Comment s'orienter dans Workspace369 : visite complète de l'application

Bienvenue dans Workspace369. Dans cette vidéo, je vais vous faire découvrir chaque partie de l'application, pour que vous sachiez où tout se trouve.

Lorsque vous vous connectez, vous arrivez sur votre tableau de bord. Pendant votre prise en main, cette carte en haut vous aide à configurer votre espace de travail, ou à créer directement une nouvelle facture, un nouveau client ou une nouvelle tâche. En dessous, ces trois cartes montrent ce qui requiert votre attention aujourd'hui : les tâches à échéance, les événements du jour et vos prochains rappels. En dessous se trouve votre chiffre d'affaires. Utilisez ces boutons pour changer la période. Je vais afficher les chiffres depuis le début de l'année. En faisant défiler la page, vous verrez un aperçu de la journée, vos dépenses par catégorie, les factures en retard et le temps que vous avez enregistré mais pas encore facturé. De retour en haut, la cloche affiche vos notifications. Par exemple, quand un client ouvre un devis ou paie une facture. Et pour ajouter quelque chose rapidement, cliquez sur Nouveau. Vous pouvez créer une tâche, un événement, une note ou un rappel.

Parcourons maintenant le menu de gauche, une section à la fois. D'abord, AI AutoPilot. Dans Aujourd'hui, Workspace AI peut trier pour vous vos nouveaux e-mails, SMS et demandes, et ces interrupteurs contrôlent ce qu'il fait. Dans Discussion, vous pouvez interroger Workspace AI sur votre activité. Ici, je lui ai demandé de planifier ma journée, et il a listé ce qui est en retard et ce qu'il faut faire en premier.

Vient ensuite Clients, votre liste de clients. Vous y voyez l'étape de chaque client, la date du prochain suivi et sa provenance. Cliquez sur un client pour afficher ses informations sur le côté. Pour ajouter quelqu'un, cliquez sur Ajouter un client. C'est dans Demandes qu'arrivent les demandes envoyées depuis les formulaires de votre site web. Les nouvelles y attendent une réponse. Sous Toutes, vous voyez chaque demande, sa provenance et si elle est devenue un client.

Sous Travail, c'est dans Projets que vous suivez chaque prestation, avec son client, son statut, sa priorité et sa date d'échéance. Le Calendrier affiche tous vos rendez-vous et toutes vos prestations du mois. Cliquez sur l'un d'eux pour voir les détails, comme l'heure, le lieu et les participants. Tâches est votre tableau des choses à faire. Chaque carte est une tâche, qui passe d'une colonne à l'autre à mesure que le travail avance. Cliquez sur une tâche pour l'ouvrir, avec son statut, la personne à qui elle est attribuée et ses sous-tâches. Rappels garde une trace de ce que vous ne voulez pas oublier, comme relancer un client. Cliquez sur un rappel pour voir son échéance et son destinataire. Dans Suivi du temps, vous pouvez lancer un minuteur ou saisir vos heures, et voir combien de temps est prêt à être facturé.

Sous Finance, c'est dans Propositions que vous créez des devis et les envoyez à vos clients pour qu'ils les acceptent en ligne. Contrats vous permet d'envoyer des accords que vos clients signent en ligne. Factures affiche tout ce que vous avez facturé, et indique si c'est payé, partiellement payé ou en retard. Dans Dépenses, vous enregistrez ce que votre entreprise dépense, comme les fournitures et le carburant. Comptabilité vous donne une vue d'ensemble : votre trésorerie, ce qu'on vous doit, ce que vous devez et votre résultat net. Et le Catalogue de produits contient les services et les produits que vous vendez, avec leurs prix, pour que vous puissiez les ajouter aux devis et aux factures. L'onglet Inventaire indique le stock qu'il vous reste.

Sous Communications, la Boîte de réception rassemble vos e-mails, SMS et messages vocaux au même endroit. E-mails est une messagerie complète, où vous pouvez lire, rédiger et envoyer des e-mails. Mobile regroupe vos SMS et vos appels. Les Flux de travail effectuent les tâches répétitives à votre place, comme l'envoi d'un rappel lorsqu'une facture est en retard. Cliquez sur Nouveau flux de travail pour partir d'un modèle prêt à l'emploi, et voir chaque étape avant de l'activer. Avec Tunnels, vous pouvez créer des pages web simples qui transforment les visiteurs en nouveaux prospects. Partez d'un modèle, comme cette page de contact et de réservation, et modifiez tout ce que vous voulez.

Sous Outils, c'est dans Notes que vous rédigez vos notes et les rangez dans des dossiers que vous pouvez partager avec votre équipe. Fichiers stocke vos documents et vos photos, et les associe aux clients et aux projets. Ouvrez un dossier pour voir son contenu. Et Habitudes vous aide à instaurer de bonnes routines quotidiennes et à voir à quel point vous avez été régulier.

Si vous cherchez quelque chose, utilisez la recherche. Cliquez sur la barre de recherche en haut, ou appuyez sur Command K. Commencez à saisir un nom, et vous verrez tous les clients, factures et rendez-vous correspondants. Cliquez sur un résultat pour l'ouvrir. Voici la fiche client de Maya, avec ses factures, ses rendez-vous, ses projets et ses documents, le tout au même endroit.

Les informations de votre entreprise, votre équipe et vos paramètres de paiement se trouvent tous dans Paramètres. Et si vous avez besoin d'aide, cliquez sur Support, juste en dessous. Voilà pour la visite de Workspace369. Dans la prochaine vidéo, nous configurerons les informations de votre entreprise, pour que vous soyez prêt à envoyer votre premier devis.