CRM สำหรับผู้ช่วยเสมือน

CRM สำหรับผู้ช่วยเสมือนในการจัดการการจัดสรรผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ผู้ช่วยเสมือนมักจะทำงานภายใต้ข้อตกลงชั่วโมงรายเดือนคงที่ ในขณะที่ได้รับคำสั่งการดำเนินงานที่ขัดแย้งกันจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายรายภายในองค์กรลูกค้าเดียว Workspace369 จัดการงานนั้นในระบบเดียว: บันทึกของลูกค้า ข้อเสนอ โปรเจกต์และงาน การติดตามเวลาจาก Voyager ข้อความลูกค้า และใบแจ้งหนี้ ผู้ดำเนินการบันทึกการจัดสรรงานแต่ละรายการและบันทึกเวลาที่เรียกเก็บเงินได้ เพื่อให้ทุกคนสามารถดูได้ว่าข้อตกลงรายเดือนถูกใช้ไปเท่าใดก่อนที่คำขอใหม่จะเริ่มขึ้น

ลูกค้าความสัมพันธ์และบันทึกย่อที่ตกลงกัน
งานงานที่มอบหมายให้บุคคลที่รับผิดชอบ
การเรียกเก็บเงินใบแจ้งหนี้และบริบทเชิงพาณิชย์
บันทึกของลูกค้า Workspace369 แสดงประวัติ ไฟล์ การสื่อสาร และใบแจ้งหนี้ในโปรไฟล์เดียว

ข้อเท็จจริงสำคัญ

CRM สำหรับผู้ช่วยเสมือนของ Workspace369 ครอบคลุม 9 ด้าน รวมถึงบันทึกข้อมูลลูกค้า ข้อเสนอ โครงการ และงานต่างๆ

เวิร์กโฟลว์ทำงาน 5 ขั้นตอน ตั้งแต่ "สร้างระเบียนลูกค้าและกำหนดวงเงินชั่วโมง" ไปจนถึง "เปิดใช้งานพอร์ทัลลูกค้าและออกใบแจ้งหนี้"

Workspace369 เริ่มต้นที่ $29/เดือน สำหรับ 1 ที่นั่ง และแผน Commander ประกอบด้วย 20 ที่นั่ง, พื้นที่เก็บข้อมูล 500 GB และโทเค็น AI 120,000 รายการต่อเดือน ในราคา $299/เดือน

ที่นั่งเพิ่มเติมมีค่าใช้จ่าย $10 ต่อที่นั่ง และพื้นที่เก็บข้อมูลเพิ่มเติม 100 GB มีค่าใช้จ่าย $15; ราคาเต็มแสดงอยู่บนเว็บไซต์ หน้าการกำหนดราคา Workspace369.

ปัญหา

ความเสี่ยงในการดำเนินงานในการช่วยเหลือเสมือนจริงหลายผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

คำสั่งของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ขัดแย้งกัน

เมื่อผู้จัดการสองคนจากบริษัทลูกค้าเดียวกันมอบหมายงานพร้อมกัน ผู้ช่วยเสมือนจะประสบกับลำดับความสำคัญในการดำเนินงานที่ขัดแย้งกัน หากไม่มีเอกสารที่ชัดเจนภายในบันทึกของลูกค้า ชั่วโมงการทำงานจะหมดไปกับงานที่มีคุณค่าน้อยก่อนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักจะเข้ามาแทรกแซง ความขัดแย้งในการบริหารนี้จะนำไปสู่ค่าใช้จ่ายที่เรียกเก็บไม่ได้ เป้าหมายการส่งมอบที่พลาดไป และข้อตกลงที่ผิดพลาด ผู้ปฏิบัติงานจำเป็นต้องมีวิธีการที่ชัดเจนในการบันทึกงานและจัดลำดับความสำคัญก่อนที่จะดำเนินการตามที่ได้รับมอบหมาย

ยอดเกินข้อตกลงชั่วโมงรายเดือน

การดำเนินงานภายใต้ข้อตกลงชั่วโมงทำงานรายเดือนที่เข้มงวด จำเป็นต้องมีการติดตามงานที่เสร็จสมบูรณ์และโครงการที่รอดำเนินการอย่างต่อเนื่อง เมื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายรายส่งงานอย่างอิสระ ข้อจำกัดที่ตกลงกันไว้มักจะเกินกำหนดก่อนที่จะมีการตรวจสอบกลางเดือน ผู้ช่วยเสมือนไม่สามารถพึ่งพาความจำเพื่อบังคับใช้ขอบเขตได้ พวกเขาต้องการรูปแบบที่มีโครงสร้างเพื่อเชื่อมโยงงานที่กำลังดำเนินอยู่โดยตรงกับข้อตกลงรายเดือนที่ใช้งานอยู่ ป้องกันไม่ให้งานที่ไม่ได้รับอนุญาตเริ่มต้นขึ้น

การเปิดเผยข้อมูลรับรองในบันทึกโครงการ

ผู้ช่วยเสมือนต้องการการเข้าถึงระบบของลูกค้า แต่บ่อยครั้งจะจัดเก็บข้อมูลประจำตัวไม่ถูกต้อง การวางรหัสผ่านหรือคีย์ API ไว้ภายในคำอธิบายงาน CRM มาตรฐานหรือไฟล์โปรเจกต์ละเมิดขอบเขตความปลอดภัยข้อมูลพื้นฐาน เมื่อผู้ดำเนินการภายในหรือภายนอกหลายรายเข้าถึงระบบ ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนนี้จะถูกเปิดเผย เครื่องมือการทำงานกับลูกค้าต้องแยกการติดตามออกจากการจัดเก็บข้อมูลประจำตัว โดยจำกัดรหัสผ่านไว้เฉพาะกับตัวจัดการรหัสผ่านของบุคคลที่สามโดยเฉพาะ

บันทึกการสนทนาที่กระจัดกระจาย

การรับคำสั่งผ่านอีเมล ข้อความ และเครื่องมือแชท ทำให้เกิดการสื่อสารที่กระจัดกระจาย เมื่อเกิดข้อพิพาทเกี่ยวกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่อนุมัติโครงการใดโครงการหนึ่ง การค้นหาหลายแพลตฟอร์มจะทำให้เสียเวลาที่ต้องคิดค่าบริการ ผู้ช่วยเสมือนจำเป็นต้องรวบรวมเธรดเหล่านี้ให้เป็นการสนทนาที่ตรวจสอบได้ ซึ่งเชื่อมโยงโดยตรงกับบันทึกของลูกค้า หากไม่มีการรวบรวมข้อมูลการบริหารนี้ การตรวจสอบต้นกำเนิดของคำสั่งที่ขัดแย้งกันจะทำได้ยากระหว่างการตรวจสอบใบแจ้งหนี้รายเดือน

ผลิตภัณฑ์

ดูพื้นที่ทำงานที่ลูกค้ารู้สึกได้

01

พอร์ทัลที่ลูกค้าเข้าดูจริง

ลูกค้าติดตามความคืบหน้า ไฟล์ และใบแจ้งหนี้ในพอร์ทัลที่มีตราสินค้า แทนที่จะถามทีมของคุณเพื่อขออัปเดต

บันทึกของลูกค้า Workspace369 แสดงประวัติ ไฟล์ การสื่อสาร และใบแจ้งหนี้ในโปรไฟล์เดียว
02

ทุกช่องทางในกล่องจดหมายเดียว

อีเมล SMS การโทร และข้อความเสียง จะปรากฏข้างบันทึกของลูกค้า พร้อมสรุปโดย AI เพื่อให้ทุกคนในทีมสามารถตอบกลับด้วยบริบทที่สมบูรณ์

กล่องจดหมายที่แชร์ของ Workspace369 แสดงประวัติอีเมล SMS และการโทรข้างบันทึกของลูกค้า
03

งานของลูกค้า จัดระเบียบเป็นโปรเจกต์

งาน ไฟล์ และสถานะสำหรับทุกการมีส่วนร่วม — มองเห็นได้โดยทีม และผ่านพอร์ทัลลูกค้า ก็จะเห็นโดยลูกค้า

กระดานโปรเจกต์ Workspace369 แสดงงานของลูกค้าที่จัดระเบียบเป็นขั้นตอนพร้อมเจ้าของและสถานะ
04

ตั้งแต่ใบเสนอราคาไปจนถึงใบแจ้งหนี้ที่ชำระเงินแล้ว

ส่งใบเสนอราคา เรียกเก็บเงินตามเหตุการณ์สำคัญหรือค่าบริการรายเดือน และให้การแจ้งเตือนอัตโนมัติติดตามสิ่งที่ค้างชำระ

ตัวแก้ไขใบแจ้งหนี้ Workspace369 แสดงรายการ ราคา เงื่อนไขการชำระเงิน และรายละเอียดลูกค้า

เวิร์กโฟลว์

ขั้นตอนการตั้งค่าการติดตามชั่วโมง

01

สร้างบันทึกข้อมูลลูกค้าและกำหนดวงเงินชั่วโมง

เริ่มต้นด้วยการสร้างระเบียนลูกค้าที่ครอบคลุมสำหรับแต่ละองค์กร บันทึกรายละเอียดข้อตกลงชั่วโมงรายเดือนที่แน่นอนโดยตรงในข้อความสรุปโครงการ หลีกเลี่ยงการเพิ่มรหัสผ่านที่ละเอียดอ่อนหรือคีย์การเข้าถึงที่นี่ เพื่อให้แน่ใจว่ายังคงอยู่ในตัวจัดการรหัสผ่านภายนอกของคุณ ขั้นตอนนี้พื้นฐานจะช่วยให้ทุกคนที่ตรวจสอบบัญชีเข้าใจขอบเขตการดำเนินงานที่เข้มงวดและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ได้รับอนุญาตก่อนที่งานใดๆ จะถูกมอบหมายหรือดำเนินการ

02

ออกข้อเสนอและกำหนดบทบาทของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

สร้างข้อเสนอโดยละเอียดที่ระบุขอบเขตงาน ข้อจำกัดชั่วโมงรายเดือน และชื่อเฉพาะของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ได้รับอนุมัติ ส่งเอกสารเหล่านี้โดยตรงไปยังผู้ติดต่อลูกค้าหลักเพื่อตรวจสอบ เมื่อลูกค้าอนุมัติและลงนามอิเล็กทรอนิกส์ในขอบเขตแล้ว ให้สร้างโครงการที่ใช้งานอยู่ตามข้อเสนอ ขั้นตอนนี้จะยึดพารามิเตอร์การส่งมอบและกำหนดหลักเกณฑ์อย่างเป็นทางการสำหรับการแก้ไขข้อขัดแย้งลำดับความสำคัญในอนาคตระหว่างผู้จัดการที่แตกต่างกัน

03

กำหนดค่าโครงการและรายการงาน

สร้างโครงการเฉพาะสำหรับรอบการเรียกเก็บเงินปัจจุบันและเติมด้วยงานแต่ละรายการ จัดกลุ่มงานตามผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เริ่มต้นเพื่อรักษาการมองเห็นที่ชัดเจนว่าใครเป็นผู้ร้องขอผลงาน ให้ทีมของคุณบันทึกเวลาเทียบกับแต่ละงานด้วยตัวจับเวลาและใบลงเวลา และตรวจสอบยอดรวมที่กำลังดำเนินอยู่เทียบกับข้อตกลงชั่วโมงรายเดือน สิ่งนี้ช่วยป้องกันไม่ให้งานเสริมเริ่มขึ้นหากข้อตกลงชั่วโมงรายเดือนใกล้จะหมดเขต

04

รวมบทสนทนาและการจัดกำหนดการ

อีเมลผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะเข้าสู่พื้นที่สนทนาสำหรับลูกค้ารายนั้น โดยจับคู่กับบันทึกของลูกค้า เมื่อมีความขัดแย้งในลำดับความสำคัญ ให้ใช้เครื่องมือจัดตารางเวลาเพื่อกำหนดการประชุมเพื่อปรับความเข้าใจสั้นๆ กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก บันทึกผลลัพธ์ของการสนทนาเหล่านี้ภายในบันทึกการสนทนา สิ่งนี้จะสร้างเส้นทางเอกสารที่ชัดเจนซึ่งอธิบายว่าเหตุใดงานบางอย่างจึงได้รับความสำคัญเหนือกว่างานอื่นในช่วงเวลาเรียกเก็บเงินนั้น

05

ปรับใช้พอร์ทัลลูกค้าและออกใบแจ้งหนี้

เปิดใช้งานพอร์ทัลไคลเอ็นต์เพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักสามารถตรวจสอบงานที่เสร็จสมบูรณ์และไฟล์ที่ใช้งานอยู่ ความโปร่งใสนี้ช่วยยืนยันการกระจายงานก่อนการเรียกเก็บเงิน เมื่อสิ้นสุดรอบรายเดือน ให้แปลงเวลาที่บันทึกไว้เป็นใบแจ้งหนี้โดยละเอียดพร้อมเวลาที่ต้องออกใบแจ้งหนี้ กระบวนการที่สมบูรณ์นี้ช่วยยืนยันว่ากิจกรรมที่เสร็จสมบูรณ์ตรงกับข้อเสนอเดิมและอยู่ในข้อตกลงชั่วโมงที่กำหนด

ความครอบคลุมของผลิตภัณฑ์

การดำเนินงานลูกค้าสำหรับผู้ช่วยเสมือน

  • ระบบต้องแสดงให้เห็นว่าผู้ปฏิบัติงานสามารถเข้าสู่ระบบพอร์ทัลลูกค้าได้สำเร็จเพื่อยืนยันว่าบันทึกงานตรงกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเฉพาะที่เริ่มคำขอ
  • ผู้ดำเนินการต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลประจำตัวของลูกค้าทั้งหมดไม่อยู่ในบันทึก CRM อย่างสมบูรณ์ แต่อยู่ในแอปพลิเคชันตัวจัดการรหัสผ่านภายนอกที่เป็นอิสระ
  • ระเบียนลูกค้าต้องแสดงความสัมพันธ์ที่ชัดเจนระหว่างใบแจ้งหนี้รายเดือนที่เสร็จสมบูรณ์และข้อจำกัดชั่วโมงที่บันทึกไว้ในข้อความสรุปโปรเจกต์เริ่มต้น
ระเบียนลูกค้า
ข้อเสนอ
โครงการและงาน
ไฟล์
การสนทนา
การจัดตารางเวลา
ใบแจ้งหนี้
พอร์ทัลลูกค้า
ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์

ได้รับความนิยมบน App Store

ให้คะแนนโดยผู้ที่บริหารจัดการงานของลูกค้าผ่านแอป

★★★★★
สุดท้ายก็รู้สึกสงบ

สลับไปมาระหว่างเครื่องมือแบบ all-in-one สามถึงสี่ตัวและลงเอยด้วยความยุ่งเหยิงของแท็บ นี่เป็นเครื่องมือแรกที่ให้ความรู้สึกสงบ ตั้งค่าโปรเจกต์ลูกค้าของฉันในสิบนาที

Justin R. · ผู้ก่อตั้งคนเดียว · รีวิวจาก App Store
★★★★★
การนำไปใช้กับทีมเป็นไปอย่างราบรื่น

นำไปใช้กับทีมแปดคนของเราและการยอมรับนั้นง่ายดาย — ใช้งานง่ายและดูดี ฉันต้องการการผสานรวมเพิ่มเติม แต่พวกเขาก็ยังคงจัดส่งต่อไป

Samantha D. · หัวหน้าฝ่ายปฏิบัติการ · รีวิวจาก App Store
★★★★★
ประหยัดเวลาหลายชั่วโมงทุกสัปดาห์

เคยต้องจัดการเครื่องมือแยกต่างหากสำหรับบันทึก งาน เอกสาร และอัปเดต การรวมทุกอย่างไว้ในที่เดียวช่วยประหยัดเวลาหลายชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์ได้อย่างแท้จริง ฝ่ายสนับสนุนก็ตอบสนองดีเช่นกัน

Alicia N. · ผู้ก่อตั้งเอเจนซี่ · รีวิวจาก App Store

เริ่มต้นใช้งาน

ดู Workspace369 ในงานของลูกค้าของคุณ

เริ่มต้นทดลองใช้ฟรี หรือพูดคุยกับฝ่ายขาย — ไม่ว่าจะทางไหน คุณจะได้เห็นภาพรวมทั้งหมด: กล่องขาเข้า, โปรเจกต์, พอร์ทัล และการเรียกเก็บเงิน

คำถามที่พบบ่อย

เกณฑ์การยอมรับและการประเมินสำหรับผู้ช่วยเสมือน

ฉันจะจัดการกับผู้จัดการสองคนส่งงานที่ขัดแย้งกันได้อย่างไร

บันทึกการมอบหมายทั้งสองเป็นงานแยกต่างหากภายใต้บันทึกของลูกค้า ใช้ฟีเจอร์การสนทนาเพื่อส่งข้อความถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักทันที ชี้ให้เห็นถึงขีดจำกัดข้อตกลงชั่วโมง ขอให้พวกเขาชี้แจงลำดับความสำคัญก่อนเริ่มงานในงานเฉพาะเหล่านั้น โดยเก็บการตัดสินใจในการดำเนินงานทั้งหมดไว้ในแพลตฟอร์ม

ฉันควรจัดเก็บรหัสผ่านระบบของลูกค้าไว้อย่างปลอดภัยที่ใด

เก็บข้อมูลรับรองการเข้าสู่ระบบลูกค้าทั้งหมดไว้ในตัวจัดการรหัสผ่านภายนอกเฉพาะ ห้ามวางรหัสผ่านลงในไฟล์โครงการ คำอธิบายงาน หรือบันทึกของลูกค้าภายใน CRM Workspace369 ดำเนินการงานจริง ตั้งแต่งานและการติดตามเวลา ไปจนถึงใบแจ้งหนี้ ในขณะที่ข้อมูลการเข้าถึงยังคงแยกอยู่ในตัวจัดการรหัสผ่าน

ฉันสามารถจัดการข้อตกลงลูกค้าหลายรายการพร้อมกันได้หรือไม่

ใช่ คุณสามารถสร้างบันทึกของลูกค้าแต่ละรายสำหรับแต่ละธุรกิจที่คุณสนับสนุน แต่ละบันทึกสามารถมีข้อเสนอ โครงการที่ใช้งานอยู่ และเงื่อนไขการออกใบแจ้งหนี้ที่เป็นอิสระ การแยกนี้ช่วยให้คุณติดตามข้อตกลงชั่วโมงรายเดือนที่แตกต่างกันได้อย่างชัดเจนโดยไม่ปะปนการสื่อสารของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือรายการงานทั่วฐานลูกค้าของคุณ

พอร์ทัลลูกค้าช่วยแก้ไขข้อพิพาทด้านการเรียกเก็บเงินได้อย่างไร

พอร์ทัลลูกค้าให้สิทธิ์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักในการเข้าถึงงานที่เสร็จสมบูรณ์และไฟล์ที่แชร์ได้โดยตรง เมื่อพวกเขาสามารถตรวจสอบงานที่ทำเทียบกับข้อตกลงชั่วโมงรายเดือนของตนได้ จะช่วยลดความสับสนเกี่ยวกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ร้องขอรายการเฉพาะ ส่งผลให้การอนุมัติใบแจ้งหนี้รายเดือนของคุณเร็วขึ้น

พร้อมเมื่อคุณพร้อม

ดูว่า Workspace369 เหมาะกับเวิร์กโฟลว์งานลูกค้าของคุณอย่างไร

เริ่มต้นด้วยโมดูลที่คุณต้องการวันนี้ จากนั้นเปิดใช้งาน AI ระบบอัตโนมัติ บัญชี สินค้าคงคลัง คำขอ และการรายงานเมื่อการดำเนินงานเติบโตขึ้น