CRM vendéglátóknak
A vendéglátóknak világos nyilvántartásokra van szükségük, amikor az ügyfelek módosítják vendégszámaikat egy kezdeti menüegyezmény aláírása után. A Workspace369 egy rendszerben kezeli az egyes eseményeket: ügyfélrekordok, e-aláírással ellátott javaslatok, projektek, feladatok, ütemezés és befizetésekkel ellátott számlák. A üzemeltetők minden módosítást nyomon követnek, így a frissített adatok a konyhai gyártás megkezdése előtt eljutnak a projektfájlokba és a számlákba. A módosítások világos dokumentálásával a vendéglátó csapatok hatékonyan koordinálhatják az esemény részleteit és a számlázási frissítéseket a tervezési életciklus során.
Főbb tudnivalók
A Workspace369 vendéglátóknak szóló CRM-je 9 területet fed le, beleértve az ügyfélrekordokat, ajánlatokat, projekteket és feladatokat.
A munkafolyamat 5 lépésből áll, az "revíziós kérés ügyfélrekordokban való rögzítésétől" a "végső fizetéshez szükséges módosított számla kiállításáig".
A Workspace369 29 dollár/hó áron indul 1 felhasználóra, a Commander csomag pedig 20 felhasználót, 500 GB tárhelyet és 120 000 AI tokent tartalmaz havonta 299 dollárért/hó.
További felhasználók 10 dollárba kerülnek, és 100 GB további tárhely 15 dollárba kerül; a teljes árlista nyilvános a Workspace369 árazási oldal.
A probléma
Amikor egy ügyfél a menü véglegesítése után módosítja a vendégszámát, a frissítés gyakran elveszik a szétszórt üzenetekben. Ez eltéréseket eredményez a megegyezett árajánlat és a tényleges esemény lebonyolítása között. Strukturált módszer hiányában az ügyféladatok és projektfájlok frissítésére a koordináció meghiúsul, ami pontatlan nyomon követéshez és helytelen számlázáshoz vezet az eseményre vonatkozóan.
Az elfogadott menü hatókörének módosítása azonnali kiigazításokat igényel a pénzügyi nyilvántartásokban. Amikor a vendégek száma csökken vagy növekszik, az ajánlatok és a számlák manuális frissítéseinek párhuzamosan kell megtörténniük. Ha ezeket a frissítéseket nem egyetlen rendszerben kezelik, az ügyfél ellentmondásos számladokumentumokat kap, ami késlelteti a fizetéseket és adminisztratív zavart okoz a végső esemény-egyeztetés során.
A vendégek számának változása módosítja az esemény előkészítési feladatait. A személyzetnek manuálisan kell módosítania az ütemezést és a feladatlistákat az ágyneműszámok, a személyzeti arányok és a felszerelésbérlés tekintetében. Amikor a beszélgetések és feladatok el vannak választva az elsődleges ügyfélrekordtól, a csapattagok elavult utasításokat hajtanak végre, ami költséges hibákhoz vezet az esemény előtt.
A vendéglátóipari ügyfelek gyakran küldenek létszámfrissítéseket több csatornán keresztül, beleértve a szöveges üzeneteket és telefonhívásokat is. Ha ezeket a beszélgetéseket nem naplózzák közvetlenül a projektfájlok és ajánlatok mellett, az adminisztratív csapatnak hiányzik a változás történelmi nyilvántartása. A tiszta kommunikációs előzmények hiánya megnehezíti az ügyfélszerződések ellenőrzését viták során.
A termék
Az ügyfelek a portálon keresztül figyelik az előrehaladást, a fájlokat és a számlákat, ahelyett, hogy a csapatodtól kérnének frissítéseket.
Az e-mailek, SMS-ek, hívások és hangposták az ügyfélrekord mellett landolnak – AI-s összefoglalókkal, így a csapat bármely tagja teljes kontextussal válaszolhat.
Feladatok, fájlok és státusz minden megbízáshoz – látható a csapat számára, és az ügyfélportálon keresztül az ügyfél számára is.
Küldj árajánlatokat, számlázz mérföldköveket vagy megbízási díjakat, és hagyd, hogy az automatizált emlékeztetők behajtsák a még nem rendezett tételeket.
Munkafolyamat
Amikor egy ügyfél vendégszám változtatást kér a menüegyeztetés után, egy adminisztrátor megnyitja az ügyféladatokat és fájlokat. Az üzemeltető manuálisan rögzíti a beszélgetés részleteit az ügyféladatokon belül, megjegyezve a konkrét számokat a megegyezett összefoglalóban. Ez lehetővé teszi az üzemeltető számára, hogy tiszta előzményeket vezessen a módosításról, mielőtt bármilyen változtatást eszközölne a pénzügyi dokumentumokon.
Az adminisztrátor megnyitja a meglévő ajánlatot a platformon belül a vendégszám és a kapcsolódó szolgáltatási részletek módosításához. Az ajánlat tételeinek módosításával az új vendégszámhoz igazítva, az üzemeltető frissíti a projekt hatókörét. Ez a kiigazítás összhangban tartja a projektfájlokat az ügyfél új követelményeivel, felkészítve a dokumentációt az ügyfél általi áttekintés következő lépésére.
Miután az ajánlat frissítésre került, az üzemeltető megosztja az átdolgozott dokumentumot az ügyfélportálon keresztül. Az adminisztrátor feladatot ütemez az ügyfél számára az új feltételek áttekintésére. Az ügyfél megtekinti az átdolgozott fájlokat a portálon, majd jóváhagyja és elektronikus aláírással ellátja az átdolgozott ajánlatot a vendégszám megerősítéséhez a számlázási kiigazítások előtt.
Az ügyfél megerősítése után az adminisztrátor frissíti a projekt ütemezését és feladatlistáit. Az üzemeltető manuálisan módosítja a személyzeti arányokkal és a bérleti felszerelésekkel kapcsolatos feladatokat az új vendégszám alapján, amelyet a vázlatban rögzítettek. Ez segít a csapatnak az esemény előkészítésének koordinálásában a frissített mutatók szerint.
A végső lépés az elfogadott ajánlat módosított számlává alakítása, így annak tételei tükrözik a kiigazított vendégszámot és a frissített projektfájlokat. Az ügyfél online fizet kártyával, befejezve a vendégszám módosításainak rendszeren belüli kezelésének munkafolyamatát.
Termék lefedettség
Imádott az App Store-ban
Végre nyugodtnak érződikHárom-négy mindentudó eszköz között ugráltam, és mindig egy rakás fül lett a vége. Ez az első, ami nyugodtnak érződik. Tíz perc alatt beállítottam az ügyfélprojektjeimet.
Fájdalommentes csapatbevezetésBevezettük nyolcfős csapatunknál, és az elfogadás zökkenőmentes volt – intuitív és kifinomult. Több integrációt szeretnék, de folyamatosan szállítanak.
Órákat nyertem vissza minden hétenKülön eszközöket használtam jegyzetekhez, feladatokhoz, dokumentumokhoz és frissítésekhez. Az egy helyre történő konszolidálás valóban órákat takarított meg hetente. Az ügyfélszolgálat is gyors.
Kezdés
GYIK
Tartsa a konyhai termelést, az allergén nyilvántartásokat és az élelmiszer-biztonsági menedzsmentet a konyhai menedzsment rendszerében. A Workspace369 kezeli az egyes események ügyféloldalát: ügyfélrekordok, ajánlatok, ütemezés, feladatok és számlák. Adja át a végső vendégszámokat és menü részleteket a konyhai rendszernek kézzel, vagy a Specialist-től webhookokon és az API-n keresztül.
Igen, az ügyfelek az ügyfélportalon keresztül tekinthetik meg a módosított ajánlatokat és projektfájlokat. Ez lehetővé teszi a csapat számára a frissített dokumentumok megosztását és a módosításokkal kapcsolatos világos beszélgetések fenntartását. Az ügyfél a módosított ajánlat jóváhagyásával erősíti meg, és a kezelő ellenőrzi, hogy az megfelel-e a briefben rögzített vendégszámnak.
Amikor a vendégek számát felülvizsgálják, az adminisztrátor frissíti a feladatokat és az ütemezést a projekten belül. Az üzemeltető áttekinti az új rekordot a kivonatban, és beállítja a személyzet számát és a bérleti mennyiségeket az egyes feladatokban a helyes hatókör tükrözésére.
Igen. A Workspace369 lehetővé teszi, hogy számlákat generáljon és kezeljen ugyanazon a projektfájlon belül, mint az ajánlatai. Amikor a vendégek száma változik, az adminisztrátor frissíti az ajánlatot, és átalakítja azt a módosított számlává, így az ügyfélrekordok és a pénzügyi dokumentumok ugyanazokat az adatokat tükrözik.
Amikor Ön készen áll
Kezdje azokkal a modulokkal, amelyekre ma van szüksége, majd kapcsolja be az AI-t, az automatizálásokat, a könyvelést, a készletet, a kéréseket és a jelentéseket, ahogy a vállalkozás növekszik.
