Op deze pagina
Kortom
Een aanbetalingsfactuur is een factuur voor een voorafgaand deel van de overeengekomen vergoeding, verzonden nadat de klant het voorstel heeft geaccepteerd en voordat het werk begint. Het moet het project, de totale overeengekomen vergoeding, het aanbetalingspercentage en -bedrag, de vervaldatum, hoe te betalen, en een opmerking dat de aanbetaling wordt gecrediteerd op de definitieve factuur, vermelden. Veel freelancers vragen 25% tot 50%.
Wat op te nemen op een aanbetalingsfactuur
Een aanbetalingsfactuur heeft dezelfde basis als elke factuur, plus een duidelijke link naar de volledige vergoeding:
- Je bedrijfsgegevens en de factureringsgegevens van de klant
- Een uniek factuurnummer en de factuurdatum
- De projectnaam en een verwijzing naar het geaccepteerde voorstel of contract
- De totale overeengekomen vergoeding voor het project
- De aanbetalingsregel: bijvoorbeeld "Aanbetaling — 50% van $6.000 projectvergoeding"
- Belasting, indien van toepassing op de aanbetaling waar je werkt
- De vervaldatum, idealiter vóór de startdatum
- Hoe te betalen: een betaallink of bankgegevens
- Een opmerking: "Deze aanbetaling wordt gecrediteerd op de definitieve factuur"
Voorbeeld
Project: merkidentiteit, overeengekomen vergoeding $6.000. Aanbetalingsfactuur INV-041: "Aanbetaling — 50% van $6.000 projectvergoeding: $3.000. Betaalbaar bij ontvangst; werk begint wanneer betaling is ontvangen." Definitieve factuur INV-047: "Merkidentiteitsproject: $6.000. Min aanbetaling betaald (INV-041): −$3.000. Te betalen saldo: $3.000."
Hoeveel aanbetaling te vragen
Veel freelancers en kleine studio's vragen 25% tot 50% van een project met een vaste prijs voordat ze beginnen. Grotere projecten splitsen de vergoeding vaak op in een aanbetaling en mijlpaalbetalingen. Wat je ook kiest, zet het eerst in het voorstel en contract, zodat de aanbetalingsfactuur geen verrassing is.
Aanbetaling vs retainer vs borg
Een projectaanbetaling is een deel van de vergoeding die vooraf wordt betaald en wordt gecrediteerd op de definitieve factuur. Een retainer is een terugkerende vergoeding voor doorlopende toegang of werk. Een borg is een terugbetaalbaar bedrag dat wordt ingehouden voor schade of verlies, gebruikelijk bij verhuur en evenementen. Of een aanbetaling terugbetaalbaar is, hangt af van jouw contract en lokale wetgeving, dus vermeld dit duidelijk.
Bewaar de aanbetaling bij het voorstel en de definitieve factuur
Het snelste pad is voorstel, contract, aanbetaling, kick-off. In Workspace369 staan het goedgekeurde voorstel, de aanbetalingsfactuur met betaallink en de definitieve factuur allemaal op hetzelfde klantdossier, zodat je in één oogopslag kunt zien wat is betaald en wat nog openstaat.
Veelgestelde vragen
Is een aanbetalingsfactuur hetzelfde als een reguliere factuur?
Het heeft hetzelfde formaat en dezelfde details, maar factureert slechts een deel van de overeengekomen vergoeding en vermeldt dit. Geef het een eigen factuurnummer en verwijs ernaar op de definitieve factuur wanneer je de aanbetaling crediteert.
Moet ik beginnen met werken voordat de aanbetaling is betaald?
Veel freelancers doen van niet. Zeggen "werk begint wanneer de aanbetaling is ontvangen" in het voorstel en op de factuur beschermt je tijd en stelt de startdatum duidelijk vast.
Is een aanbetaling terugbetaalbaar?
Het hangt af van wat je contract zegt en van de wet waar je werkt. Veel contracten maken een aanbetaling niet-restitueerbaar zodra het werk is begonnen, om de reeds bestede tijd te dekken. Vermeld duidelijk in het contract wat er gebeurt als het project wordt geannuleerd.
Hoe boek ik een aanbetaling in mijn administratie?
Regels verschillen per land en boekhoudmethode. In veel kasstelsels wordt een aanbetaling voor nog niet verricht werk geboekt als een schuld (uitgestelde omzet) totdat je levert. Raadpleeg je accountant.
