בעמוד זה
בקיצור
חשבונית היא בקשה לתשלום המונפקת לפני שהלקוח משלם: היא מפרטת מה סופק, מה עלותו, וכיצד לשלם. קבלה היא הוכחת תשלום המונפקת לאחר מכן: היא מאשרת מה שולם, מתי, וכיצד. אתה שולח את החשבונית כאשר העבודה סופקה ואת הקבלה כאשר הכסף מגיע. תוכנת חיוב מנפיקה את שתיהן מאותו רישום, ושומרת על המספרים, פריטי השורה והפניה ללקוח זהים על כל אחת מהן.
ההבדל בטבלה אחת
אותה עסקה, צדדים מנוגדים לה:
- חשבונית — מונפקת לפני תשלום; בקשה רשמית המפרטת פריטים, תעריפים, סכומים כוללים, תנאים, וכיצד לשלם
- קבלה — מונפקת לאחר תשלום; אישור המראה סכום ששולם, תאריך, שיטה, והחשבונית שהיא מיישבת
- חשבונית עונה על "כמה אני חייב לך?" — קבלה עונה על "כמה שילמתי, ומתי?"
- שתיהן שייכות לרישום הלקוח: החשבונית כבקשה, הקבלה כהוכחה
מה כל מסמך חייב לכלול
הם חולקים את רוב השדות, עם דגשים שונים:
- חשבונית — פרטיך, פרטי הלקוח, מספר החשבונית, תאריכי הנפקה ויעד, פריטי שורה, מיסים, סכום כולל, הוראות תשלום
- קבלה — פרטיך, פרטי הלקוח, מספר החשבונית שהיא מיישבת, תאריך תשלום, סכום שהתקבל, שיטת תשלום, וכל יתרה שנותרה
- שתיהן — אותם פריטי שורה וסכומים כך שמעקב הנייר יסתדר בדיוק
שמור אותם מחוברים
הקבלה צריכה להתייחס לחשבונית שהיא מיישבת — זה מה שמאפשר ללקוח (או לרואה החשבון שלו) להתאים את התשלום לבקשה ללא שרשור מיילים. ב-Workspace369, קבלות מונפקות מהחשבונית ששולמה, כך שההתייחסות, שורות הפריטים והסכומים תמיד תואמים.
שאלות נפוצות
האם חשבונית היא קבלה?
לא. חשבונית מבקשת תשלום לפני שהוא מתרחש; קבלה מאשרת תשלום לאחר מכן. הן נושאות מידע דומה אך משרתות מטרות הפוכות בעסקה.
מתי אני שולח קבלה?
לאחר שהלקוח שילם. עבור תשלומים בכרטיס אשראי אונליין, שלח אותה אוטומטית עם אישור התשלום. עבור העברות בנקאיות או צ'קים, הנפק אותה לאחר שהכסף עבר.
מה צריכה לכלול קבלה על תשלום?
שם העסק ופרטי הקשר שלך, הלקוח, מספר קבלה, מספר החשבונית שהתשלום מסלק, תאריך התשלום, הסכום שהתקבל, אמצעי התשלום וכל יתרה שעדיין לתשלום. אם אתה גובה מס, הצג את המס הכלול בתשלום.
האם אפשר להפוך חשבונית לקבלה?
כן, כל עוד הקבלה מסומנת בבירור כקבלה (או שהחשבונית מסומנת "שולם") ומציגה את תאריך התשלום, הסכום ואמצעי התשלום. השאר את החשבונית המקורית ללא שינוי; הקבלה היא תיעוד נפרד של התשלום.
האם אני צריך את שתיהן לצורכי מס?
אתה צריך את החשבונית כדי להראות מה חייבת ואת הקבלה או רישום התשלום כדי להראות מה גבית. יחד הם מתאימים את ספרי החשבונות שלך; קבלות חסרות הן מה שהופך את עונת המס לפרויקט שחזור.
