CRM pro samostatné a malé právní kanceláře

CRM pro samostatné a malé právní kanceláře se specifickým pracovním postupem

Poptávka právnické firmy vyžaduje prověření, než se stane přijatým závazkem. Tato stránka ukazuje, jak sólo a malé právnické firmy provádějí příjem v Workspace369, od prvního dotazu po podepsaný závazek. S klientskými záznamy, konverzacemi a plánováním může operátor zkontrolovat příchozí požadavky před závazkem k projektu a veřejné formuláře pro příjem (Požadavky z Voyageru) zachycují nové poptávky, které se stanou klientskými záznamy. Návrhy s elektronickým podpisem, projekty, soubory a faktury pak provádějí každý závazek.

Klientvztah a dohodnutý brief
Práceúkoly s odpovědnou osobou
Fakturacefaktury a komerční kontext
Záznam klienta Workspace369 zobrazující historii, soubory, komunikaci a faktury v jednom profilu

Klíčová fakta

CRM pro samostatné a malé právní kanceláře od Workspace369 pokrývá 9 oblastí, včetně klientských záznamů, nabídek, projektů a úkolů.

Pracovní postup probíhá v 5 krocích, od „zaznamenání počáteční poptávky“ po „fakturaci a sledování plateb“.

Workspace369 začíná na 29 $/měsíc za 1 místo a plán Commander zahrnuje 20 míst, 500 GB úložiště a 120 000 AI tokenů měsíčně za 299 $/měsíc.

Další místa stojí 10 $ za kus a 100 GB úložného prostoru navíc stojí 15 $; úplný ceník je veřejný na Stránka s cenami Workspace369.

Problém

Provozní úzká hrdla v náboru malých právnických firem

Nezkontrolované klientské poptávky

Počáteční dotazy často přicházejí bez předběžného prověření, což zaplňuje frontu pro příjem neslučitelnými případy. Bez jasné metody pro zaznamenávání konverzací a revizi klientských záznamů tráví personál hodiny manuálním procházením detailů. Tato administrativní zátěž zpožďuje odpovědi na životaschopné potenciální klienty. Operátoři potřebují strukturovaný způsob, jak zdokumentovat počáteční oslovení a naplánovat předběžná hodnocení před vytvořením formálního projektu nebo odesláním návrhů.

Roztříštěná komunikační příjem

Když jsou zprávy potenciálních klientů rozprostřeny mezi oddělené účty, sledování rané historie dotazu se stává obtížným. Konverzace, počáteční soubory a poznámky k plánování zůstávají nepropojené s primárním klientským záznamem. Osoba musí ručně ověřit, zda byl dotaz prověřen, nebo zda byl zaslán návrh. Tento nedostatek administrativní organizace vede k opakovaným otázkám a pomalým reakčním časům během příjmu.

Nesourodé sledování projektů

Přechod od přijatého dotazu k realizaci projektu často vytváří provozní třenice. Úkoly, související soubory a záznamy klientů jsou často uloženy na různých místech. Člen týmu musí manuálně znovu vytvořit úkoly v jiném nástroji. Bez propojení projektů přímo s původním záznamem klienta vyžaduje sledování pokroku a koordinace interních úkolů nadměrné manuální křížové kontroly.

Izolovaná administrativní správa fakturace

Fakturace za úvodní konzultace nebo milníky zapojení je neefektivní, pokud je zpracovávána mimo hlavní klientský systém. Vytváření faktur vyžaduje manuální zadávání dat z oddělených plánovacích záznamů a klientských záznamů. Pokud jsou faktury odděleny od klientských konverzací a projektových souborů, sledování nesplacených zůstatků se stává manuálním úkolem, což nutí malé právní firmy trávit více času ověřováním stavu plateb.

Produkt

Podívejte se na pracovní prostor, který vaši klienti cítí.

01

Portál, který klienti skutečně kontrolují

Klienti sledují pokrok, soubory a faktury v portálu s vlastní značkou namísto toho, aby se ptali vašeho týmu na aktualizace.

Záznam klienta Workspace369 zobrazující historii, soubory, komunikaci a faktury v jednom profilu
02

Každý kanál v jedné schránce

E-maily, SMS, hovory a hlasové zprávy přistávají vedle záznamu klienta – s AI souhrny, takže kdokoli z týmu může odpovědět s plným kontextem.

Sdílená schránka Workspace369 zobrazující historii e-mailů, SMS a hovorů vedle záznamu klienta
03

Práce s klienty, organizovaná do projektů

Úkoly, soubory a stav pro každé angažmá – viditelné pro tým a prostřednictvím klientského portálu i pro klienta.

Projektová nástěnka Workspace369 zobrazující práci klienta organizovanou do fází s vlastníky a stavem
04

Od nabídek po zaplacené faktury

Odesílejte nabídky, fakturujte milníky nebo paušály a nechte automatizovaná připomenutí uhánět cokoli nesplaceného.

Editor faktur Workspace369 zobrazující položky, platební podmínky a podrobnosti o klientovi

Pracovní postup

Pracovní postup pro příjem a screening

01

Zaznamenávání počáteční poptávky

Osoba obdrží příchozí poptávku a zadá podrobnosti do klientských záznamů, nebo převede odeslanou žádost o přijetí na klientský záznam. Operátor zaznamená kontaktní informace potenciálního zákazníka a zaznamená hlavní požadavek jako záznam v briefu. Tento krok začíná sledování ještě před jakýmkoli screeningem. Tým používá tento záznam k ukládání následných konverzací a souborů, čímž propojuje počáteční kontakty s jedním konkrétním záznamem potenciálního zákazníka.

02

Screening a předběžné plánování

Operátor zkontroluje klientské záznamy, aby určil, zda poptávka splňuje kritéria pro příjem firmy. Osoba poté použije nástroj pro plánování k nastavení přijímacího hovoru. Během tohoto hovoru administrátor zaznamenává detaily konverzace přímo do souboru poptávky. Tento screeningový krok umožňuje firmě vyhodnotit rozsah požadavku před pokračováním ve formálním zapojení nebo projektu.

03

Vystavení návrhu zakázky

Jakmile je screening dokončen, člen týmu vygeneruje nabídku podrobně popisující rozsah zapojení, odhadované časové rámce a platební podmínky. Operátor nahraje relevantní soubory do záznamu nabídky a odešle ji potenciálnímu klientovi. Potenciální klient si nabídku prohlédne, schválí a elektronicky podepíše prostřednictvím jejího veřejného odkazu. Tento krok udržuje poplatky jasné před aktivací projektu.

04

Aktivace projektu angažmá

Po přijetí návrhu potenciálním zákazníkem operátor vytvoří projekt pro správu úkolů angažmá. Tým stanoví specifické úkoly, přiřadí provozní termíny a naplánuje následné kroky. Všechny konverzace a soubory související s procesem onboardingu jsou uloženy v tomto projektu. Tato struktura umožňuje firmě sledovat milníky a pokrok pro každé angažmá na jednom místě.

05

Fakturace a sledování plateb

Po dosažení dohodnutých milníků operátor převede přijatý návrh na faktury za dohodnutých podmínek. Operátor propojí tyto faktury s klientskými záznamy a soubory projektu. Administrátor sleduje stav platby a koordinuje veškeré nezbytné následné kroky prostřednictvím klientského portálu nebo přímých konverzací. Tím se cyklus dokončí a fakturační záznamy zůstanou organizované spolu s celou historií projektu.

Pokrytí produktu

Klientské operace pro samostatné a malé právní kanceláře

  • Operátor musí úspěšně zaznamenat testovací dotaz do klientských záznamů, přidat poznámku o prověření jako záznam do souhrnu a ověřit, že se poznámka správně uloží.
  • Člen týmu musí naplánovat úvodní událost, propojit ji s klientským záznamem a potvrdit, že záznam konverzace přesně zobrazuje naplánovaný čas.
  • Administrátor musí vygenerovat testovací fakturu z pohledu projektu, odeslat ji do klientského portálu a ověřit, že klient má k souboru přístup.
Záznamy klientů
Návrhy
Projekty a úkoly
Soubory
Konverzace
Plánování
Faktury
Klientský portál
Automatizace pracovních postupů

Oceněno na App Store

Hodnoceno lidmi, kteří na něm řídí svou klientskou práci.

★★★★★
Konečně působí klidně

Střídala jsem tři nebo čtyři nástroje typu „vše v jednom“ a vždycky jsem skončila v chaosu záložek. Tohle je první nástroj, který působí klidně. Klientovy projekty jsem nastavila za deset minut.

Justin R. · Samostatný zakladatel · Recenze z App Store
★★★★★
Bezproblémové zavedení v týmu

Zavedli jsme to našemu osmičlennému týmu a přijetí bylo bezproblémové – intuitivní a propracované. Uvítal bych více integrací, ale stále dodávají.

Samantha D. · Vedoucí provozu · Recenze z App Store
★★★★★
Ušetřené hodiny každý týden

Střídala jsem samostatné nástroje pro poznámky, úkoly, dokumenty a aktualizace. Konsolidace na jedno místo mi skutečně ušetřila hodiny každý týden. Podpora je také pohotová.

Alicia N. · Zakladatelka agentury · Recenze z App Store

Začít

Vyzkoušejte Workspace369 na své vlastní klientské práci.

Začněte bezplatnou zkušební verzi nebo si promluvte s obchodním oddělením – tak či onak uvidíte celý cyklus: schránku, projekty, portál a fakturaci.

Časté dotazy

Kritéria hodnocení a přijetí

Kam se vejdou kontroly střetů zájmů a svěřenské účetnictví?

Udržujte správu důvěrnických účtů a kontrolu střetu zájmů ve vašem softwaru pro správu právnické praxe, nastaveném podle pravidel vaší advokátní komory. Workspace369 řídí příjem, klientské záznamy, nabídky, plánování, zprávy klientům a faktury, se základním účetnictvím od Specialist.

Jak klientský portál funguje během procesu screeningu?

Klientský portál umožňuje potenciálním klientům přístup ke sdíleným souborům a prohlížení návrhů zaslaných firmou. Osoba se může přihlásit, aby ověřila, že požadovaný přístup funguje správně. Portál je místem, kde potenciální klienti zasílají zprávy firmě a prohlížejí dokumenty, odděleně od interního řízení úkolů.

Můžeme spravovat prodejní trychtýře podobně jako tradiční CRM platformy?

Ano. Sledujte dotazy v klientských záznamech se zdroji leadů a spouštějte přijatá angažmá jako projekty s fázemi a Kanbanovými tabulemi. Pokud vaše firma chce nástroj pouze pro prodejní trychtýř, Pipedrive se specificky zaměřuje na řízení prodejního trychtýře příležitostí. Workspace369 spravuje celý životní cyklus klienta, od příjmu po návrhy, plánování, úkoly a fakturaci.

Jak jsou soubory a konverzace organizovány pro novou poptávku?

Konverzace a nahrané soubory mohou být operátorem přímo propojeny s odpovídajícími klientskými záznamy nebo projektovými položkami. Když osoba obdrží nové informace, zaznamená je do briefu, aby udržela organizovanou historii. To umožňuje komukoli, kdo kontroluje dotaz, vidět zaznamenanou časovou osu od úvodního screeningového hovoru až po konečnou fakturaci.

Připraveno, kdykoli budete chtít

Zjistěte, kam Workspace369 zapadá do vašeho pracovního postupu s klienty.

Začněte s moduly, které potřebujete dnes, pak zapněte AI, automatizace, účetnictví, zásoby, požadavky a reporting, jak provoz roste.