CRM adótanácsadóknak
Az adóbevallók minden megbízást egyértelműen nyomon kell követniük, az eljegyzési levéltől a végső számláig. A Workspace369 kezeli a gyakorlat ezen oldalát egy rendszerben: ügyfélrekordok, e-aláírással ellátott ajánlatok, feladatok, fájlok, ügyfélüzenetek és számlák. Az adóirodák a csúcsidőszakokban tartják a rendet, így a dokumentumgyűjtés és az utókövetés befejeződik, mielőtt az adatok belépnének a nyilvántartási rendszerekbe.
Főbb tudnivalók
A Workspace369 adótanácsadóknak szóló CRM-je 9 területet fed le, beleértve az ügyfélnyilvántartást, ajánlatokat, projekteket és feladatokat.
A munkafolyamat 5 lépésből áll, az "ügyféljavaslatok kezdeményezésétől" a "számlák véglegesítéséig és a projekt lezárásáig".
A Workspace369 29 dollár/hó áron indul 1 felhasználóra, a Commander csomag pedig 20 felhasználót, 500 GB tárhelyet és 120 000 AI tokent tartalmaz havonta 299 dollárért/hó.
További felhasználók 10 dollárba kerülnek, és 100 GB további tárhely 15 dollárba kerül; a teljes árlista nyilvános a Workspace369 árazási oldal.
A probléma
Az adóügyfelek gyakran részleges dokumentációt nyújtanak be kritikus adóhatáridők előtt. Kijelölt adminisztratív nyomon követési terület nélkül az adótanácsadók órákat töltenek az egyes fájlok ellenőrzésével, hogy igazolják, mi hiányzik. Ez késlelteti a projektek elindítását, és adminisztratív szűk keresztmetszeteket okoz, amelyek lelassítják a teljes cég kapacitását.
A hiányzó W-2 vagy 1099 űrlapokkal kapcsolatos kommunikáció gyakran több személyes szöveges üzeneten és töredezett e-mail szálon terjed. Az adóelőkészítők értékes időt veszítenek a történelmi beszélgetések átkutatásával, hogy megtalálják az ügyfél által adott specifikus utasításokat vagy pontosításokat, ami hibákhoz vezet az adminisztratív nyilvántartásban a benyújtás megkezdése előtt.
Amikor egy adóügyfél egy hiányos dokumentumkészletet küld a bevallási határidő közeledtével, a manuális utókövetési feladatokat könnyen elfelejtik. Világos, közvetlenül az ügyfélrekordokhoz kapcsolódó feladatlisták nélkül a csapattagok nem tudják, ki felelős a hiányzó dokumentumok bekéréséért, ami kihagyott mérföldköveket és késleltetett adóelőkészítést eredményez.
Az eljegyzési levelek küldése és az első adminisztratív részletek összegyűjtése gyakran különálló dokumentumokon keresztül történik. Az adóbevallások készítői küzdenek az első ajánlatok aktív projektekhez való hozzárendelésével, ami zavart okoz a munkavégzés körét illetően, és késlelteti az első előlegszámlák beszedését a hivatalos adóbevallási munka megkezdése előtt.
A termék
Az ügyfelek a portálon keresztül figyelik az előrehaladást, a fájlokat és a számlákat, ahelyett, hogy a csapatodtól kérnének frissítéseket.
Az e-mailek, SMS-ek, hívások és hangposták az ügyfélrekord mellett landolnak – AI-s összefoglalókkal, így a csapat bármely tagja teljes kontextussal válaszolhat.
Feladatok, fájlok és státusz minden megbízáshoz – látható a csapat számára, és az ügyfélportálon keresztül az ügyfél számára is.
Küldj árajánlatokat, számlázz mérföldköveket vagy megbízási díjakat, és hagyd, hogy az automatizált emlékeztetők behajtsák a még nem rendezett tételeket.
Munkafolyamat
Kezdje az elkötelezettséget az adóbevallási szolgáltatások hatókörét felvázoló világos ajánlatok generálásával a rendszerben. Az ügyfél áttekinti az ajánlat részleteit az ügyfélportálon. Miután az ügyfél jóváhagyta és elektronikusan aláírta a feltételeket, az iroda az elfogadott ajánlatot az előlegszámlává alakítja, és megnyitja az elkötelezettséget az ügyfél nyilvántartásában.
Használja az ütemezési funkciókat az esetleges kezdeti konzultációs megbeszélések beállításához, vagy azonnal hozzon létre egy dedikált projektet az adóévre. Az ügyfélrekordokon belül az adóbevallás készítője felsorolja a szükséges adóügyi dokumentumokat. A humán operátor utasítja az ügyfelet, hogy töltse fel kezdeti dokumentumkészletét közvetlenül a portál fájlok részébe.
Amikor egy adóügyfél egy hiányos dokumentumkészletet küld a bevallási határidő közeledtével, az adóelőkészítő feltöltött fájlokat összeveti a szükséges listával. Az üzemeltető rögzíti a hiányzó tételeket a feladatleírásban, és megnyit egy specifikus beszélgetési szálat az ügyféllel a portálon belül, létrehozva explicit feladatokat a hiányzó dokumentumokhoz.
Az előkészítő kezeli a szükséges tételek beszerzéséhez szükséges feladatokat. A csapattagok frissítik a feladatok állapotát, ahogy az elemek megérkeznek. Minden ügyfélbeszélgetés az ügyfélrekordhoz kapcsolódik, így bármelyik csapattag megerősítheti, hogy a fájl készen áll, mielőtt az adatok bekerülnek a jóváhagyott adóbevallási rendszerbe.
Az ellenőrzőlista befejezése és az adóprogramban történő bevallás benyújtása után az üzemeltető kiállítja a végső számlákat a Workspace369-en keresztül. Az ügyfél online fizeti ki a számlát az ügyfélportálon keresztül, és a projekt lezártként van megjelölve, megőrizve a teljes ügyfél-előzményt a jövőbeli évekre.
Termék lefedettség
Imádott az App Store-ban
Végre nyugodtnak érződikHárom-négy mindentudó eszköz között ugráltam, és mindig egy rakás fül lett a vége. Ez az első, ami nyugodtnak érződik. Tíz perc alatt beállítottam az ügyfélprojektjeimet.
Fájdalommentes csapatbevezetésBevezettük nyolcfős csapatunknál, és az elfogadás zökkenőmentes volt – intuitív és kifinomult. Több integrációt szeretnék, de folyamatosan szállítanak.
Órákat nyertem vissza minden hétenKülön eszközöket használtam jegyzetekhez, feladatokhoz, dokumentumokhoz és frissítésekhez. Az egy helyre történő konszolidálás valóban órákat takarított meg hetente. Az ügyfélszolgálat is gyors.
Kezdés
GYIK
Tartsa az adóbevallásokat, az állami azonosítókat és a hivatalos bejelentéseket az Ön által jóváhagyott adószoftverében. A Workspace369 futtatja a körülötte lévő irodát: ügyfélnyilvántartások, megbízási árajánlatok, dokumentumgyűjtés, feladatok, fájlok, ügyfélüzenetek és számlák.
Egy üzemeltető áttekinti a portálon feltöltött fájlokat, rögzíti a hiányzó elemeket az összefoglalóban, és specifikus feladatokat hoz létre az utókövetéshez. Elindíthat egy beszélgetési szálat az ügyféllel a portálon belül, hogy kérje a specifikus hiányzó adóűrlapokat, mielőtt az adatokat a fájlrendszerekbe továbbítaná.
A Munkafolyamat-automatizálások feladatokat hozhatnak létre, e-mailt vagy SMS-t küldhetnek, emlékeztetőket küldhetnek és értesíthetik a csapattagokat, kilenc triggertípust, feltételeket és időzített várakozásokat használva. Az e-mail automatizálások a Cadet-nél, az SMS lépések a Voyager-nél, az AI-generált munkafolyamatok pedig a Commander-nél indulnak; a hívási triggerek hanggal érkeznek a Specialist-től. Ellenőrizze a pontos triggert, a tulajdonost és a felülvizsgálati lépést egy szimulált tesztfuttatással, mielőtt bekapcsolja a munkafolyamatot.
Igen. Küldje el a megbízási leveleket Ajánlatként e-aláírással, és alakítsa át őket számlákká. Az ügyfelek az ügyfélportálon belül tekintik át az ajánlatokat és fizetik ki a számláikat, így az Ön cége a pénzügyi mérföldköveket a folyamatban lévő projektek és feladatok mellett követi.
Amikor Ön készen áll
Kezdje azokkal a modulokkal, amelyekre ma van szüksége, majd kapcsolja be az AI-t, az automatizálásokat, a könyvelést, a készletet, a kéréseket és a jelentéseket, ahogy a vállalkozás növekszik.
