CRM для компаний по аренде вечеринок и мероприятий
Операции по аренде для мероприятий и вечеринок нуждаются в единой записи для коммуникации с клиентами, предложений и координации проектов. Когда заказы на аренду меняются после принятия, администраторы должны вручную корректировать документацию. Workspace369 управляет записями клиентов, предложениями, проектами и счетами в одной системе, поэтому принятый заказ и каждое его изменение остаются вместе. От Specialist, отслеживание инвентаря и корректировки запасов также охватывают ваш арендный запас.
Ключевые факты
CRM для компаний по аренде вечеринок и мероприятий от Workspace369 охватывает 9 областей, включая карточки клиентов, предложения, проекты и задачи.
Рабочий процесс состоит из 5 этапов: от «первоначального приема клиента» до «проверки клиента и финализации».
Workspace369 начинается с 29 долларов США в месяц за 1 место, а план Commander включает 20 мест, 500 ГБ хранилища и 120 000 токенов ИИ в месяц за 299 долларов США в месяц.
Дополнительные места стоят по 10 долларов США каждое, а 100 ГБ дополнительного хранилища — 15 долларов США; полные цены общедоступны на Страница цен Workspace369.
Проблема
Когда клиент изменяет количество палаток или посадочных мест после подписания, административная команда часто забывает обновить основную запись. Без ручного вмешательства для обновления файлов и счетов, офисные сотрудники выставляют старую сумму. Workspace369 хранит записи клиентов, предложения и счета в одном рабочем пространстве и преобразует пересмотренное предложение в обновленный счет.
Организаторы мероприятий отправляют обновления оборудования по текстовым сообщениям, электронной почте и телефонным звонкам. Если эти разговоры не документируются в единой административной цепочке, складской персонал упаковывает не те предметы. Workspace369 связывает разговоры и файлы напрямую с записью клиента, поэтому команда просматривает последние запросы перед изменением задач проекта.
Изменение списка оборудования требует ручного пересчета окончательного счета. Если платежный отдел обновляет предложение, но не генерирует пересмотренный счет, компания теряет доход или завышает цену клиенту. Workspace369 позволяет администраторам выдавать обновленные счета, принимать депозиты и разделять платежи, а также видеть, что еще подлежит оплате, предотвращая несоответствия в счетах после изменения заказа на аренду мероприятия.
Доставка арендованного оборудования требует точной координации по времени с менеджерами площадок. При изменении заказа окна доставки часто сдвигаются, вызывая конфликты в расписании транспортных средств. Workspace369 включает командный календарь и задачи, чтобы администраторы могли планировать даты доставки и назначать задачи персоналу, в то время как маршрутизация грузовиков остается в вашем инструменте управления автопарком.
Продукт
Клиенты отслеживают прогресс, файлы и счета в брендированном портале вместо того, чтобы запрашивать обновления у вашей команды.
Электронные письма, SMS, звонки и голосовая почта попадают рядом с записью клиента — с ИИ-резюме, поэтому любой член команды может ответить с полным контекстом.
Задачи, файлы и статус для каждого взаимодействия — видимые команде и, через клиентский портал, клиенту.
Отправляйте предложения, выставляйте счета за этапы или по подписке, и пусть автоматические напоминания отслеживают все неоплаченное.
Рабочий процесс
Рабочий процесс начинается, когда организатор мероприятий запрашивает расценки на тенты, столы или сцену. Администратор создает новую запись в карточке клиента и регистрирует первоначальные детали места проведения. Сотрудники используют функцию обсуждений для уточнения точек доступа для доставки и временных ограничений, гарантируя сохранение всех основных заметок по проекту перед генерацией какой-либо официальной документации по ценообразованию.
Администратор составляет подробное предложение с перечислением запрошенных предметов аренды и связанных с ними сборов за услуги. Клиент получает его через клиентский портал и общедоступную ссылку для утверждения и электронного подписания. Клиент может просмотреть детализированную разбивку и сообщить о необходимых изменениях непосредственно через портал, что позволяет команде вести четкий учет переговоров до принятия предложения.
Когда список оборудования заказа на аренду мероприятия изменяется после принятия предложения, команда обновляет заказ в одном месте. Администратор просматривает запрос клиента в журнале общения, изменяет позиции в файле проекта и обновляет задачи. Затем сотрудник подтверждает с командой склада наличие предметов.
После корректировки оборудования администратор обновляет соответствующий счет, чтобы отразить новые суммы аренды. Затем администратор корректирует календарь расписания, чтобы учесть любые изменения в сроках доставки или установки, вызванные измененным списком оборудования. Сотрудники используют задачи, чтобы гарантировать, что этапы биллинга соответствуют пересмотренным параметрам мероприятия.
Администратор загружает пересмотренную проектную документацию и обновленные счета-фактуры на клиентский портал. Администратор отправляет сообщение с просьбой к клиенту войти в систему и подтвердить изменения. После того как клиент подтвердит детали через обсуждения, сотрудники отметят задачи подготовки как выполненные, подготовив проект к выполнению на складе.
Охват продукта
Оценено в App Store
Наконец-то стало спокойноПереключался между тремя или четырьмя универсальными инструментами и всегда оказывался в беспорядке из вкладок. Это первый инструмент, который кажется спокойным. Настроил клиентские проекты за десять минут.
Безболезненное внедрение в командеМы внедрили его для нашей восьми человек команды, и адаптация прошла безболезненно — интуитивно понятно и отлажено. Я бы хотел больше интеграций, но они продолжают выпускать обновления.
Экономия часов каждую неделюЖонглировал отдельными инструментами для заметок, задач, документов и обновлений. Консолидация в одном месте действительно сэкономила мне часы каждую неделю. Поддержка также отзывчива.
Начать
Часто задаваемые вопросы
Workspace369 включает отслеживание запасов, корректировки запасов и оповещения о низком уровне запасов начиная с уровня Specialist. Настройте ваши реальные товарные единицы и протестируйте распределение и корректировки на образцах запасов; подключите склад или витрину через веб-хуки и API.
Обновите предложение, преобразуйте его в пересмотренный счет и скорректируйте задачи проекта — все это в одной записи клиента. Автоматизация рабочего процесса может уведомлять ответственных лиц, а из Specialist записи отслеживания инвентаря регистрируют корректировку запасов. Протестируйте измененный заказ на аренду с образцами записей перед запуском.
Да. Клиенты могут получить доступ к клиентскому порталу для просмотра своих записей клиентов, принятых предложений и обновленных счетов. Когда заказ изменяется, администратор делится пересмотренными файлами и отправляет клиенту сообщение для их просмотра на портале.
Храните маршрутизацию грузовиков и техническое обслуживание транспортных средств в вашем инструменте управления автопарком. Workspace369 содержит даты доставки, задачи и график проекта, отслеживает арендованный инвентарь от Specialist и из того же плана подключается к вашему инструменту управления автопарком через веб-хуки и API.
Готов, когда вы будете готовы
Начните с нужных вам сегодня модулей, а затем включите ИИ, автоматизацию, бухгалтерский учет, инвентаризацию, запросы и отчетность по мере роста операций.
