CRM cho công ty cho thuê tiệc & sự kiện
Hoạt động cho thuê sự kiện và tiệc tùng cần một hồ sơ duy nhất để liên lạc với khách hàng, báo giá và điều phối dự án. Khi đơn đặt hàng cho thuê thay đổi sau khi chấp nhận, quản trị viên phải điều chỉnh thủ công tài liệu. Workspace369 quản lý hồ sơ khách hàng, báo giá, dự án và hóa đơn trong một hệ thống, vì vậy đơn đặt hàng đã chấp nhận và mọi thay đổi đối với nó đều được giữ nguyên. Từ Specialist, việc theo dõi hàng tồn kho và điều chỉnh kho cũng bao gồm kho cho thuê của bạn.
Các điểm chính
CRM cho công ty cho thuê tiệc & sự kiện tại Workspace369 bao gồm 9 lĩnh vực, bao gồm hồ sơ khách hàng, đề xuất, dự án và nhiệm vụ.
Quy trình hoạt động gồm 5 bước, từ "tiếp nhận khách hàng ban đầu" đến "xác minh và hoàn tất khách hàng".
Workspace369 bắt đầu từ 29 đô la/tháng cho 1 chỗ ngồi, và gói Commander bao gồm 20 chỗ ngồi, 500 GB dung lượng lưu trữ và 120.000 mã thông báo AI mỗi tháng với giá 299 đô la/tháng.
Các chỗ ngồi bổ sung có giá 10 đô la mỗi chỗ và 100 GB dung lượng lưu trữ bổ sung có giá 15 đô la; bảng giá đầy đủ được công khai trên Trang giá Workspace369.
Vấn đề
Khi khách hàng thay đổi số lượng lều hoặc chỗ ngồi của họ sau khi ký hợp đồng, nhóm hành chính thường quên cập nhật hồ sơ chính. Nếu không có sự can thiệp thủ công để cập nhật tệp và hóa đơn, nhân viên văn phòng sẽ tính phí số tiền cũ. Workspace369 giữ hồ sơ khách hàng, đề xuất và hóa đơn trong một không gian làm việc và chuyển đổi đề xuất đã sửa đổi thành hóa đơn đã cập nhật.
Các nhà lập kế hoạch sự kiện gửi các cập nhật thiết bị qua tin nhắn văn bản, email và cuộc gọi điện thoại. Nếu các cuộc trò chuyện này không được ghi lại trong một luồng hành chính duy nhất, nhân viên kho sẽ đóng gói sai mặt hàng. Workspace369 liên kết các cuộc trò chuyện và tệp trực tiếp với hồ sơ khách hàng, vì vậy nhóm xem xét các yêu cầu mới nhất trước khi sửa đổi các nhiệm vụ dự án.
Việc sửa đổi danh sách thiết bị đòi hỏi phải tính toán lại thủ công hóa đơn cuối cùng. Nếu bộ phận thanh toán cập nhật đề xuất nhưng không tạo hóa đơn đã sửa đổi, công ty sẽ mất doanh thu hoặc tính phí quá cao cho khách hàng. Workspace369 cho phép quản trị viên xuất hóa đơn cập nhật, nhận tiền đặt cọc và chia nhỏ các khoản thanh toán, và xem những gì vẫn còn nợ, ngăn ngừa sự không khớp trong thanh toán sau khi đơn đặt hàng cho thuê sự kiện thay đổi.
Việc giao hàng cho thuê yêu cầu phối hợp thời gian chặt chẽ với người quản lý địa điểm. Khi đơn hàng thay đổi, các cửa sổ giao hàng thường thay đổi, gây ra xung đột lịch trình cho các phương tiện vận chuyển. Workspace369 bao gồm lịch nhóm và các tác vụ để quản trị viên có thể lập bản đồ ngày giao hàng và giao các tác vụ kiểm tra cho nhân viên, trong khi định tuyến xe tải vẫn nằm trong công cụ đội xe của bạn.
Sản phẩm
Khách hàng theo dõi tiến độ, tệp và hóa đơn trong cổng thông tin thương hiệu thay vì yêu cầu nhóm của bạn cập nhật.
Email, SMS, cuộc gọi và thư thoại xuất hiện bên cạnh hồ sơ khách hàng — với tóm tắt AI, để bất kỳ ai trong nhóm cũng có thể trả lời với ngữ cảnh đầy đủ.
Nhiệm vụ, tệp và trạng thái cho mọi cam kết — hiển thị cho nhóm và, thông qua cổng thông tin khách hàng, cho khách hàng.
Gửi báo giá, thanh toán theo các mốc hoặc hợp đồng định kỳ, và để lời nhắc tự động theo dõi bất kỳ khoản nào chưa thanh toán.
Quy trình làm việc
Quy trình bắt đầu khi một nhà lập kế hoạch sự kiện yêu cầu báo giá cho lều, bàn hoặc sân khấu. Quản trị viên tạo một mục mới trong hồ sơ khách hàng và ghi lại chi tiết địa điểm ban đầu. Nhân viên sử dụng tính năng trò chuyện để làm rõ các điểm truy cập giao hàng và các ràng buộc về thời gian, đảm bảo tất cả các ghi chú dự án nền tảng được bảo tồn trước khi tạo bất kỳ tài liệu định giá chính thức nào.
Quản trị viên soạn thảo một đề xuất chi tiết liệt kê các mặt hàng cho thuê được yêu cầu và phí dịch vụ liên quan. Khách hàng nhận được đề xuất thông qua cổng khách hàng và liên kết phê duyệt và ký điện tử công khai. Khách hàng có thể xem chi tiết từng mục và giao tiếp các thay đổi cần thiết trực tiếp qua cổng, cho phép nhóm giữ một bản ghi rõ ràng về các cuộc đàm phán trước khi chấp nhận.
Khi một đơn đặt hàng cho thuê sự kiện thay đổi danh sách thiết bị của nó sau khi đề xuất được chấp nhận, nhóm sẽ cập nhật đơn hàng ở một nơi. Quản trị viên xem xét yêu cầu của khách hàng trong nhật ký trò chuyện, sửa đổi các mặt hàng được liệt kê trong tệp dự án và cập nhật các nhiệm vụ. Sau đó, một nhân viên sẽ xác nhận với đội ngũ kho xem các mặt hàng có sẵn hay không.
Sau khi điều chỉnh thiết bị, quản trị viên cập nhật hóa đơn tương ứng để phản ánh tổng số tiền thuê mới. Sau đó, quản trị viên điều chỉnh lịch trình để tính đến bất kỳ thay đổi nào về thời gian giao hàng hoặc thiết lập do danh sách thiết bị đã sửa đổi gây ra. Nhân viên sử dụng các nhiệm vụ để đảm bảo các mốc thanh toán khớp với các thông số sự kiện đã sửa đổi.
Quản trị viên tải lên các tài liệu dự án đã sửa đổi và các hóa đơn đã cập nhật lên cổng thông tin khách hàng. Quản trị viên gửi tin nhắn yêu cầu khách hàng đăng nhập và xác nhận các thay đổi. Sau khi khách hàng xác nhận chi tiết thông qua các cuộc trò chuyện, nhân viên đánh dấu các nhiệm vụ chuẩn bị là đã hoàn thành, sẵn sàng dự án để thực hiện tại kho.
Phạm vi sản phẩm
Được yêu thích trên App Store
Cuối cùng cũng cảm thấy dễ chịuTôi đã dùng thử ba hoặc bốn công cụ tất cả trong một và luôn kết thúc với một mớ tab lộn xộn. Đây là công cụ đầu tiên mang lại cảm giác dễ chịu. Tôi đã thiết lập các dự án của khách hàng chỉ trong mười phút.
Triển khai cho nhóm một cách dễ dàngChúng tôi đã triển khai cho đội ngũ tám người của mình và việc áp dụng thật dễ dàng — trực quan và hoàn thiện. Tôi mong muốn có nhiều tích hợp hơn, nhưng họ vẫn tiếp tục phát hành.
Tiết kiệm hàng giờ mỗi tuầnTôi đã phải xoay sở với các công cụ riêng biệt cho ghi chú, nhiệm vụ, tài liệu và cập nhật. Việc hợp nhất vào một nơi thực sự đã giúp tôi tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần. Hỗ trợ cũng phản hồi nhanh.
Bắt đầu
Câu hỏi thường gặp
Workspace369 bao gồm theo dõi tồn kho, điều chỉnh kho và cảnh báo hết hàng từ gói Specialist. Thiết lập các đơn vị sản phẩm thực của bạn và kiểm tra việc phân bổ và điều chỉnh với kho mẫu; kết nối kho hoặc cửa hàng trực tuyến thông qua webhooks và API.
Cập nhật đề xuất, chuyển đổi nó thành hóa đơn đã sửa đổi và điều chỉnh các tác vụ dự án, tất cả trên cùng một hồ sơ khách hàng. Tự động hóa quy trình làm việc có thể thông báo cho những người chịu trách nhiệm, và từ Specialist, theo dõi hàng tồn kho ghi lại việc điều chỉnh kho. Kiểm tra một đơn đặt hàng cho thuê đã thay đổi với các bản ghi mẫu trước khi hoạt động.
Có. Khách hàng có thể truy cập cổng thông tin khách hàng để xem hồ sơ khách hàng, các đề xuất đã chấp nhận và các hóa đơn đã cập nhật của họ. Khi đơn hàng thay đổi, quản trị viên chia sẻ các tệp đã sửa đổi và nhắn tin cho khách hàng để xem lại chúng trong cổng thông tin.
Lưu trữ định tuyến xe tải và bảo trì phương tiện trong công cụ đội xe của bạn. Workspace369 nắm giữ ngày giao hàng, nhiệm vụ và lịch trình dự án, theo dõi hàng cho thuê từ Specialist, và từ cùng một kế hoạch kết nối với công cụ đội xe của bạn thông qua webhook và API.
Sẵn sàng khi bạn muốn
Bắt đầu với các mô-đun bạn cần hôm nay, sau đó bật AI, tự động hóa, kế toán, hàng tồn kho, yêu cầu và báo cáo khi hoạt động phát triển.
