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CRM pour maquilleurs

CRM pour maquilleurs avec un flux spécifique

Les maquilleurs gèrent des réservations d'événements complexes où les délais et le nombre d'invités changent fréquemment. Workspace369 gère les enregistrements clients, les propositions, la planification, les projets et les factures dans un seul système. Lorsque le groupe de mariage s'agrandit, le maquilleur met à jour le planning, la proposition et les tâches du projet en un seul endroit. En utilisant les enregistrements clients et les modules de planification, les professionnels de la beauté peuvent maintenir une documentation claire à mesure que les exigences de réservation évoluent.

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Clientla relation et le brief convenu
Travailtâches avec une personne responsable
Facturationfactures et contexte commercial
Dossier client Workspace369 montrant l'historique, les fichiers, la communication et les factures dans un seul profil

Faits clés

Le CRM pour maquilleurs de Workspace369 couvre 9 domaines, y compris les fiches clients, les propositions, les projets et les tâches.

Le flux de travail se déroule en 5 étapes, de « création des dossiers clients et de la prise en charge » à « vérification du portail client ».

Workspace369 commence à 29 $/mois pour 1 siège, et le plan Commander inclut 20 sièges, 500 Go de stockage et 120 000 jetons IA par mois à 299 $/mois.

Les sièges supplémentaires coûtent 10 $ chacun et 100 Go de stockage supplémentaire coûtent 15 $ ; les prix complets sont publics sur le Page de tarifs Workspace369.

Le problème

Défis administratifs dans les réservations de maquillage pour événements

Modifications de calendrier et de participants non suivies

Lorsqu'une réservation de mariage ajoute un participant supplémentaire et une heure de début plus tôt, la mise à jour peut se perdre dans plusieurs messages déconnectés. Sans système formel, les maquilleurs risquent de manquer les ajustements de calendrier, ce qui entraîne des conflits de planification le jour de l'événement. Workspace369 vous permet d'enregistrer ces changements directement dans les dossiers clients et d'ajuster les entrées de planification, évitant ainsi les erreurs de suivi dans des notes dispersées.

Propositions et factures déconnectées

L'envoi d'une proposition et d'une facture séparées entraîne souvent des retards de paiement lorsque les exigences du client changent. Par exemple, si une mariée ajoute une demoiselle d'honneur au forfait, les frais totaux doivent changer. Workspace369 lie les propositions et les factures. Un administrateur peut mettre à jour la proposition et émettre une facture révisée pour refléter le nouveau nombre de participants et le calendrier ajusté avant l'événement.

Fichiers d'inspiration client mal placés

Les maquilleurs collectent des images de référence, des profils de type de peau et des contrats clients. Les stocker dans des SMS ou des e-mails personnels crée de la confusion pendant la phase de préparation. Depuis Specialist, Workspace369 joint les fichiers à des projets spécifiques à côté de l'historique des conversations. Cela permet au maquilleur de consulter tous les lookbooks, photos de référence et accords écrits en un seul endroit avant l'essai.

Communications client fragmentées

La communication concernant les heures d'arrivée et les ajustements de lieu se fait souvent via plusieurs plateformes de médias sociaux et appels téléphoniques. Cette fragmentation rend difficile la vérification de ce qui a été convenu concernant les frais de début anticipé. Workspace369 stocke les conversations clients et les messages du portail en un seul endroit. Cela permet à la maquilleuse de consulter les discussions passées et de confirmer que le client a reconnu le calendrier mis à jour et les frais supplémentaires pour les participants.

Le produit

Découvrez l'espace de travail que vos clients ressentent.

01

Un portail que les clients consultent réellement

Les clients suivent les progrès, les fichiers et les factures dans un portail personnalisé au lieu de demander des mises à jour à votre équipe.

Dossier client Workspace369 montrant l'historique, les fichiers, la communication et les factures dans un seul profil
02

Tous les canaux dans une seule boîte de réception

Les e-mails, SMS, appels et messages vocaux atterrissent à côté du dossier client — avec des résumés IA, afin que toute personne de l'équipe puisse répondre avec le contexte complet.

Boîte de réception partagée Workspace369 montrant l'historique des e-mails, SMS et appels à côté d'un dossier client
03

Travaux clients, organisés en projets

Tâches, fichiers et statut pour chaque engagement — visibles par l'équipe et, via le portail client, par le client.

Tableau de projet Workspace369 montrant les travaux clients organisés en étapes avec les responsables et le statut
04

Des propositions aux factures payées

Envoyez des devis, facturez des étapes ou des contrats récurrents, et laissez des rappels automatisés relancer tout ce qui est en attente.

Éditeur de factures Workspace369 montrant les lignes d'articles, les conditions de paiement et les détails du client

Flux de travail

Flux de travail étape par étape pour les réservations de maquillage

01

Création des dossiers et de la prise en charge des clients

Le workflow commence par la saisie des détails du client dans la section des dossiers clients. L'opérateur enregistre la date du mariage, le lieu, le nombre initial de participants et les notes de style souhaitées dans le bref. Ce dossier sert de base à toutes les actions de planification et de facturation ultérieures. L'opérateur vérifie que les informations de contact sont validées avant de générer des documents externes ou des liens de réservation.

02

Proposition et configuration du projet

Ensuite, l'opérateur crée une nouvelle entrée dans Propositions décrivant les services de maquillage spécifiques, les dates d'essai et les prix. Une fois que le client approuve et signe électroniquement ce document, l'opérateur met en place un projet dédié. Ce projet abrite toutes les tâches liées à l'événement, telles que la préparation du matériel, la coordination des assistants et la gestion des fichiers pour les images de référence, garantissant que chaque étape de préparation est visible.

03

Ajustements de planification et de calendrier

Lorsqu'une réservation de mariage ajoute un participant supplémentaire et une heure de début plus tôt, l'opérateur ouvre le module de planification. L'opérateur ajuste l'heure de début et prolonge la durée du bloc de rendez-vous. Cela garantit que le calendrier reflète le temps supplémentaire nécessaire pour le client supplémentaire, évitant ainsi les surréservations et établissant un calendrier clair pour le jour de l'événement.

04

Révision des factures et attribution des tâches

Suite au changement de calendrier, l'opérateur met à jour les factures liées pour refléter les frais supplémentaires pour participant et les frais de démarrage anticipé. L'opérateur crée ensuite des tâches spécifiques dans le projet, telles que l'emballage de jeux de cils supplémentaires ou l'ajustement de l'heure d'arrivée de l'assistant. Cette étape permet à l'opérateur de rapprocher les totaux de facturation avec les tâches du projet mises à jour.

05

Vérification du portail client

Enfin, l'opérateur télécharge le fichier de calendrier mis à jour et la facture révisée dans le portail client. L'opérateur envoie un message via les conversations demandant au client de se connecter au portail pour examiner le nouveau calendrier et payer en ligne par carte. La réponse du client dans les conversations confirme le nouveau calendrier.

Couverture produit

Opérations clients pour maquilleurs professionnels

  • Un opérateur peut modifier une entrée de planification existante pour refléter une heure de début plus tôt et voir le bloc de calendrier se mettre à jour correctement sans chevaucher d'autres réservations.
  • Le système permet à un administrateur d'ajouter une nouvelle ligne à une facture pour un participant supplémentaire et de confirmer que le solde total est mis à jour avec précision dans les dossiers clients.
  • Un testeur humain peut se connecter au portail client à l'aide d'un compte client test et vérifier que les fichiers de proposition mis à jour et les calendriers d'événements ajustés sont visibles et lisibles.
Dossiers clients
Propositions
Projets et tâches
Fichiers
Conversations
Planification
Factures
Portail client
Automatisation des flux de travail

Approuvé sur l'App Store

Noté par les personnes qui gèrent leur travail client.

★★★★★
Enfin apaisant

J'ai jonglé entre trois ou quatre outils tout-en-un et je me retrouvais toujours avec un fouillis d'onglets. C'est le premier qui me semble apaisant. J'ai configuré mes projets clients en dix minutes.

Justin R. · Fondateur solo · Avis App Store
★★★★★
Déploiement d'équipe sans douleur

Nous l'avons déployé auprès de notre équipe de huit personnes et l'adoption a été sans douleur — intuitive et soignée. J'aimerais plus d'intégrations, mais ils continuent de livrer.

Samantha D. · Responsable des opérations · Avis App Store
★★★★★
Des heures gagnées chaque semaine

Je jonglais avec des outils séparés pour les notes, les tâches, les documents et les mises à jour. La consolidation en un seul endroit m'a vraiment fait gagner des heures chaque semaine. Le support est également réactif.

Alicia N. · Fondatrice d'agence · Avis App Store
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FAQ

Critères de vérification et de test

Comment gérer un changement soudain dans la taille d'un cortège de mariage ?

Lorsqu'une réservation de mariage ajoute un participant supplémentaire et une heure de début plus tôt, vous pouvez ouvrir les dossiers clients et mettre à jour les notes du projet. Ensuite, accédez à la planification pour ajuster le bloc, mettez à jour la facture pour inclure les frais supplémentaires et utilisez les conversations pour informer la mariée des changements.

Workspace369 peut-il suivre les niveaux de stock de mes produits de maquillage ?

Workspace369 inclut le suivi des stocks, les ajustements de stock et les alertes de stock bas de Specialist. Configurez vos unités de produits réelles et testez l'allocation et les ajustements avec des stocks d'échantillons ; connectez un entrepôt ou une boutique via les webhooks et l'API.

Comment les clients partagent-ils leurs photos d'inspiration avec moi ?

Les clients peuvent télécharger des images de référence directement via le portail client. Ces images sont stockées dans la section fichiers de leur projet spécifique. L'opérateur peut ensuite visualiser ces fichiers aux côtés des dossiers clients et des conversations pour s'assurer que chaque détail est aligné avant le début de la séance d'application du maquillage.

Puis-je gérer plusieurs maquilleurs sur un seul calendrier ?

Oui. Le calendrier de l'équipe affiche tous les événements assignés à chaque artiste dans une seule vue, et la synchronisation bidirectionnelle avec Google Agenda place chaque mission dans le calendrier Google choisi par l'artiste. L'opérateur assigne des tâches et des créneaux de planification à des artistes individuels au sein du projet et vérifie le calendrier pour les conflits avant de confirmer.

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