklady před zahájením umístění nájemníka.
Vybírání počátečních poplatků za nastavení nebo vstupních poplatků od nových vlastníků nemovitostí často proklouzne. Pokud je fakturace řešena zcela odděleně od vstupního projektu, finanční tým nemá přehled o stavu projektu. Propojení faktur přímo s klientskými záznamy a vstupními projekty zajišťuje, že poplatky za nastavení jsou požadovány, sledovány a vybírány předtím, než jakékoli služby správy nemovitostí oficiálně začnou.
Produkt
Klienti sledují pokrok, soubory a faktury v portálu s vlastní značkou namísto toho, aby se ptali vašeho týmu na aktualizace.
E-maily, SMS, hovory a hlasové zprávy přistávají vedle záznamu klienta – s AI souhrny, takže kdokoli z týmu může odpovědět s plným kontextem.
Úkoly, soubory a stav pro každé angažmá – viditelné pro tým a prostřednictvím klientského portálu i pro klienta.
Odesílejte nabídky, fakturujte milníky nebo paušály a nechte automatizovaná připomenutí uhánět cokoli nesplaceného.
Pracovní postup
Pracovní postup začíná, když vlastník nemovitosti podá poptávku. Člen týmu vytvoří nový záznam v klientských záznamech pro zaznamenání podrobností o nemovitosti, kontaktních údajů vlastníka a počátečních požadavků. Všechny počáteční konverzace a soubory, jako jsou aktuální fotografie nemovitosti nebo souhrny stávajících jednotek, jsou k tomuto záznamu připojeny. Tím jsou raná data obchodního rozvoje udržována čistá a oddělená od provozních systémů aktivních nájemníků.
Dále manažer použije platformu k vypracování a vydání formálních nabídek majiteli nemovitosti. Nabídka nastiňuje procenta správy, limity autorizace údržby a servisní podmínky. Člen týmu může aktualizovat stav nabídky a zároveň naplánovat následnou schůzku pomocí plánovacího nástroje. Tím je zajištěno, že vlastník obdrží dokument a má jasný způsob, jak si naplánovat schůzku k revizi.
Po přijetí návrhu manažer vytvoří aktivní onboardingový projekt. Tento projekt obsahuje seznam úkolů přiřazených administrativním pracovníkům. Úkoly zahrnují zajištění kopií listu vlastnictví, ověření pojištění majetku a nastavení profilu vlastníka. Soubory poskytnuté vlastníkem jsou organizovány ve složce projektu pro snadnou administrativní referenci během přechodu.
Před zahájením provozního řízení administrátor vydá faktury za počáteční poplatky za nastavení nemovitosti prostřednictvím platformy. Tato faktura je přímo spojena s klientskými záznamy a onboardingovým projektem. Tým sleduje stav platby a zajišťuje, že žádné onboardingové úkoly nebudou dokončeny, dokud vlastník nezaplatí požadovaný počáteční paušál, čímž chrání firmu před počátečními provozními náklady.
Nakonec správce nemovitostí udělí majiteli přístup do klientského portálu. Prostřednictvím tohoto portálu si majitel může prohlížet dokončené vstupní soubory, sledovat stav projektu a kontrolovat historické konverzace. Po dokončení onboardingu zůstávají záznamy nájemníků a účetnictví pronájmu v primárním systému správy nemovitostí a vztah s majitelem pokračuje ve Workspace369.
Pokrytí produktu
Oceněno na App Store
Konečně působí klidněStřídala jsem tři nebo čtyři nástroje typu „vše v jednom“ a vždycky jsem skončila v chaosu záložek. Tohle je první nástroj, který působí klidně. Klientovy projekty jsem nastavila za deset minut.
Bezproblémové zavedení v týmuZavedli jsme to našemu osmičlennému týmu a přijetí bylo bezproblémové – intuitivní a propracované. Uvítal bych více integrací, ale stále dodávají.
Ušetřené hodiny každý týdenStřídala jsem samostatné nástroje pro poznámky, úkoly, dokumenty a aktualizace. Konsolidace na jedno místo mi skutečně ušetřila hodiny každý týden. Podpora je také pohotová.
Začít
Časté dotazy
Udržujte nájemní registry, účetnictví nájmů, prověřování nájemníků a dispečink údržby ve vašem softwaru pro správu nemovitostí. Workspace369 řídí stranu vlastníka: klientské záznamy, nabídky, onboardingové projekty, konverzace a faktury, a z Specialist se propojuje s jinými systémy přes webhooks a API.
Záznamy nájemníků zůstávají ve vašem primárním systému nemovitostí, zatímco Workspace369 spravuje obchodní rozvoj a onboarding pro vlastníky nemovitostí. Udržením dat nájemníků odděleně může váš tým spravovat návrhy, soubory a konverzace s vlastníky, aniž by zaneřádil vaše provozní databáze nájemníků nebo systémy pro sledování nájemních smluv.
Ano, můžete generovat a sledovat faktury za počáteční poplatky za nastavení a vstupní poplatky přímo v rámci platformy. Tyto faktury se propojují s konkrétními záznamy klientských vlastníků a vstupními projekty, což umožňuje vašemu administrativnímu týmu ověřit, že platby jsou shromážděny před tím, než jsou nemovitosti plně převedeny do vašeho aktivního portfolia.
Majitelé využívají klientský portál k prohlížení nabídek, kontrole stavu onboardingových úkolů, prohlížení sdílených souborů nemovitostí a udržování konverzací s vaším manažerským týmem. To poskytuje majitelům profesionální, soukromý prostor pro práci s vaším týmem předtím, než jejich nemovitosti začnou fungovat ve vašem systému správy nájemníků.
Připraveno, kdykoli budete chtít
Začněte s moduly, které potřebujete dnes, pak zapněte AI, automatizace, účetnictví, zásoby, požadavky a reporting, jak provoz roste.
