メディスパ向けCRM
メディカルスパ運営者は、管理タスクと臨床データの明確な分離を必要とします。Workspace369は、すべてのクライアント関係のビジネスサイドを実行します。顧客記録、コンサルテーションのスケジュール設定、提案書、請求書を1か所にまとめることで、チームはすべての問い合わせとフォローアップを調整します。最初のメッセージから支払い済みコンサルテーションまでのすべてのステップは、1つの記録に残ります。
主な特徴
Workspace369のメディスパ向けCRMは、顧客記録、提案、プロジェクト、タスクを含む9つの領域をカバーします。
ワークフローは、「初期クライアント問い合わせの記録」から「コンサルティング請求書の発行」までの5つのステップで実行されます。
Workspace369 は月額 29 ドルから 1 シートで利用でき、Commander プランには 20 シート、500 GB のストレージ、月間 120,000 AI トークンが含まれ、月額 299 ドルです。
追加シートは各 10 ドル、追加ストレージ 100 GB は 15 ドルです。完全な価格は公開されています。 Workspace369の価格ページ.
問題点
クライアントが臨床評価を受ける前に、可用性、一般的な目標、および価格設定に関する質問に関する管理詳細を交換します。メディカルスパは、これらの初期の問い合わせをリンクされていないシステム間で紛失することがよくあります。非医療クライアントレコードと初期の会話を記録するための構造化された方法がないと、管理スタッフは正確な提案を準備したり、フォローアップの会話やタスクをスケジュールしたりするのに苦労し、正式なコンサルテーションが行われる前に問い合わせがドロップする結果になります。
管理チームは、あるツールでコンサルテーションをスケジュールし、別の完全に分離されたプログラムで請求書を発行することがよくあります。この切断により、スタッフのカレンダー枠をブロックする前に、クライアントがコンサルテーションのデポジットを支払ったかどうかを確認するために手動確認が必要になります。スケジューリングと請求書が孤立して運用されると、管理スタッフは記録のクロスリファレンスに何時間も費やし、予約の競合や非臨床的な問い合わせのフォローアップの遅延につながります。
最初の問い合わせの後、メッドスパのスタッフは、価格提案の送信や顧客の応答の追跡などの特定の管理タスクを実行する必要があります。これらのタスクが紙のメモや汎用スプレッドシートで管理されている場合、説明責任が失われます。スタッフは、誰がフォローアップの会話を必要としているのか、またはどのファイルが送信されたのかを簡単に確認できないため、調整不足により、温かい管理リードがビジネスチャンスの喪失につながる遅延が発生します。
非臨床クライアント管理と医療記録を混同すると、受付スタッフの業務上の混乱が生じます。管理ファイル、スケジュール設定、請求が厳格な臨床システムに押し込まれると、基本的なビジネス業務が遅くなります。スタッフは、機密性の高い医療記録や治療計画の詳細に触れることなく、ビジネスパイプラインを効率的に管理するために、クライアント記録、提案書、スケジュール設定のためのビジネスワークスペースを必要とします。
製品
クライアントは、チームに更新を求める代わりに、ブランド化されたポータルで進捗状況、ファイル、請求書を確認します。
メール、SMS、電話、ボイスメールがクライアントレコードの横に表示され、AIによる要約が付いているため、チームの誰でも完全なコンテキストで返信できます。
すべてのエンゲージメントのタスク、ファイル、ステータス — チームと、クライアントポータルを通じてクライアントに表示されます。
見積もりを送信し、マイルストーンまたはリテイナーで請求し、自動リマインダーで未払い分を回収します。
ワークフロー
ワークフローは、見込み客が美的オプションに関する情報をリクエストしたときに始まります。スタッフは、基本的な連絡先情報と一般的な好みをキャプチャするために、非臨床クライアントレコードを作成します。スタッフは、最初のメッセージからクライアントの履歴をフロントデスクチームがすぐに確認できるように、ブリーフ内に初期の会話を直接記録できます。
スタッフはスケジューリング機能を使用して、最初の非臨床コンサルテーションを予約します。この会議は、一般的なプログラムオプション、タイムライン、および運用ポリシーの議論にのみ焦点を当てます。スタッフはシステム内で管理アドバイザーのカレンダーの空き状況を調整でき、チームはセッションの前にクライアントがレビューするための関連する一般的な情報ファイルを添付して、予約時間を確定できます。
最初のコンサルテーションの後、スタッフは議論された推定コスト、タイムライン、およびパッケージオプションを詳述する提案書を作成します。これらの提案書は、ビジネス条件を明確に概説します。クライアントはクライアントポータルを通じて文書を確認でき、臨床的なコミットメントや医療評価がスケジュールされる前に、契約と価格設定構造の透明なビューを提供します。
提案が送信されると、スタッフはフロントデスクチームが応答時間を監視するための特定のタスクを作成できます。スタッフは会話が続くにつれてタスクを更新し、フォローアップなしのクライアントがいないことを保証します。標準的な管理ポリシーを含むファイルはクライアントポータルを通じて共有され、すべての非医療関連のドキュメントを整理し、スタッフとクライアントの両方がアクセスできるようにします。
顧客が提案書を受諾すると、スタッフはコンサルティング料の請求書を作成して送信します。顧客はポータルを通じてオンラインでカードで支払いを行い、スタッフは請求書で支払いが完了したことを確認します。これによりオンボーディングが完了し、顧客は医療ソフトウェアでの臨床インテークの準備が整います。
製品カバレッジ
App Storeで高評価
ついに落ち着けるように3つか4つのオールインワンツールを渡り歩きましたが、いつもタブだらけになっていました。これは落ち着いて使える初めてのツールです。クライアントプロジェクトを10分で設定できました。
ストレスフリーなチーム導入8人のチームに導入しましたが、直感的で洗練されているため、導入は簡単でした。より多くの連携機能があれば嬉しいですが、彼らは継続的にリリースしています。
毎週数時間節約メモ、タスク、ドキュメント、アップデート用に別々のツールを使い分けていました。1か所にまとめたことで、毎週数時間節約できています。サポートも迅速です。
開始する
よくある質問
専用の電子健康記録ソフトウェアで、臨床記録、処方、治療計画、機密性の高い病歴を管理します。Workspace369は、ビジネスサイドを運営します。顧客記録、相談スケジュール、提案書、会話、請求書が含まれます。
クライアントポータルを使用すると、クライアントは提案書を表示し、予約済みの予約時間を確認し、一般事業方針ファイルにアクセスし、コンサルティングの請求書を支払うことができます。これにより、クライアントが医療スパとのビジネス上のやり取りを直接セルフサービスで管理できるようになり、受付への電話量が削減されます。
はい。すべての初期問い合わせおよび非臨床会話をクライアントレコード内に記録できます。これにより、チームはフォローアップタスクを調整し、提案書を効果的に管理できます。ステージとカンバンボードは、すべてのオープンな問い合わせを一目で表示します。スタンドアロンのセールスパイプラインを希望するチームは、Pipedriveと比較することもできます。
ワークフロー自動化は、サポートされているトリガー、条件、および時間待ちを使用して、タスクの作成、電子メールまたはSMSの送信、リマインダーの発行、チームメンバーへの通知を行うことができます。電子メール自動化はCadetから、SMSステップはVoyagerから開始されます。AIでドラフトされたワークフローはCommanderから開始されます。ワークフローを有効にする前に、必要なイベント、所有者、レビュー手順をテストしてください。通話トリガーにはボイス付きのプランが必要です。シミュレートされたテスト実行と実行ログは、サンプル問い合わせでワークフローが何を行うかを正確に示します。
準備はできています
今日必要なモジュールから始めて、オペレーションが成長するにつれてAI、自動化、会計、在庫、リクエスト、およびレポートをオンにしてください。
