Sjabloon voor retainerovereenkomst voor freelancers en consultants.

Kies eerst het type retainer

De meeste geschillen over retainers komen voort uit een vaag antwoord op "wat koopt de maandelijkse vergoeding?". Kies één model en schrijf het op:

• Uren retainer: een vast blok uren per maand, zoals 20 uur voor $2.000, met een uurtarief voor extra tijd
• Deliverables retainer: een vaste output per maand, zoals vier blogposts en één nieuwsbrief
• Toegang (advies) retainer: beschikbaarheid voor advies en gesprekken binnen afgesproken grenzen, zonder een vast aantal uren
• Vooraf betaalde retainer: de klant betaalt een aanbetaling die je afschrijft tegen facturen (vaak gebruikt door consultants en advocatenkantoren)

Sjabloon voor retainerovereenkomst: de clausules die je moet opnemen

Kopieer deze koppen naar je overeenkomst en vul elk ervan in eenvoudige taal in:

• Partijen en ingangsdatum: je bedrijf, de klant, en wanneer de retainer begint
• Diensten en maandelijkse scope: de uren, deliverables of toegang inbegrepen, en wat niet is inbegrepen
• Vergoeding en facturering: het maandelijkse bedrag, de factuurdatum (bijvoorbeeld de 1e van elke maand, vooruit) en de valuta
• Betalingsvoorwaarden: vervaldatum, geaccepteerde betaalmethoden en eventuele toegestane boete voor te late betaling waar je werkt
• Ongebruikte tijd: of ongebruikte uren vervallen, één maand worden doorgeschoven, of worden doorgeschoven tot een maximum
• Overschrijding en extra werk: het tarief voor tijd buiten de retainer, en of vooraf schriftelijke goedkeuring nodig is
• Responstijden en beschikbaarheid: werktijden, hoe snel je reageert en hoe dringende verzoeken worden afgehandeld
• Looptijd, vernieuwing en opzegtermijn: minimale looptijd, automatische maandelijkse vernieuwing, en de opzegtermijn die beide partijen geven om het te beëindigen (vaak 30 dagen)
• Eigendom en portfoliogebruik: wie het voltooide werk bezit zodra het is betaald, en of je het mag tonen
• Vertrouwelijkheid, aansprakelijkheid en handtekeningen, met de datum waarop elke partij tekent

Voorbeeldformulering voor de belangrijkste clausules

Vergoeding: 'Klant betaalt een maandelijkse retainer van $2.000, gefactureerd op de 1e van elke maand en betaalbaar binnen 7 dagen.' Omvang: 'De retainer dekt maximaal 20 uur ontwerp- en ontwikkelingsondersteuning per maand.' Ongebruikte tijd: 'Ongebruikte uren worden alleen naar de volgende maand meegenomen, tot maximaal 10 uur.' Overschrijding: 'Werk boven de 20 uur wordt gefactureerd tegen $110 per uur en vereist voorafgaande schriftelijke goedkeuring.' Beëindiging: 'Beide partijen kunnen deze overeenkomst beëindigen met een schriftelijke kennisgeving van 30 dagen.' Pas de cijfers en formulering aan je werk aan.

Hoe een retainer te prijzen en te factureren

Prijs de retainer op basis van het verwachte werk, niet een gok: schat het aantal maandelijkse uren, vermenigvuldig met je tarief, en beslis dan of je een kleine korting aanbiedt voor de toezegging. Factureer vooraf, zodat de klant betaalt voordat het werk van de maand begint, en houd de uren of geleverde resultaten bij, zodat elk vernieuwingsgesprek gebaseerd is op feiten. In Workspace369 factureren terugkerende facturen de retainer automatisch elke maand, en tijdregistratie op het klantdossier toont hoeveel ervan is gebruikt.

2027 retainervoorstel: wat op te nemen in de verlenging

Een verlenging is makkelijker goed te keuren wanneer deze wordt aangeleverd als een kort voorstel, niet als een nieuw contract vanaf nul. Stuur het in december, zodat de klant het kan goedkeuren vóór de eerste factuur van 2027. Gebruik deze opzet:

• Scope samenvatting: wat de retainer dit jaar dekte, in de termen van de klant (bijvoorbeeld, tot 20 uur ontwerpondersteuning per maand)
• Resultaten: wat het werk heeft opgeleverd, genomen uit je eigen gegevens, zoals verzonden projecten en gebruikte uren per maand
• 2027 scope: wat blijft, wat verandert en wat is niet langer inbegrepen
• Tariefwijziging: de nieuwe maandelijkse vergoeding, de datum waarop deze ingaat en de reden, duidelijk vermeld (voorbeeldcijfers: $2,000 naar $2,200 per maand vanaf 1 januari 2027)
• Termijn: de minimale looptijd, verlenging en opzegtermijn voor 2027, overeenkomend met de clausules in je overeenkomst
• Hoe te ondertekenen: één volgende stap met een datum, zoals het online goedkeuren en ondertekenen van het voorstel vóór 15 december

Hoe een retainer te verlengen in december

Begin vroeg in de maand, zodat de beslissing niet in de feestdagenweek valt:

• Eerste week: haal de uren of deliverables van dit jaar uit je tijdsregistraties en facturen
• Tweede week: stuur het retainervoorstel voor 2027 en vraag om goedkeuring vóór een bepaalde datum
• Als de klant om wijzigingen vraagt: reviseer het voorstel in plaats van wijzigingen per e-mail goed te keuren, zodat de ondertekende versie degene is waaruit je factureert
• Eenmaal ondertekend: wijzig de terugkerende factuur naar het nieuwe bedrag en de nieuwe startdatum, zodat de factuur van januari tegen het nieuwe tarief wordt gefactureerd

In Workspace369 keuren en ondertekenen klanten voorstellen online, een aanbetaling kan worden genomen bij acceptatie, een geaccepteerd voorstel wordt een factuur, en terugkerende facturen met automatische incasso via kaart factureren elke maand het nieuwe tarief. Alles is in elk plan inbegrepen.

Lees verder: Hoe schrijf je een voorstel, Offertes in Workspace369

Bewaar de overeenkomst bij het klantdossier

Een retainer is een lange relatie, dus de overeenkomst, de maandelijkse facturen, de gebruikte uren en de wijzigingsverzoeken moeten samen leven. Workspace369 bewaart contracten die voor e-handtekening zijn verzonden, terugkerende facturen, tijdinvoer en berichten op hetzelfde klantdossier, zodat vernieuwingen en omvangvragen beginnen vanuit dezelfde bron.