Op deze pagina
Kortom
Een factuur is een verzoek om betaling dat wordt uitgegeven voordat de klant betaalt: het vermeldt wat is geleverd, wat het kost en hoe te betalen. Een kwitantie is een bewijs van betaling dat wordt uitgegeven nadat: het bevestigt wat is betaald, wanneer en hoe. Je stuurt de factuur wanneer het werk is geleverd en de kwitantie wanneer het geld arriveert. Factureringssoftware geeft beide uit hetzelfde record, waardoor de nummers, regels en klantreferentie op elk identiek blijven.
Het verschil in één tabel
Zelfde transactie, tegenovergestelde zijden ervan:
- Factuur — uitgegeven vóór betaling; een formeel verzoek met vermelding van items, tarieven, totalen, voorwaarden en hoe te betalen
- Kwitantie — uitgegeven na betaling; bevestiging met vermelding van betaald bedrag, datum, methode en de factuur die het regelt
- Factuur beantwoordt "wat ben ik je verschuldigd?" — kwitantie beantwoordt "wat heb ik betaald, en wanneer?"
- Beide horen thuis in het klantdossier: de factuur als het verzoek, de kwitantie als het bewijs
Wat elk document moet bevatten
Ze delen de meeste velden, met verschillende nadruk:
- Factuur — je gegevens, klantgegevens, factuurnummer, uitgiftedatum en vervaldatum, regels, belastingen, totaal, betalingsinstructies
- Kwitantie — je gegevens, klantgegevens, het factuurnummer dat het regelt, betaaldatum, ontvangen bedrag, betaalmethode en eventueel resterend saldo
- Beide — dezelfde regels en totalen zodat het papieren spoor exact overeenkomt
Houd ze verbonden
De bon moet verwijzen naar de factuur die deze regelt — dat is wat een klant (of hun accountant) in staat stelt de betaling te koppelen aan de vraag zonder een e-maildraad. In Workspace369 worden bonnen uitgegeven vanuit de betaalde factuur, zodat de verwijzing, de regels en de bedragen altijd overeenkomen.
Veelgestelde vragen
Is een factuur een kwitantie?
Nee. Een factuur vraagt om betaling voordat deze plaatsvindt; een kwitantie bevestigt betaling erna. Ze bevatten vergelijkbare informatie, maar dienen tegengestelde doelen in de transactie.
Wanneer stuur ik een kwitantie?
Nadat de klant heeft betaald. Voor kaartbetalingen online, stuur deze automatisch bij betalingsbevestiging. Voor bankoverschrijvingen of cheques, geef deze uit zodra het geld is bijgeschreven.
Wat moet een betalingsbewijs bevatten?
Je bedrijfsnaam en contactgegevens, de klant, een ontvangstnummer, het factuurnummer dat het regelt, de betaaldatum, het ontvangen bedrag, de betaalmethode en een eventueel nog openstaand saldo. Als je btw in rekening brengt, toon dan de btw die in de betaling is inbegrepen.
Kan ik een factuur omzetten in een betalingsbewijs?
Ja, zolang het betalingsbewijs duidelijk als betalingsbewijs is gemarkeerd (of de factuur is gemarkeerd als "Betaald") en de betaaldatum, het bedrag en de methode toont. Houd de originele factuur ongewijzigd; het betalingsbewijs is een afzonderlijk verslag van de betaling.
Heb ik beide nodig voor belastingen?
Je hebt de factuur nodig om te laten zien wat je hebt gefactureerd en de kwitantie of betalingsbewijs om te laten zien wat je hebt geïnd. Samen brengen ze je boekhouding in evenwicht; ontbrekende kwitanties maken van het belastingseizoen een reconstructieproject.
