Créer et envoyer une facture dans Workspace369, étape par étape

Bon retour parmi nous. Dans cette vidéo, nous allons voir les factures plus en détail : en créer une de zéro, définir ses dates, la répartir en plan de paiement, l'envoyer et suivre les paiements à mesure qu'ils arrivent.

Ouvrez Factures, sous Finance. Chaque facture indique où elle en est : payée, brouillon, en retard ou partiellement payée, avec le montant restant dû. Cliquez sur Nouvelle facture.

Donnez-lui un nom et choisissez le client. Celle-ci est pour Drew, chez Walsh Logistics. L'e-mail et le numéro de téléphone de Drew se remplissent automatiquement, pour que la facture puisse partir par e-mail ou SMS. Cliquez sur Ajouter un nouvel article. Choisissez un service dans votre catalogue, ou passez à Ponctuel pour un montant qui ne figure que sur cette facture. Réglez la quantité sur douze, puis ajoutez-le. Votre taux de taxe est repris de vos paramètres, et le total se met à jour au fur et à mesure. Sous Dates de facture, la date d'échéance suit vos conditions par défaut : trente jours à compter d'aujourd'hui. Vous pouvez modifier l'une ou l'autre date ici.

Pour une prestation plus importante, ouvrez l'onglet Plan de paiement et choisissez Versements. Le total est réparti en trois paiements mensuels. Vous pouvez modifier le nombre de paiements, leur fréquence et leur date de début. L'échéancier affiche chaque date et chaque montant, pour que Drew sache exactement ce qui est dû, et quand. Et pour les clients que vous facturez selon un calendrier, l'onglet Répéter envoie automatiquement une nouvelle facture à chaque date.

Quand elle est prête, cliquez sur Envoyer. Vous pouvez l'envoyer par e-mail ou SMS. L'e-mail est rédigé pour vous, avec le PDF en pièce jointe. Cliquez sur Envoyer l'e-mail, et la voilà partie.

Lorsqu'un paiement arrive autrement, par exemple par virement bancaire, ajoutez-le vous-même. Ouvrez l'onglet Paiement. Chaque versement a son propre bouton Enregistrer le paiement. Et si vous avez connecté Stripe, son propre lien de paiement, pour que Drew puisse payer en ligne, par carte. Indiquez comment Drew a payé, ajoutez le numéro de référence et enregistrez le paiement.

De retour dans votre liste de factures, elle apparaît maintenant comme partiellement payée : le premier paiement est arrivé, et le reste est encore dû. Pour télécharger ou imprimer le PDF, ouvrez le menu à côté d'une facture et choisissez PDF de facture. Et voilà pour les factures en détail. Dans la prochaine vidéo, nous configurerons des rappels de paiement automatiques.