Di halaman ini
Singkatnya
Untuk memecat klien secara profesional, periksa pemberitahuan dan persyaratan pemutusan kontrak Anda, putuskan apakah akan menyelesaikan fase saat ini atau berhenti sekarang, beri tahu klien dalam email singkat dan netral (atau telepon, lalu email), berikan tanggal akhir yang jelas, kirimkan faktur akhir untuk pekerjaan yang diselesaikan, serahkan file dan akses, dan tutup catatan klien. Jaga agar pesan tentang kecocokan, bukan kesalahan.
Tanda-tanda waktunya untuk melepaskan klien
Satu minggu yang buruk bukanlah alasan. Polanya adalah:
- Faktur secara teratur dibayar terlambat, atau hanya setelah pengejaran berulang kali
- Lingkup terus berkembang tanpa kesepakatan untuk membayarnya
- Pesan tidak sopan, atau kontak setiap saat dengan tuntutan mendesak
- Pekerjaan tidak lagi sesuai dengan keahlian Anda atau arah bisnis Anda
- Proyek menjadi tidak menguntungkan dengan harga yang disepakati
Langkah demi langkah
Kerjakan langkah-langkah ini sebelum Anda mengirim apa pun:
- Baca kontrak: periode pemberitahuan, persyaratan pemutusan, pembayaran untuk pekerjaan yang dilakukan dan kepemilikan
- Tentukan titik akhir: selesaikan tonggak saat ini, atau berhenti sekarang dengan serah terima
- Siapkan faktur akhir dan daftar file serta akses untuk dikembalikan
- Beri tahu klien: panggilan singkat diikuti email, atau email saja
- Serah terima file, hapus akses Anda, dan berikan rujukan jika Anda bisa
- Tutup catatan klien dengan catatan mengapa, agar Anda ingat lain kali
Template email untuk mengakhiri hubungan klien
Subjek: Langkah selanjutnya pada [proyek]. “Hai [Nama], setelah banyak pertimbangan saya memutuskan bahwa saya bukanlah orang yang tepat untuk terus mendukung [proyek] setelah [tanggal]. Berdasarkan perjanjian kita, saya akan [menyelesaikan tonggak saat ini / menghentikan pekerjaan pada tanggal tersebut], mengirimkan faktur akhir untuk pekerjaan yang diselesaikan, dan menyerahkan semua file dan akses pada [tanggal]. Jika membantu, saya dengan senang hati merekomendasikan [freelancer atau agensi lain] yang mungkin lebih cocok. Terima kasih atas pekerjaan yang telah kita lakukan bersama. Hormat saya, [Nama Anda]”
Dapatkan bayaran dan serah terima dengan bersih
Kirim faktur akhir dengan email tanggal akhir atau segera setelahnya, dan cantumkan dengan tepat apa yang dicakupnya. Kembalikan file dan hapus akses Anda segera — melakukan ini dengan baik adalah yang membuat akhir menjadi profesional. Jika Anda memiliki faktur yang belum dibayar, putuskan sebelum email apakah serah terima menunggu pembayaran, dan katakan demikian dengan sopan jika kontrak Anda mengizinkannya.
Hindari klien yang sama di lain waktu
Sebagian besar klien yang sulit menunjukkan tanda-tanda awal. Formulir pendaftaran yang jelas, deposit sebelum pekerjaan dimulai, dan kontrak dengan batasan revisi, persyaratan pembayaran, dan klausul pemberitahuan menyaring banyak dari mereka. Di Workspace369, catatan klien menyimpan jawaban pendaftaran, pesan, faktur, dan catatan bersama-sama, sehingga pola mudah dikenali sebelum menjadi masalah.
Pertanyaan umum
Bagaimana cara sopan memecat klien?
Buatlah singkat, netral, dan tentang kecocokan daripada menyalahkan. Berikan tanggal akhir yang jelas, jelaskan apa yang terjadi pada pekerjaan yang sedang berjalan, faktur akhir dan serah terima, dan berterima kasihlah atas pekerjaan yang Anda lakukan bersama. Tawarkan rujukan jika Anda bisa.
Haruskah saya memecat klien melalui email atau telepon?
Panggilan singkat yang diikuti email seringkali paling baik untuk hubungan jangka panjang, dan email memberi Anda catatan tertulis. Untuk hubungan yang singkat atau sulit, email yang jelas saja sudah cukup.
Bisakah saya menghentikan pekerjaan jika klien belum membayar?
Periksa kontrak Anda. Banyak kontrak lepas pantai mengizinkan Anda untuk menghentikan pekerjaan ketika faktur tertunggak. Jika milik Anda tidak, berikan pemberitahuan berdasarkan klausul pemutusan dan tagih untuk pekerjaan yang diselesaikan.
Apakah saya harus memberikan alasan untuk memecat klien?
Tidak, pernyataan singkat bahwa pekerjaan tidak lagi cocok sudah cukup. Memberikan daftar keluhan yang panjang jarang membantu dan dapat mengubah percakapan menjadi perselisihan.
