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CRM pour studios de yoga et de Pilates

CRM pour studios de yoga et de Pilates avec suivi privé

Les studios de yoga et de Pilates ont souvent du mal à gérer le suivi personnalisé des clients pour les sessions privées en utilisant des systèmes optimisés uniquement pour les horaires de cours collectifs. Workspace369 gère les clients privés de bout en bout : enregistrements clients, propositions, planification, tâches de suivi et factures. Ce guide montre comment suivre les parcours clients individuels aux côtés de votre configuration principale de planification de cours.

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Clientla relation et le brief convenu
Travailtâches avec une personne responsable
Facturationfactures et contexte commercial
Dossier client Workspace369 montrant l'historique, les fichiers, la communication et les factures dans un seul profil

Faits clés

Le CRM pour studios de yoga et de Pilates de Workspace369 couvre 9 domaines, y compris les fiches clients, les propositions, les projets et les tâches.

Le workflow s'exécute en 5 étapes, de "l'enregistrement complet des dossiers clients" à "le suivi des tâches post-session".

Workspace369 commence à 29 $/mois pour 1 siège, et le plan Commander inclut 20 sièges, 500 Go de stockage et 120 000 jetons IA par mois à 299 $/mois.

Les sièges supplémentaires coûtent 10 $ chacun et 100 Go de stockage supplémentaire coûtent 15 $ ; les prix complets sont publics sur le Page de tarifs Workspace369.

Le problème

Défis administratifs dans la gestion des sessions privées

Historique client privé dispersé

Lorsque les instructeurs enseignent à la fois des cours de groupe et des cours de pilates privés, les ajustements et les objectifs individuels des clients sont perdus. Les logiciels de cours standard enregistrent la présence mais ne conservent pas de notes de fond approfondies. Les opérateurs de studio doivent rechercher manuellement dans les messages texte et les formulaires papier pour trouver les détails des discussions passées. Ce manque de continuité administrative rend difficile la préparation de sessions individuelles spécialisées et introduit des erreurs opérationnelles lors des enregistrements des clients.

Suivi de facture déconnecté

Les cours de yoga privés nécessitent des prix de forfait personnalisés et une facturation directe qui correspondent rarement aux structures d'adhésion de groupe standard. Le personnel de bureau émet fréquemment des factures manuelles à partir d'outils comptables distincts, laissant un écart entre la confirmation de paiement et la planification des cours. Sans enregistrement administratif lié, les studios ont du mal à vérifier si un client a des crédits actifs avant qu'un instructeur n'anime une session privée de Reformer ou de tapis.

Conversations d'intégration fragmentées

La collecte des objectifs clients, des préférences de mouvement et des préférences de calendrier se fait généralement via des fils d'e-mails disjoints et des feuilles de saisie papier. Lorsque cette communication se déroule en dehors du système principal de travail client, les instructeurs ne peuvent pas examiner les conversations passées avant le début d'une séance. Cette fragmentation oblige les propriétaires de studios à copier manuellement les notes dans des fichiers individuels, augmentant la charge administrative et créant des lacunes dans la connaissance du contexte client.

Structure de suivi manquante

La fidélisation des clients privés de grande valeur nécessite des tâches de suivi post-session structurées que les calendriers de cours standard ne prennent pas en charge. Après une évaluation privée initiale, les studios oublient souvent d'attribuer des tâches de suivi aux instructeurs pour une communication de fidélisation personnalisée. Sans suivi explicite des tâches et dossiers clients clairs, la fidélisation à long terme des clients privés diminue car les étapes individuelles des clients sont complètement négligées par le personnel occupé.

Le produit

Découvrez l'espace de travail que vos clients ressentent.

01

Un portail que les clients consultent réellement

Les clients suivent les progrès, les fichiers et les factures dans un portail personnalisé au lieu de demander des mises à jour à votre équipe.

Dossier client Workspace369 montrant l'historique, les fichiers, la communication et les factures dans un seul profil
02

Tous les canaux dans une seule boîte de réception

Les e-mails, SMS, appels et messages vocaux atterrissent à côté du dossier client — avec des résumés IA, afin que toute personne de l'équipe puisse répondre avec le contexte complet.

Boîte de réception partagée Workspace369 montrant l'historique des e-mails, SMS et appels à côté d'un dossier client
03

Travaux clients, organisés en projets

Tâches, fichiers et statut pour chaque engagement — visibles par l'équipe et, via le portail client, par le client.

Tableau de projet Workspace369 montrant les travaux clients organisés en étapes avec les responsables et le statut
04

Des propositions aux factures payées

Envoyez des devis, facturez des étapes ou des contrats récurrents, et laissez des rappels automatisés relancer tout ce qui est en attente.

Éditeur de factures Workspace369 montrant les lignes d'articles, les conditions de paiement et les détails du client

Flux de travail

Flux de travail client de session privée

01

Enregistrer des dossiers clients complets

Commencez par ouvrir un dossier client dédié pour l'étudiant de yoga privé entrant. Enregistrez les préférences générales de mouvement et les objectifs à long terme de l'individu dans le brief client, et conservez les dossiers médicaux ou de santé sensibles dans votre système clinique approuvé. Cela garantit que les instructeurs affectés au client peuvent accéder aux notes et aux fichiers historiques avant le début de l'instruction physique, en gardant les notes clients organisées dans un emplacement accessible.

02

Émettre des propositions privées personnalisées

Générez une proposition détaillée décrivant le forfait de séances privées, les instructeurs spécifiques assignés et les fréquences de séances convenues. Envoyez cette proposition au client pour examen, approbation et signature électronique. Une fois que le client approuve le document, un membre du personnel met à jour le statut du projet pour indiquer que le forfait est prêt à être planifié, garantissant un accord clair sur les termes de la séance.

03

Coordination de la planification privée

Utilisez l'outil de planification pour réserver la salle de studio spécifique et la disponibilité de l'instructeur pour le bloc privé. Comme cela se déroule parallèlement à votre emploi du temps de groupe, le responsable du studio vérifie que la réservation privée n'entre pas en conflit avec les cours de groupe programmés. Enregistrez l'heure confirmée dans le dossier client et attribuez les tâches de préparation connexes à l'instructeur.

04

Générer et envoyer des factures

Créez une facture claire correspondant aux termes de la proposition convenue pour le forfait pilates privé. Envoyez la facture au portail client où le client peut consulter son historique de facturation. Le client peut payer en ligne par carte via Stripe, de sorte que les registres financiers restent précis avant le début des sessions.

05

Suivre les tâches post-session

Une fois la session privée terminée, l'instructeur ouvre le dossier client pour mettre à jour les notes et les fichiers avec de nouvelles observations. L'administrateur crée une tâche pour planifier une conversation de suivi trois semaines plus tard. Cette routine structurée garantit que les clients privés reçoivent une attention opérationnelle constante en dehors du programme standard des cours de groupe.

Couverture produit

Opérations clients pour studios de yoga et de Pilates

  • Un administrateur peut créer un dossier client, joindre un fichier d'intégration et enregistrer une conversation de session privée en moins de cinq minutes sans quitter le système.
  • Le système permet à un opérateur de générer une facture à partir d'une proposition active et de l'afficher avec précision dans le portail client.
  • Un administrateur peut attribuer une tâche de suivi à un instructeur spécifique et vérifier son apparition sur la liste des tâches du studio aux côtés de l'enregistrement de la planification du client.
Dossiers clients
Propositions
Projets et tâches
Fichiers
Conversations
Planification
Factures
Portail client
Automatisation des flux de travail

Approuvé sur l'App Store

Noté par les personnes qui gèrent leur travail client.

★★★★★
Enfin apaisant

J'ai jonglé entre trois ou quatre outils tout-en-un et je me retrouvais toujours avec un fouillis d'onglets. C'est le premier qui me semble apaisant. J'ai configuré mes projets clients en dix minutes.

Justin R. · Fondateur solo · Avis App Store
★★★★★
Déploiement d'équipe sans douleur

Nous l'avons déployé auprès de notre équipe de huit personnes et l'adoption a été sans douleur — intuitive et soignée. J'aimerais plus d'intégrations, mais ils continuent de livrer.

Samantha D. · Responsable des opérations · Avis App Store
★★★★★
Des heures gagnées chaque semaine

Je jonglais avec des outils séparés pour les notes, les tâches, les documents et les mises à jour. La consolidation en un seul endroit m'a vraiment fait gagner des heures chaque semaine. Le support est également réactif.

Alicia N. · Fondatrice d'agence · Avis App Store
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FAQ

Critères de test d'évaluation

Workspace369 peut-il gérer les listes d'attente de nos cours collectifs de studio ?

Workspace369 inclut des pages de réservation en ligne et des rappels automatiques de rendez-vous de Specialist, ainsi que le calendrier partagé dans tous les plans. Conservez la capacité des cours, les listes d'attente et l'accès aux adhésions dans votre système de cours de studio, et gérez les clients privés, les propositions et les factures dans Workspace369.

Comment gérer les adhésions clients et l'accès aux portes ?

Conservez les abonnements, le matériel de porte et les scanners d'enregistrement dans votre système d'accès au studio. Workspace369 gère les dossiers clients, les propositions, les factures et les conversations, et depuis Specialist se connecte à d'autres systèmes via des webhooks et l'API.

Pouvons-nous envoyer des campagnes de marketing par e-mail automatisées aux étudiants ?

Workspace369 inclut des tunnels de vente avec capture de prospects dans tous les plans, des automatisations d'e-mails de Cadet, des étapes de flux de travail SMS de Voyager, des outils marketing et des campagnes de Specialist, et des flux de travail rédigés par IA de Commander. Vérifiez votre audience, le format de campagne et les exigences de consentement avant le premier envoi.

Où les instructeurs enregistrent-ils les notes de progression des sessions privées ?

Les instructeurs enregistrent les notes de progrès sur le dossier client spécifique, dans les notes ou les conversations. Cela garantit que tout le personnel du studio ayant accès peut consulter l'historique des sessions et les tâches à venir.

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