CRM pro daňové poradce
Daňoví poradci potřebují jasné sledování každého zapojení, od dopisu o zapojení po konečnou fakturu. Workspace369 spravuje tuto stranu praxe v jednom systému: klientské záznamy, návrhy zapojení s elektronickým podpisem, úkoly, soubory, klientské zprávy a faktury. Daňové firmy udržují pořádek během rušných sezón, takže sběr dokumentů a následná kontrola jsou dokončeny před vstupem dat do systému pro podávání přiznání.
Klíčová fakta
CRM pro daňové poradce od Workspace369 pokrývá 9 oblastí, včetně klientských záznamů, nabídek, projektů a úkolů.
Proces probíhá v 5 krocích, od „inicializace klientských návrhů“ po „finalizaci faktur a uzavření projektu".
Workspace369 začíná na 29 $/měsíc za 1 místo a plán Commander zahrnuje 20 míst, 500 GB úložiště a 120 000 AI tokenů měsíčně za 299 $/měsíc.
Další místa stojí 10 $ za kus a 100 GB úložného prostoru navíc stojí 15 $; úplný ceník je veřejný na Stránka s cenami Workspace369.
Problém
Klienti daní často předkládají neúplnou dokumentaci těsně před kritickými daňovými termíny. Bez určené oblasti pro administrativní sledování tráví daňoví poradci hodiny kontrolou jednotlivých souborů, aby ověřili, co chybí. To zpožďuje inicializaci projektů a způsobuje administrativní úzká hrdla, která zpomalují kapacitu celé firmy.
Komunikace týkající se chybějících formulářů W-2 nebo 1099 často probíhá napříč více osobními textovými zprávami a roztříštěnými vlákny e-mailů. Daňoví poradci ztrácejí cenný čas prohledáváním historických konverzací, aby našli konkrétní pokyny nebo vysvětlení poskytnutá klientem, což vede k chybám v počátečním administrativním záznamu před zahájením podání.
Když daňový klient pošle neúplnou sadu dokumentů před blížícím se termínem podání, manuální úkoly následného sledování se snadno zapomenou. Bez jasných seznamů úkolů propojených přímo se záznamy klientů členové týmu nevědí, kdo je zodpovědný za vyžádání zbývajících dokumentů, což způsobuje zmeškané milníky a zpoždění v přípravě daní.
Odesílání pověřovacích dopisů a shromažďování prvotních administrativních údajů často probíhá prostřednictvím oddělených dokumentů. Daňoví poradci se potýkají s propojením prvotních návrhů s aktivními projekty, což způsobuje zmatek ohledně rozsahu práce a zpožďuje shromažďování prvotních zálohových faktur před zahájením oficiální daňové práce.
Produkt
Klienti sledují pokrok, soubory a faktury v portálu s vlastní značkou namísto toho, aby se ptali vašeho týmu na aktualizace.
E-maily, SMS, hovory a hlasové zprávy přistávají vedle záznamu klienta – s AI souhrny, takže kdokoli z týmu může odpovědět s plným kontextem.
Úkoly, soubory a stav pro každé angažmá – viditelné pro tým a prostřednictvím klientského portálu i pro klienta.
Odesílejte nabídky, fakturujte milníky nebo paušály a nechte automatizovaná připomenutí uhánět cokoli nesplaceného.
Pracovní postup
Začněte zapojení vygenerováním jasných návrhů v systému, které nastíní rozsah služeb daňového poradenství. Klient si prohlédne podrobnosti návrhu v klientském portálu. Jakmile klient schválí a elektronicky podepíše podmínky, firma převede schválený návrh na zálohovou fakturu a otevře zapojení v klientském záznamu.
Použijte funkce plánování k nastavení úvodních konzultačních schůzek, pokud jsou vyžadovány, nebo okamžitě vytvořte dedikovaný projekt pro daňový rok. V rámci klientských záznamů daňový poradce uvede požadované daňové dokumenty. Lidský operátor instruuje klienta, aby nahrál svůj počáteční soubor dokumentů přímo do sekce souborů portálu.
Když daňový klient pošle neúplnou sadu dokumentů před blížícím se termínem podání, daňový poradce zkontroluje nahrané soubory oproti požadovanému seznamu. Operátor zaznamená chybějící položky v briefu a otevře specifickou konverzační vlákno s klientem v rámci portálu, čímž vytvoří explicitní úkoly pro chybějící dokumenty.
Připravovatel spravuje úkoly potřebné k získání všech nezbytných položek. Členové týmu aktualizují stavy úkolů, jakmile položky dorazí. Všechny klientské konverzace zůstávají vázány na klientský záznam, takže jakýkoli člen týmu může potvrdit, že soubor je připraven, než se data přesunou do schváleného systému pro podávání daňových přiznání.
Po dokončení kontrolního seznamu a podání daňového přiznání ve vašem daňovém softwaru operátor vydá konečné faktury prostřednictvím Workspace369. Klient zaplatí fakturu online prostřednictvím klientského portálu a projekt je označen jako uzavřený, čímž se zachová plná historie klienta pro budoucí roky.
Pokrytí produktu
Oceněno na App Store
Konečně působí klidněStřídala jsem tři nebo čtyři nástroje typu „vše v jednom“ a vždycky jsem skončila v chaosu záložek. Tohle je první nástroj, který působí klidně. Klientovy projekty jsem nastavila za deset minut.
Bezproblémové zavedení v týmuZavedli jsme to našemu osmičlennému týmu a přijetí bylo bezproblémové – intuitivní a propracované. Uvítal bych více integrací, ale stále dodávají.
Ušetřené hodiny každý týdenStřídala jsem samostatné nástroje pro poznámky, úkoly, dokumenty a aktualizace. Konsolidace na jedno místo mi skutečně ušetřila hodiny každý týden. Podpora je také pohotová.
Začít
Časté dotazy
Udržujte daňová přiznání, vládní identifikátory a oficiální podání ve vašem schváleném daňovém softwaru. Workspace369 řídí praxi kolem nich: klientské záznamy, nabídky zakázek, sběr dokumentů, úkoly, soubory, zprávy klientům a faktury.
Operátor zkontroluje soubory nahrané v portálu, zaznamená chybějící položky do briefu a vytvoří specifické úkoly pro následné kroky. Můžete zahájit konverzační vlákno s klientem uvnitř portálu a požádat o konkrétní chybějící daňové formuláře před přesunem dat do systémů pro podávání.
Automatizace pracovních postupů vytvářejí úkoly, odesílají e-maily nebo SMS, vydávají připomenutí a upozorňují členy týmu pomocí devíti typů spouštěčů, podmínek a časových prodlev. E-mailové automatizace začínají na úrovni Cadet, SMS kroky na úrovni Voyager a automatizace navržené AI na úrovni Commander; spouštěče volání jsou dodávány s hlasem od úrovně Specialist. Zkontrolujte přesný spouštěč, vlastníka a krok kontroly pomocí simulovaného testovacího běhu, než pracovní postup zapnete.
Ano. Odesílejte mandátní dopisy jako Návrhy s elektronickým podpisem a převeďte je na faktury. Klienti si prohlížejí návrhy a platí své faktury uvnitř klientského portálu, takže vaše firma sleduje finanční milníky vedle aktivních projektů a úkolů.
Připraveno, kdykoli budete chtít
Začněte s moduly, které potřebujete dnes, pak zapněte AI, automatizace, účetnictví, zásoby, požadavky a reporting, jak provoz roste.
