Exempel och manus för hälsningsmeddelanden för företagets röstmeddelanden

Ett bra hälsningsmeddelande för företagsröstbrevlåda talar om för den som ringer att de nått rätt plats, förklarar varför ingen svarade, ber om den information som behövs för att hjälpa till och sätter en ärlig förväntan för svaret.

Snabbt svar

Använd den här grundläggande strukturen: "Tack för att du ringde företag. Vi är otillgängliga just nu. Vänligen lämna ditt namn, nummer och anledningen till ditt samtal. Vårt team svarar tidsram. För brådskande alternativ, vänligen instruktion.” Anpassa den sedan för öppettider, efter stängning, helgdagar, avdelningar eller köer.

Standardhälsning för företagets röstmeddelanden

Tack för samtalet Företagsnamn. Vi kan inte svara just nu. Vänligen lämna ditt namn, telefonnummer och en kort beskrivning av hur vi kan hjälpa till. En medlem av vårt team återkommer till dig inom svarstid.

Använd detta när ett allmänt nummer hanterar de flesta klientanrop.

Professionell hälsning för tjänsteföretag

Du har nått Företagsnamn. Vårt team assisterar för närvarande andra kunder. Vänligen lämna ditt namn, företag, telefonnummer och ärendet du ringer om. Vi återkommer till dig senast tidsram.

Denna version frågar efter företagskontext utan att kräva att den som ringer förklarar varje detalj i inspelningen.

Konsult- eller byråhälsning

Tack för samtalet Namn eller byrå. Vänligen lämna ditt namn, företag, återuppringningsnummer och en kort sammanfattning av projektet eller kontot du ringer om. Vi följer upp inom tidsram. Befintliga kunder kan också svara på sitt senaste Workspace369-meddelande.

Röstmeddelandehälsning utanför kontorstid

Tack för samtalet Företagsnamn. Vårt kontor är för närvarande stängt. Våra ordinarie öppettider är dagar och timmar. Vänligen lämna ditt namn, nummer och meddelande, så svarar vi när kontoret öppnar igen den dag eller tid.

Om det finns en verklig nödväg, lägg till en tydlig instruktion. Lova inte nödberedskap som företaget inte tillhandahåller.

Hälsningsmeddelande vid helgstängning

Du har nått Företagsnamn. Vi har stängt för helgdag eller stängning och kommer att återupptas den datum vid tid. Vänligen lämna ditt namn, nummer och meddelande. Vårt team svarar efter att vi har öppnat igen.

Uppdatera datumet före varje stängning och ta bort hälsningen när normala öppettider återupptas.

Avdelningshälsning

Du har nått Avdelning team vid Företagsnamn. Vänligen lämna ditt namn, konto- eller företagsnamn, återuppringningsnummer och ett kort meddelande. En medlem av avdelningen svarar inom tidsram.

Använd separata avdelningshälsningar när uppringare når fakturering, försäljning, support, schemaläggning eller en annan specialiserad kö.

Fakturerings- och betalningshälsning

Du har nått faktureringsteamet på Företagsnamn. Vänligen lämna ditt namn, företag, fakturanummer om tillgängligt, återuppringningsnummer och en kort beskrivning av din fråga. Av säkerhetsskäl, lämna inte betalkortsuppgifter i röstmeddelandet.

Den sista meningen förhindrar att uppringare lämnar känslig betalningsinformation i ett inspelat meddelande.

Schemaläggningshälsning

Tack för samtalet Företagsnamn schemaläggning. Vänligen lämna ditt namn, telefonnummer för återuppringning, föredragna datum eller tider, och den tjänst eller det möte du behöver. Vi bekräftar tillgänglighet när vi ringer tillbaka.

Hälsningsmeddelande vid kööverflöde

Vårt team hjälper för närvarande andra uppringare. Du kan stanna i kön, eller lämna ditt namn, återuppringningsnummer och ett kort meddelande. Vi återkommer till dig så snart en agent är tillgänglig.

Erbjud endast en återuppringning om teamet faktiskt övervakar och slutför det arbetsflödet.

Hälsning vid missat samtal med SMS-uppföljning

Vi beklagar att vi missade ditt samtal till Företagsnamn. Vänligen lämna ditt namn och ett kort meddelande. Om ditt nummer kan ta emot SMS kan vårt team också följa upp via SMS.

Se till att uppföljningsprocessen respekterar samtycke och meddelandekrav.

Vad som ska inkluderas

• Företags- eller avdelningsnamn
• Tillgänglighet eller anledning till hälsningen
• Uppringarens namn och återuppringningsnummer
• Den minimala kontext som krävs för att dirigera svaret
• En realistisk förväntan på svar
• Ett brådskande alternativ endast när ett sådant existerar
• En varning om att inte lämna känslig information när det är lämpligt

Vad man ska undvika

• Långa marknadsföringsmeddelanden före inspelningsprompten
• Vaga löften som "vi ringer omedelbart"
• Föråldrade helgdagar eller öppettider
• För många alternativa nummer
• Begära att uppringare lämnar lösenord, kortnummer, medicinska detaljer eller annan känslig information
• Att hävda 24/7-svar när teamet inte är bemannat för det

Använd hälsningar med dirigering och transkription

Workspace369 stöder konfigurerbara röstmeddelanden och hälsningar utanför öppettider med text-till-tal eller uppladdat ljud. Den kan lagra röstmeddelanden, generera en transkription, matcha den som ringer till ett kundregister och hålla uppföljningen nära uppgifter, projekt, fakturor, filer, SMS och samtalslogg.

Hälsningen är ytterdörren. Automatisering efter samtal och kundkontext avgör om meddelandet blir slutfört arbete.