Tự động hóa email
Gửi một email đã chuẩn bị khi một sự kiện được hỗ trợ xảy ra, với các biến bản ghi giữ ngữ cảnh khách hàng trong tin nhắn.
Tự động hóa quy trình làm việc cho công việc của khách hàng
Tự động hóa email và SMS theo dõi lặp lại, tạo tác vụ, lời nhắc và thông báo nhóm bằng các quy trình làm việc có thể được kiểm tra, ghi nhật ký và giám sát.
Mô phỏng mọi quy trình làm việc trước khi một email hoặc SMS trực tiếp có thể đến được với khách hàng.
- Chạy tự động hóa email và SMS cho quy trình làm việc của khách hàng và hoạt động.
- Tạo tác vụ, lời nhắc và thông báo nội bộ cho nhóm hoặc các thành viên riêng lẻ.
- Chuỗi các bước không giới hạn với bộ lọc và quy tắc được xác định cho quy trình của riêng bạn.
- Trình kích hoạtSẵn sàngHoạt động hóa đơn
Bắt đầu khi một sự kiện hóa đơn xảy ra trong không gian làm việc.
- Điều kiệnSẵn sàngKhớp với đúng khách hàng
Chỉ những khách hàng khớp với bộ lọc mới tiếp tục.
- Hành độngLần chạy thử nghiệmGửi email và SMS theo dõi
- + Thêm bước
Các bước không giới hạn với bộ lọc và quy tắc.
Xem xét trước khi kích hoạtKhông có tin nhắn trực tiếp nào được gửi trong quá trình mô phỏng.
phần mềm tự động hóa quy trình làm việc
Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc là gì?
Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc thực hiện các hành động có thể lặp lại khi các sự kiện kinh doanh được xác định xảy ra. Các quy trình tự động hóa quy trình làm việc Workspace369 bao gồm tự động hóa email và SMS, tạo tác vụ, lời nhắc và thông báo nội bộ cho nhóm hoặc các thành viên riêng lẻ — với các bước, bộ lọc và quy tắc không giới hạn, được kiểm tra trong mô phỏng và xem xét trong nhật ký thực thi dựa trên ngữ cảnh công việc của khách hàng.
Tham chiếu sản phẩm
Đã xem xét ngày 17 tháng 7 năm 2026 bởi Nhóm Sản phẩm Workspace369. Khả dụng có thể thay đổi tùy theo gói, khu vực và cấu hình không gian làm việc.
Đọc tài liệu tự động hóaCách thức hoạt động
Năm phần của mỗi quy trình làm việc.
Khi các khối xây dựng này quen thuộc, mọi tự động hóa — một cái bạn viết hoặc một cái từ mẫu — đều đọc giống nhau.
- 01
Trình kích hoạt
Sự kiện bắt đầu quy trình làm việc — một điều gì đó đã xảy ra trong Workspace369, chẳng hạn như một hóa đơn được gửi hoặc một khách hàng tiềm năng mới được chỉ định.
- 02
Điều kiện
Một bộ lọc quyết định bản ghi nào sẽ tiếp tục. Chỉ các bản ghi khớp — ví dụ, một hóa đơn chưa thanh toán — mới chuyển sang bước tiếp theo.
- 03
Chờ
Tạm dừng có hẹn giờ giữa các bước, từ vài phút đến vài ngày, để việc theo dõi diễn ra đúng lúc thay vì tất cả cùng một lúc.
- 04
Hành động
Quy trình làm việc làm gì tiếp theo: gửi email hoặc SMS, tạo tác vụ, đặt lời nhắc hoặc đăng thông báo nội bộ.
- 05
Chạy
Một lần thực thi quy trình làm việc cho một bản ghi. Mỗi lần chạy được ghi lại với trạng thái, người nhận, thời gian và ngữ cảnh trình kích hoạt của nó, vì vậy bạn có thể xem lại những gì thực sự đã xảy ra.
Hành động tự động hóa
Một trình kích hoạt, năm cách để di chuyển công việc.
Mỗi quy trình tự động hóa quy trình làm việc có thể chuỗi các hành động này thành các bước không giới hạn, với bộ lọc và quy tắc được xác định để tùy chỉnh cá nhân. Tự động hóa email và SMS xử lý việc theo dõi hướng tới khách hàng; tác vụ, lời nhắc và thông báo nội bộ di chuyển nhóm bên trong không gian làm việc.
Tự động hóa SMS
Gửi tin nhắn văn bản theo dõi hoặc lời nhắc thông qua cùng một quy trình làm việc, bên cạnh luồng email.
Tạo nhiệm vụ
Tạo tác vụ trong không gian làm việc với ngữ cảnh bản ghi được đính kèm, để công việc theo dõi trở thành một tác vụ được theo dõi, không phải là một ghi nhớ.
Lời nhắc
Tạo lời nhắc gắn liền với bản ghi, để việc theo dõi nhạy cảm với thời gian không bị bỏ quên.
Thông báo nội bộ
Đăng thông báo nội bộ cho toàn bộ nhóm hoặc một thành viên trong nhóm khi quy trình làm việc chạy.
Ai nhận được gì
Hai đối tượng, một quy trình làm việc.
Mọi hành động mà một quy trình làm việc thực hiện đều nằm ở một trong hai nơi — với khách hàng hoặc bên trong không gian làm việc của bạn.
Khách hàng nhận được gì
Tin nhắn hướng tới khách hàng do bạn chuẩn bị, luôn từ các mẫu mà nhóm của bạn kiểm soát.
- Email để theo dõi, nhắc nhở và các chuỗi nhiều bước
- SMS để gửi thông báo và xác nhận kịp thời
Nhóm của bạn thấy gì
Công việc nội bộ được tạo bởi cùng một lần chạy, cho toàn bộ nhóm hoặc một thành viên riêng lẻ.
- Các tác vụ có ngữ cảnh bản ghi được đính kèm
- Nhắc nhở gắn liền với bản ghi
- Thông báo nội bộ cho nhóm hoặc một thành viên
Được tích hợp vào luồng hoạt động
Xây dựng luồng, kiểm tra logic và xem xét mọi lần chạy.
Tự động hóa kết nối với khách hàng, hộp thư đến, chiến dịch, yêu cầu, hóa đơn và luồng công việc của nhóm.
- 01
Chọn một trình kích hoạt được hỗ trợ
Bắt đầu từ lịch trình, khách hàng, hóa đơn, thanh toán, đề xuất, nhiệm vụ, khách hàng tiềm năng, cuộc gọi hoặc hoạt động theo thời gian đã lên lịch đang diễn ra trong Workspace369.
- 02
Thêm điều kiện và hành động
Xác định người nhận, sau đó chuỗi các bước không giới hạn với bộ lọc và quy tắc để tùy chỉnh cá nhân, mỗi hành động được giữ theo một thứ tự rõ ràng, có thể xem xét trước khi kích hoạt.
- 03
Kiểm tra và xem xét kết quả
Chạy mô phỏng mà không gửi tin nhắn trực tiếp, sau đó sử dụng chi tiết thực thi để xem xét người nhận, trạng thái, thời gian và ngữ cảnh trình kích hoạt.
Các trình kích hoạt được hỗ trợ
Bắt đầu từ các sự kiện đã xảy ra.
Mọi quy trình làm việc bắt đầu bằng một trình kích hoạt được hỗ trợ. Trình tạo kiểm tra hỗ trợ trình kích hoạt trước khi kích hoạt, vì vậy quy trình làm việc không bao giờ có thể bắt đầu từ một thứ mà không gian làm việc không nhìn thấy.
Lên lịch
Hoạt động cuộc hẹn — một lượt đặt chỗ được lên lịch hoặc một cuộc họp sắp diễn ra.
Khách hàng
Hoạt động bản ghi khách hàng, chẳng hạn như một khách hàng mới vào không gian làm việc.
Hóa đơn
Hoạt động hóa đơn, chẳng hạn như một hóa đơn được gửi cho khách hàng.
Thanh toán
Hoạt động thanh toán trên hóa đơn trong không gian làm việc.
Đề xuất
Hoạt động đề xuất, chẳng hạn như một đề xuất được chấp nhận.
Tác vụ
Hoạt động tác vụ trên các dự án của bạn.
Khách hàng tiềm năng
Hoạt động khách hàng tiềm năng, chẳng hạn như một khách hàng tiềm năng mới được chỉ định.
Cuộc gọi
Hoạt động cuộc gọi, chẳng hạn như một cuộc gọi kết thúc với một kết quả đáng để theo dõi.
Thời gian đã lên lịch
Thời điểm bạn chọn — bắt đầu quy trình làm việc theo lịch trình thay vì một sự kiện.
Bên trong Workspace369
Hiểu quy trình làm việc trước và sau khi nó chạy.
Trình tạo, điều khiển mô phỏng và lịch sử thực thi được thiết kế như một vòng lặp hoạt động, vì vậy tự động hóa không bao giờ trở thành một hộp đen.Trình tạo quy trình làm việc
Ánh xạ trình kích hoạt, bộ lọc và thứ tự hành động chính xác.
Xem xét luồng quy trình làm việc từ sự kiện bắt đầu nó qua mọi điều kiện và bước theo dõi trước khi nó được lưu.
- Các trình kích hoạt được hỗ trợ vẫn hiển thị trước khi kích hoạt.
- Người nhận và hành động tin nhắn vẫn là một phần của cùng một lần xem xét.
- Quy trình làm việc có thể bao gồm các bước không giới hạn với các bộ lọc và quy tắc tùy chỉnh.
- Trình kích hoạtSẵn sàngĐề xuất được chấp nhận
- Điều kiệnSẵn sàngKhách hàng có một dự án đang mở
- Hành động3 hành độngGửi email onboarding, tạo tác vụ thiết lập, thông báo cho nhóm
- + Thêm bước
Các bước không giới hạn với bộ lọc và quy tắc.
Kiểm tra an toàn
Mô phỏng một lần chạy mà không gửi tin nhắn thực tế.
Các lần chạy thử nghiệm cho phép nhóm kiểm tra các biến, người nhận và sự sẵn sàng của quy trình làm việc trước khi email hoặc SMS trực tiếp có thể đến với khách hàng.
- Các lần chạy mô phỏng được xác định riêng biệt với các lần thực thi trực tiếp.
- Các kiểm tra sẵn sàng hiển thị thiết lập không được hỗ trợ hoặc không đầy đủ.
Lịch sử thực thi
Xem những gì đã chạy, ai bị ảnh hưởng và những gì cần xem xét.
Workflow Runs tách các lần thực thi khỏi các lần chạy thử nghiệm và giữ cho trạng thái, người nhận, tự động hóa và ngữ cảnh trình kích hoạt chi tiết có sẵn để xem xét.
- Lọc các lần thực thi trực tiếp và các lần chạy mô phỏng.
- Mở một lần chạy để kiểm tra chi tiết và kết quả đã lưu của nó.
Mẫu làm sẵn
Bắt đầu từ các chuỗi đã hoạt động.
Các mẫu quy trình làm việc làm sẵn bao gồm các ngành công nghiệp khác nhau và các chiến lược phổ biến — sử dụng một mẫu như hiện có hoặc điều chỉnh mọi bước. Mỗi tự động hóa là một chuỗi các trình kích hoạt, chờ đợi theo thời gian, điều kiện và hành động, và mọi bước vẫn có thể chỉnh sửa, kiểm tra và xem xét.
Chuỗi theo dõi khách hàng tiềm năng mới
- 1Trình kích hoạt: Khách hàng tiềm năng mới được chỉ định
- 2Chờ 5 phút
- 3Gửi SMS: mẫu chào mừng
- 4Chờ 1 giờ
- 5Nếu không có phản hồi → Gửi email theo dõi
- 6Chờ 24 giờ
- 7Tạo vé gọi lại
Theo dõi hóa đơn thanh toán
- 1Trình kích hoạt: Hóa đơn đã được gửi
- 2Chờ 3 ngày
- 3Nếu chưa thanh toán → Gửi email: nhắc nhở thanh toán
- 4Chờ 4 ngày
- 5Nếu chưa thanh toán → Gửi SMS nhắc nhở
- 6Chờ 7 ngày
- 7Tạo tác vụ thu tiền
Chuỗi nhắc nhở cuộc hẹn
- 1Trình kích hoạt: Cuộc hẹn đã được lên lịch
- 2Gửi email: xác nhận đặt chỗ
- 3Chờ cho đến 24 giờ trước
- 4Gửi SMS: mẫu nhắc nhở
- 5Chờ cho đến 1 giờ trước
- 6Gửi SMS: nhắc nhở trong ngày
- 7Tạo tác vụ theo dõi
Một lần chạy, từng bước
Theo dõi một lần chạy từ trình kích hoạt đến tác vụ.
Đây là những gì mẫu Theo dõi khách hàng tiềm năng mới thực sự thực hiện sau khi hoạt động — khách hàng nhận được gì và nhóm của bạn thấy gì trong không gian làm việc.
- Thời điểm khách hàng tiềm năng được chỉ định
Trình kích hoạt được kích hoạt và một lần chạy bắt đầu cho khách hàng tiềm năng đó. Quy trình làm việc sẽ tiếp quản từ đó — không ai phải nhớ để theo dõi.
- Năm phút sau
Khách hàng nhận được SMS chào mừng mà nhóm của bạn đã chuẩn bị, với thông tin chi tiết của họ được điền từ bản ghi.
- Một giờ sau
Quy trình làm việc kiểm tra xem có phản hồi hay không. Nếu khách hàng chưa trả lời, nó sẽ gửi email theo dõi; nếu họ đã trả lời, nhánh đó sẽ bị bỏ qua.
- Ngày hôm sau
Vẫn chưa nhận được phản hồi? Quy trình làm việc tạo một tác vụ gọi lại với ngữ cảnh của khách hàng tiềm năng được đính kèm, vì vậy một người sẽ tiếp nhận từ đó.
- Bất kỳ lúc nào sau
Mở các lần chạy quy trình làm việc và xem chính xác những gì đã xảy ra: mỗi bước, trạng thái của nó, thời gian của nó và trình kích hoạt đã bắt đầu nó.
Các tình huống hoạt động phổ biến
Tự động hóa việc theo dõi lặp lại mà không che giấu logic.
Các ví dụ này mô tả cách tính năng này phù hợp với công việc của khách hàng được kết nối. Đây là quy trình làm việc của sản phẩm, không phải là kết quả kinh doanh đã được cam kết.
Theo dõi sau một sự kiện của khách hàng
Sử dụng hoạt động khách hàng, lịch trình, hóa đơn, thanh toán, đề xuất, nhiệm vụ, khách hàng tiềm năng, cuộc gọi hoặc hoạt động tính giờ được hỗ trợ để bắt đầu quy trình email hoặc SMS có chủ đích.
Kiểm tra trước khi tin nhắn được đăng tải
Chạy mô phỏng để kiểm tra các biến, người nhận, hỗ trợ trình kích hoạt và sự sẵn sàng của quy trình làm việc mà không gửi hành động email hoặc SMS sản xuất.
Kiểm tra những gì đã xảy ra
Xem lại trạng thái thực thi, người nhận, thời gian, tự động hóa và ngữ cảnh kích hoạt để nhóm có thể phân biệt các lần chạy thử nghiệm với hoạt động quy trình làm việc trực tiếp.
Kết hợp với Workspace AI
Mô tả trường hợp sử dụng. AI soạn thảo quy trình làm việc.
Hỏi Workspace AI những gì cần chú ý — ví dụ: hóa đơn nào chưa được thanh toán — và nó sẽ trả lời từ ngữ cảnh không gian làm việc thực tế, với bước tiếp theo an toàn nhất cho mỗi hóa đơn. Mô tả một trường hợp sử dụng cụ thể và AI sẽ chuẩn bị quy trình làm việc: trình kích hoạt, chờ, điều kiện và hành động, sẵn sàng để bạn xem xét.
Bạn mô phỏng, điều chỉnh và kích hoạt. Sau đó, các quy trình tự động hóa sẽ xử lý công việc lặp đi lặp lại — gửi, giao nhiệm vụ, nhắc nhở — với các lần chạy thử nghiệm và nhật ký thực thi giữ cho mọi hành động đều có thể xem xét được.
Khám phá Workspace AI
Nó kết nối ở đâu
Một bản ghi có thể mang công việc về phía trước.
Tự động hóa kết nối với khách hàng, hộp thư đến, chiến dịch, yêu cầu, hóa đơn và luồng công việc của nhóm.
Các câu hỏi thường gặp
Câu hỏi về tự động hóa
Quy trình tự động hóa quy trình làm việc có thể thực hiện những hành động nào?
Tự động hóa quy trình làm việc có thể gửi email hoặc SMS, tạo tác vụ trong không gian làm việc, đặt lời nhắc hoặc đăng thông báo nội bộ cho toàn bộ nhóm hoặc một thành viên trong nhóm. Mỗi hành động được giữ theo một thứ tự rõ ràng, có thể xem xét trước khi kích hoạt.
Có giới hạn về số bước mà một quy trình làm việc có thể bao gồm không?
Không. Các quy trình tự động hóa quy trình làm việc có thể bao gồm các bước không giới hạn, với độ phức tạp, bộ lọc và quy tắc được xác định để tùy chỉnh cá nhân. Mô phỏng và nhật ký thực thi giữ cho ngay cả các quy trình làm việc dài cũng có thể kiểm tra và xem xét.
Quy trình làm việc có thể bao gồm các bước chờ và có điều kiện không?
Có. Một quy trình làm việc có thể kết hợp các khoảng chờ có thời gian với các bước có điều kiện — ví dụ: tạm dừng trong một giờ sau khi gửi SMS chào mừng và chỉ gửi email theo dõi nếu khách hàng chưa trả lời.
Workspace AI có thể tạo quy trình làm việc cho tôi không?
Có. Mô tả trường hợp sử dụng chính xác và Workspace AI giúp chuẩn bị quy trình làm việc — trình kích hoạt, chờ, điều kiện và hành động — để bạn xem xét. Bạn có thể mô phỏng, điều chỉnh và kích hoạt nó khi sẵn sàng.
Có các mẫu quy trình làm việc làm sẵn không?
Có. Workspace369 bao gồm các mẫu quy trình làm việc được tạo sẵn cho các ngành khác nhau và các chiến lược phổ biến, chẳng hạn như theo dõi khách hàng tiềm năng, nhắc nhở hóa đơn và chuỗi cuộc hẹn. Mỗi bước mẫu có thể được điều chỉnh trước khi kích hoạt.
Quy trình làm việc có thể được kiểm tra trước khi kích hoạt không?
Có. Workspace369 bao gồm các lần chạy thử nghiệm mô phỏng để các nhóm có thể kiểm tra quy trình làm việc mà không cần gửi hành động email hoặc SMS trực tiếp.
Sự kiện nào có thể bắt đầu một quy trình tự động hóa?
Các trình kích hoạt được hỗ trợ bao gồm lịch trình, khách hàng, hóa đơn, thanh toán, đề xuất, nhiệm vụ, khách hàng tiềm năng, cuộc gọi và hoạt động theo thời gian đã lên lịch. Trình tạo kiểm tra hỗ trợ trình kích hoạt trước khi kích hoạt.
Điều gì xảy ra nếu quy trình làm việc chưa sẵn sàng để chạy?
Trình tạo kiểm tra hỗ trợ trình kích hoạt trước khi kích hoạt và kiểm tra sẵn sàng hiển thị thiết lập không được hỗ trợ hoặc không đầy đủ trong quá trình mô phỏng — trước khi email hoặc SMS trực tiếp có thể được gửi.
Các nhóm có thể xem những gì đã xảy ra sau khi quy trình làm việc chạy không?
Có. Workflow Runs giữ các lần thực thi trực tiếp và các lần chạy thử nghiệm có sẵn với trạng thái, người nhận, thời gian và ngữ cảnh trình kích hoạt chi tiết.
Làm việc từ một hệ thống kết nối
Bắt đầu quy trình tự động hóa quy trình làm việc đầu tiên của bạn ngay hôm nay.
Bắt đầu từ các chuỗi đã hoạt động hoặc mô tả trường hợp sử dụng của bạn cho Workspace AI. Mô phỏng mọi bước trước khi khách hàng nhìn thấy tin nhắn.
Không có gì hoạt động cho đến khi bạn kích hoạt nó.