Retainers en terugkerende facturen instellen in Workspace369
Hoe je vaste klanten volgens een schema factureert in Workspace369. Open Retainers, onder Financiën: een retainer factureert een klant elke cyclus voor een afgesproken tegoed, als urenbank, vast maandelijks werkpakket of vooruitbetaald saldo. Klik op Nieuwe retainer, kies de klant en stel de uren en de prijs per cyclus in. Extra uren komen op de volgende factuur, en ongebruikte uren kunnen verlopen of worden doorgeschoven. De voorvertoning toont wat de klant ziet: de voorwaarden op de eerste factuur en de resterende uren in zijn klantportaal. Er wordt niets in rekening gebracht totdat de klant de eerste factuur betaalt. Voor een vast bedrag volgens een schema stel je een terugkerende factuur in via Facturen → Terugkerend: begin met een sjabloon zoals een maandelijks onderhoudsplan, kies hoe vaak de factuur wordt verstuurd en wanneer hij eindigt, laat klanten elke factuur via een link betalen of automatische betaling aanzetten, en verstuur elke factuur automatisch of kijk eerst de concepten na.
Wat je leert
- Waar je Retainers vindt, onder Financiën, en de drie soorten: een urenbank, een vast maandelijks werkpakket of een vooruitbetaald saldo
- Hoe je een urenbank instelt: klik op Nieuwe retainer, kies de klant en stel daarna de uren en de prijs per cyclus in
- Wat er gebeurt met extra en ongebruikte uren: extra uren komen op de volgende factuur, en ongebruikte uren kunnen verlopen of worden doorgeschoven
- Wat de klant ziet: de voorwaarden op de eerste factuur en de resterende uren in zijn klantportaal
- Hoe je een terugkerende factuur instelt via Facturen en daarna Terugkerend, te beginnen met een sjabloon zoals een maandelijks onderhoudsplan
- Hoe je kiest hoe vaak de factuur wordt verstuurd en hoe klanten betalen, en of je elke factuur automatisch verstuurt of eerst de concepten nakijkt
Veelgestelde vragen
Wat is een retainer in Workspace369?
Een retainer factureert een klant elke cyclus voor een afgesproken tegoed: een urenbank, een vast maandelijks werkpakket of een vooruitbetaald saldo. Je vindt Retainers onder Financiën.
Hoe stel ik een urenbank in?
Open Retainers en klik op Nieuwe retainer. Een urenbank geeft de klant elke maand een vast aantal uren: kies de klant en stel daarna de uren en de prijs per cyclus in. Extra uren komen op de volgende factuur, en ongebruikte uren kunnen verlopen of worden doorgeschoven.
Wanneer betaalt de klant voor een retainer?
Er wordt niets in rekening gebracht totdat de klant de eerste factuur betaalt. De voorvertoning rechts toont wat de klant ziet: de voorwaarden op de eerste factuur en de resterende uren in zijn klantportaal.
Hoe stel ik een terugkerende factuur in?
Voor een vast bedrag volgens een schema open je Facturen en daarna Terugkerend, en begin je met een sjabloon, zoals een maandelijks onderhoudsplan. Kies op het tabblad Herhalen hoe vaak de factuur wordt verstuurd, van wekelijks tot jaarlijks, en wanneer hij eindigt. De samenvatting toont de volgende factuurdatums. Ziet alles er goed uit, klik dan op Plan starten.
Hoe betalen klanten een terugkerende factuur?
Ze betalen elke factuur via een link, of zetten automatische betaling aan wanneer ze de eerste betalen. Je kunt elke factuur automatisch versturen, of eerst de concepten nakijken: elk concept wordt drie dagen van tevoren aangemaakt en wacht op jou.
Volledig transcript
Welkom terug. In deze video stellen we retainers en terugkerende facturen in, zodat je vaste klanten volgens een schema worden gefactureerd.
Open Retainers, onder Financiën. Een retainer factureert een klant elke cyclus voor een afgesproken tegoed: een urenbank, een vast maandelijks werkpakket of een vooruitbetaald saldo. Klik op Nieuwe retainer. Een urenbank geeft de klant elke maand een vast aantal uren. Kies de klant en stel daarna de uren en de prijs per cyclus in. Extra uren komen op de volgende factuur, en ongebruikte uren kunnen verlopen of worden doorgeschoven. Rechts zie je wat de klant ziet: de voorwaarden op de eerste factuur en de resterende uren in zijn klantportaal. Er wordt niets in rekening gebracht totdat de klant de eerste factuur betaalt.
Voor een vast bedrag volgens een schema stel je een terugkerende factuur in. Open Facturen en daarna Terugkerend. Begin met een sjabloon, zoals een maandelijks onderhoudsplan. Kies op het tabblad Herhalen hoe vaak de factuur wordt verstuurd, van wekelijks tot jaarlijks, en wanneer hij eindigt. Klanten betalen elke factuur via een link, of zetten automatische betaling aan wanneer ze de eerste betalen. Verstuur elke factuur automatisch, of kijk eerst de concepten na. Elk concept wordt drie dagen van tevoren aangemaakt en wacht op jou. De samenvatting toont de volgende factuurdatums. Ziet alles er goed uit, klik dan op Plan starten. En dat zijn retainers en terugkerende facturen. In de volgende video versturen we een contract voor een e-handtekening.
Bekijk waar Workspace369 past in je klantwerkflow.
Begin met de modules die je vandaag nodig hebt, schakel vervolgens AI, automatiseringen, boekhouding, inventaris, aanvragen en rapportage in naarmate de operatie groeit.
14 dagen gratis proefperiode. Kaart vereist. Na de proefperiode: vanaf $29/maand. Wordt automatisch elke maand verlengd totdat je annuleert. Annuleer op elk moment in Instellingen → Facturering.
