Gratis offertesjabloon voor Excel en Sheets.

Wat er in een schatting staat

Een schatting vertelt een klant wat je verwacht dat het werk zal kosten voordat het begint. Een goede is kort, specifiek en gemakkelijk goed te keuren. De bovenstaande sjabloon behandelt de belangrijkste onderdelen, en je zou alles moeten toevoegen wat specifiek is voor de klus.

• Je bedrijfsgegevens en de naam en contactgegevens van de klant.
• Een schattenummer en de datum waarop je het hebt voorbereid.
• Een geldigheidsdatum, zodat de prijs niet voor altijd open blijft.
• Scope regels, elk met een beschrijving, hoeveelheid, tarief en bedrag.
• Aannames en uitsluitingen, zoals wat je niet hebt geprijsd of wat de klant moet leveren.
• Het geschatte totaalbedrag, gelabeld als schatting, en elke aanbetaling die je zult vragen.
• Hoe te accepteren: een antwoord, een handtekening of een knop, met de volgende stap uitgelegd.

Schatting, offerte en factuur zijn verschillende documenten

Een schatting is een geschatte prijs voor werk dat nog niet is gebeurd, en het definitieve bedrag kan veranderen als de scope dat doet. Een offerte vermeldt een vaste prijs voor een gedefinieerde scope. Een factuur komt later en vraagt om betaling voor geleverd werk of een bereikte mijlpaal.

Houd ze gescheiden. Een schatting is geen factuur, dus het mag nooit een vervaldatum hebben, en de definitieve factuur moet de door de klant goedgekeurde scope weerspiegelen. Waar het werk goed gedefinieerd is, is een vaste offerte of voorstel vaak duidelijker dan een schatting.

Factuur vs kwitantie · Hoe schrijf je een voorstel

Het kiezen van een geldigheidsdatum

Prijzen stijgen, schema's raken vol en scopes dwalen af, dus elke schatting moet verlopen. Veertien tot dertig dagen is een gebruikelijke periode voor service werk. Gebruik een kortere periode wanneer je kosten snel veranderen of je agenda krap is, en een langere voor grotere projecten waar de klant tijd nodig heeft om interne goedkeuring te krijgen.

Wanneer de datum arriveert, volg één keer op: verleng deze schriftelijk of geef de schatting opnieuw uit tegen de huidige prijs.

Van geaccepteerde offerte naar aanbetaling en factuur

Zodra de klant ja zegt, zet de schatting om in echte toezeggingen. Bevestig de scope schriftelijk, vraag de aanbetaling die je hebt vermeld, en plan de volgende facturen.

• Leg de goedkeuring vast, met de datum en wie heeft goedgekeurd.
• Stuur een aanbetalingsfactuur, met verwijzing naar de geaccepteerde schatting.
• Factureer het resterende bedrag op de afgesproken mijlpalen of datum.
• Als het werk meer kost dan geschat, vertel het de klant dan schriftelijk en vraag om goedkeuring voordat je verdergaat.

Gratis factuurgenerator · Aanbetalingscalculator · Handleiding factuur aanbetaling

Offertes in Workspace369

In Workspace369 wordt dit gedaan door Voorstellen, ook wel offertes genoemd. Een klant keurt het voorstel online goed, kan een aanbetaling doen bij acceptatie, en het goedgekeurde voorstel wordt omgezet in een factuur. Aanbetalingen bij acceptatie en betaallinks zijn in elk abonnement inbegrepen.

Voorstellen en offertes