Tällä sivulla
Lyhyesti sanottuna
Laskun tulee tunnistaa, kuka laskuttaa ketä, mitä on toimitettu, mitä se maksaa, milloin maksu erääntyy ja miten maksaa. Sisällytä yrityksesi tiedot, asiakas, laskunumero, päivämäärät, erittelyt rivikohteista ja hinnoista sekä määrät, kokonaissummat, verot tarvittaessa, maksuehdot ja selkeä tapa maksaa.
Mitä jokaisen laskun on sisällettävä
Asiakkaat maksavat nopeammin, kun laskussa ei ole mitään selittämistä. Jokaisen laskun tulee sisältää nämä perusasiat:
- Yrityksesi nimi, logo ja yhteystiedot
- Asiakkaan nimi ja laskutustiedot
- Ainutlaatuinen laskunumero ja päiväys
- Erittelyt rivikohtaisesti: kuvaus, määrä, hinta ja summa per rivi
- Välisumma, verot tai alennukset tarvittaessa ja kokonaissumma
- Eräpäivä ja sovellettavat maksuehdot
- Selkeä tapa maksaa – maksulinkki tai maksuohjeet
Jäsennä rivikohtaiset erät niin, että ne hyväksyvät itsensä
Kirjoita laskutusrivit niin kuin asiakas muistaa työn. Ryhmittele vaiheen tai toimitettavan mukaan tuntien aakkosjärjestyksen sijaan ja pidä jokainen rivi riittävän tarkkana, jotta sen arvo on ilmeinen. ”Verkkosivuston uudelleensuunnittelu – etusivun konseptit (2 kierrosta)” saa vähemmän kysymyksiä kuin ”Suunnittelutyö, 6 tuntia”.
Aseta maksuehdot ennen kuin lähetät
Ehtoja on helpompi noudattaa, kun asiakas näkee ne ennen työn alkua – tarjouksessa tai tarjouspyynnössä – ja uudelleen laskussa. Määritä eräpäivä selvästi (esim. "Eräpäivä 31. heinäkuuta 2026"), ei vain "Net 14". Jos veloitat myöhästymismaksuja tai tarjoat alennuksia nopeasta maksusta, kerro se selkeällä kielellä itse laskussa.
Lähetä niin, että maksaminen on yksi vaihe
Mitä helpompi maksu on, sitä nopeammin se tapahtuu. Lähetä lasku lyhyellä, selkeällä viestillä — mitä lasku kattaa ja milloin se erääntyy — ja sisällytä suora maksutapa. Workspace369:ssä laskut lähetetään maksulinkin ja Maksa nyt -vaihtoehdon kanssa, ja tila päivittyy automaattisesti maksetuksi, kun asiakas maksaa.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on ero laskun ja tarjouksen välillä?
Tarjous (tai tarjouspyyntö) ehdottaa hintaa ennen työn alkamista ja siitä tulee sopimus asiakkaan hyväksyttyä sen. Lasku pyytää maksua toimitetusta tai ajoitetusta työstä. Workspace369:ssä tarjoukset ja laskut sijaitsevat samassa tietueessa, joten hyväksytty tarjous voi muuttua laskuksi.
Pitäisikö minun laskuttaa ennen vai jälkeen työn?
Molemmat mallit toimivat – monet palveluyritykset laskuttavat ennakkomaksun ja loput toimituksen yhteydessä tai aikataulun mukaisesti. Mitä tahansa valitsetkin, laita aikataulu ensin tarjoukseen, jotta lasku ei koskaan yllätä asiakasta.
Miten numeroin laskut?
Käytä yksinkertaista peräkkäistä järjestelmää, joka ei koskaan toistu – esimerkiksi 26-1, 26-2 vuoden aikana. Johdonmukainen numerointi pitää tietueet haettavina ja tekee keskusteluista asiakkaiden ja kirjanpitäjien kanssa yksiselitteisiä.
