Software de planificación de eventos
Los clientes potenciales llegan de todas partes —correo electrónico, llamadas, SMS, formularios web— y el planificador que responde primero con una propuesta profesional suele ganar el evento. Workspace369 adjunta cada cliente potencial al registro del cliente, gestiona cada evento como un proyecto y mantiene los depósitos y saldos facturados a tiempo.
Datos clave
El software de planificación de eventos en Workspace369 cubre 10 áreas, incluyendo registros de clientes, bandeja de entrada compartida, SMS y voz.
El flujo de trabajo se ejecuta en 6 pasos, desde "capturar cada cliente potencial en una bandeja de entrada" hasta "mantener a los clientes corporativos regresando".
Workspace369 comienza en $29/mes por 1 asiento, y el plan Commander incluye 10 asientos, 500 GB de almacenamiento y 120,000 tokens de IA por mes a $299/mes.
Los asientos adicionales cuestan $15 cada uno y 100 GB de almacenamiento adicional cuestan $15; los precios completos están públicos en Página de precios de Workspace369.
El problema
Estás organizando un evento, por lo que el correo electrónico, las llamadas, SMS y los formularios esperan. Para cuando respondas, la pareja o la empresa ya habrá reservado al planificador que respondió primero.
Las propuestas, las listas de tareas y los plazos se copian y pegan del último evento y se corrigen a toda prisa. Nada se traslada, por lo que la temporada de planificación significa temporada de administración.
Las facturas se reconstruyen por evento, los pagos se persiguen manualmente y nadie puede decir qué está pendiente sin abrir una hoja de cálculo.
El catering está por correo electrónico, el lugar está por mensaje de texto, la empresa de alquiler quiere una llamada. Cuando un detalle cambia, la actualización llega a algunos de ellos, y la brecha aparece el día del evento.
La empresa que reservó el año pasado debería ser la victoria más fácil del año. En cambio, el contacto, los requisitos y el historial de facturación se encuentran enterrados en hilos antiguos, por lo que la reserva recurrente comienza como un cliente potencial frío.
El producto
Citas, sesiones fotográficas, encuentros y seguimientos vinculados al registro del cliente, con recordatorios automáticos que llegan a tiempo.
El correo electrónico, los SMS, las llamadas y los mensajes de voz aterrizan junto al registro del cliente — con resúmenes de IA, para que cualquier miembro del equipo pueda responder con contexto completo.
Tareas, archivos y estado para cada compromiso — visibles para el equipo y, a través del portal del cliente, para el cliente.
Envíe presupuestos, facture hitos o contratos de retención, y deje que los recordatorios automáticos persigan cualquier cosa pendiente.
Flujo de trabajo
El correo electrónico, SMS, llamadas y mensajes de voz aterrizan junto al registro del cliente con resúmenes de IA, por lo que respondes rápidamente con contexto completo, incluso desde el lugar del evento.
Las propuestas y cotizaciones se envían desde el registro del cliente, la programación bloquea la fecha y las automatizaciones de seguimiento evitan que los clientes potenciales cálidos se enfríen.
Las tareas, los plazos y los archivos mantienen organizado cada evento, y el portal del cliente mantiene al cliente informado sin reuniones de estado adicionales.
Los contactos de los proveedores, los archivos del lugar y el horario del día permanecen adjuntos al proyecto del evento como tareas y archivos, por lo que los tiempos de carga y los traspasos viven en un solo lugar que todo el equipo puede ver, incluso el día del evento.
Las facturas y los planes de pago facturan depósitos y saldos automáticamente, los recordatorios automatizados persiguen lo pendiente y los informes muestran los ingresos de la temporada.
Las propuestas, archivos y facturas de cada evento permanecen en el registro del cliente, y las tareas recurrentes y las automatizaciones impulsan la conversación de renovación antes de que la empresa comience a planificar su próximo evento.
Cobertura del producto
Amado en la App Store
Finalmente se siente tranquiloPasé de tres o cuatro herramientas todo en uno y siempre terminaba en un desastre de pestañas. Esta es la primera que se siente tranquila. Configuré mis proyectos de clientes en diez minutos.
Implementación sin problemas para el equipoLo implementamos en nuestro equipo de ocho personas y la adopción fue sencilla: intuitivo y pulido. Me encantaría tener más integraciones, pero siguen lanzando actualizaciones.
Horas recuperadas cada semanaEstaba haciendo malabares con herramientas separadas para notas, tareas, documentos y actualizaciones. Consolidar en un solo lugar me ha ahorrado genuinamente horas cada semana. El soporte también responde.
Empezar
Preguntas frecuentes
El software de planificación de eventos gestiona el lado comercial de una práctica de planificación: clientes potenciales, registros de clientes, propuestas, proyectos, programación, facturas, pagos e informes. Workspace369 conecta todo en un solo espacio de trabajo. Workspace369 cubre 10 áreas aquí, con planes desde $29/mes por un usuario.
No. Workspace369 no es una herramienta de planos de planta, diagramas de asientos o diseño de lugares. Gestiona el lado del negocio —clientes potenciales, propuestas, proyectos, portal, facturas y pagos— junto con las herramientas de diseño y planos que utilizan los planificadores.
Sí. Los clientes ven archivos, estado y facturas en un portal de marca, lo que reduce los mensajes de estado que tu equipo responde a diario.
Sí. Las facturas con planes de pago facturan depósitos y saldos a tiempo, con recordatorios automatizados para lo pendiente y informes de todos los eventos.
Workspace369 ofrece cuatro planes fijos: Cadet por $29/mes con 1 asiento, Voyager por $74/mes con 2 asientos, Specialist por $149/mes con 5 asientos y Commander por $299/mes con 10 asientos. Las propuestas, proyectos, facturas, contratos y el portal del cliente están incluidos desde el plan de $29/mes — nada tiene precio por asiento. Un equipo de planificación de cinco asientos cabe en Specialist por $149/mes, y la facturación anual reduce aproximadamente un 20% cualquier plan.
Sí. Una empresa que regresa mantiene todo su historial — propuestas, proyectos de eventos, archivos y facturas — en un solo registro de cliente, por lo que el próximo evento comienza con contexto en lugar de un registro en blanco. Las tareas recurrentes y las automatizaciones pueden solicitar la conversación de renovación antes del próximo ciclo de planificación.
Listo cuando usted lo esté
Comenzar con los módulos que necesita hoy, luego activar IA, automatizaciones, contabilidad, inventario, solicitudes e informes a medida que la operación crece.
