Tutoriel vidéo 5 sur 7
Comment créer un devis dans Workspace369, étape par étape
Pour créer un devis dans Workspace369, ouvrez Propositions sous Finance, cliquez sur Nouveau devis, choisissez le client et ajoutez des services depuis votre catalogue. Choisissez un thème, une couleur d'accent et une couverture dans l'onglet Design, ajoutez des sections comme une chronologie et vos conditions enregistrées, et utilisez l'onglet Paramètres pour les signatures, les dates d'expiration, les acomptes, les relances et les notes internes. Vous pouvez enregistrer le devis comme modèle, et une fois qu'un client l'a accepté, il est verrouillé : toute modification ultérieure passe donc par un ordre de modification que le client approuve.
Ce que vous allez apprendre
- Comment commencer un devis à partir d'un modèle ou de zéro, et définir les quantités des articles du catalogue
- Comment choisir un thème, une couleur d'accent et une couverture, et comment disposer la couverture (Remplir, Avec marges ou Fondu)
- Comment ajouter des sections, une chronologie avec des jalons et vos conditions enregistrées
- Comment exiger une signature, définir la durée de validité de l'offre et demander un acompte
- Comment fonctionnent les relances et les notes internes
- Comment prévisualiser ce que voit votre client, enregistrer un modèle et envoyer un ordre de modification
FAQ
Questions fréquentes
Puis-je exiger une signature sur un devis Workspace369 ?
Oui. Dans l'onglet Paramètres du devis, activez Exiger la signature, et votre client signe en acceptant.
Comment fonctionnent les relances de devis ?
Les relances envoient un petit rappel à un client qui a ouvert le devis mais n'a pas répondu. Workspace369 en envoie jusqu'à trois, à deux jours d'intervalle.
Puis-je demander un acompte lorsqu'un client accepte un devis ?
Oui, si vous avez connecté Stripe. Vous pouvez demander un acompte lorsque le client accepte, en pourcentage ou en montant fixe.
Comment enregistrer un devis comme modèle ?
Ouvrez l'onglet Design et cliquez sur Enregistrer comme modèle. Le modèle conserve vos sections, le design et les lignes. La prochaine fois que vous cliquerez sur Nouveau devis, il sera là, avec tout sauf le client.
Comment modifier un devis après son acceptation par le client ?
Une fois qu'un client a accepté, le devis est verrouillé, pour que rien ne change sans laisser de trace. Cliquez sur Nouvel ordre de modification, indiquez ce qui change et pourquoi, puis envoyez-le au client pour approbation.
Transcription complète
Bon retour parmi nous. Dans cette vidéo, nous allons voir les devis plus en détail : vos articles, le design, les sections que vous pouvez ajouter, les paramètres qui vous protègent et les modèles, pour que le prochain ne vous prenne qu'une minute.
Ouvrez Propositions, sous Finance. Cliquez sur Nouveau devis. Vous pouvez partir de l'un de vos modèles, ou de zéro. Je pars d'un devis vierge, et nous créerons un modèle à la fin. Donnez-lui un nom et choisissez le client. Celui-ci est pour Drew, chez Walsh Logistics. Ajoutez un service de votre catalogue et définissez la quantité : douze utilitaires, un pour chaque véhicule de la flotte de Drew. Le total, taxes comprises, se met à jour au fur et à mesure.
Passons à l'apparence. Dans l'onglet Design, choisissez un thème et une couleur d'accent. Je prends Audacieux, en anthracite. Choisissez ensuite une couverture. Il y a une galerie d'illustrations, ou vous pouvez importer votre propre photo. Choisissez la disposition de la couverture : Remplir, Avec marges ou Fondu.
Sous le prix, ajoutez les sections que votre client doit lire. Chacune commence par un texte d'invite que vous pouvez remplacer par le vôtre. Une chronologie montre ce qui se passe, et quand. Ajoutez un jalon, donnez-lui une date et indiquez ce qui sera réalisé. Ajoutez une section Conditions, et vos conditions enregistrées se remplissent automatiquement, pour que vous n'ayez jamais à les ressaisir. Survolez une section pour la mettre en évidence, la copier ou la faire glisser pour changer l'ordre.
Dans l'onglet Paramètres, décidez de ce que le client doit faire. Activez Exiger la signature, pour qu'il signe en acceptant. Définissez la durée de validité de l'offre. Choisissez une date, et votre client la voit. Avec Stripe connecté, vous pouvez demander un acompte lorsqu'il accepte, en pourcentage ou en montant fixe. Les relances envoient un petit rappel à un client qui l'a ouvert mais n'a pas répondu : jusqu'à trois, à deux jours d'intervalle. Et les notes internes sont réservées à votre équipe. Votre client ne les voit jamais.
Cliquez sur Aperçu pour voir exactement ce que votre client verra. Pour réutiliser tout cela, ouvrez l'onglet Design et cliquez sur Enregistrer comme modèle. Le modèle conserve vos sections, le design et les lignes : il suffit d'enregistrer. La prochaine fois que vous cliquerez sur Nouveau devis, votre modèle sera là, avec tout sauf le client.
Une dernière chose. Une fois qu'un client a accepté, le devis est verrouillé, pour que rien ne change sans laisser de trace. Pour le modifier, cliquez sur Nouvel ordre de modification. Indiquez ce qui change et pourquoi, puis envoyez-le au client pour approbation. Et voilà pour les devis en détail. Dans la prochaine vidéo, nous verrons les factures plus en détail.
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